AI-OCRの自動抽出とオペレーターによるチェック
紙の名刺を廃棄しても残る手書きメモデータ化の安心感
左から、経営企画室 総務部 担当 澤田 友香 様、経営企画室 経営企画部 担当 山口 祥太 様
𠮷田海運株式会社は、モノの運送のみならず、長年にわたり培われた信頼の実績と経験を受け継いだ物流のプロとして、お客様方の価値を紡ぎ、新たな価値を創造するマネジメント・パートナーの役割を目指します。また、ヒトの育成に力を注ぎ、環境の変化への柔軟な対応と、新たなマッチングによる展開へ積極的に挑戦することで、地域の経済発展への寄与を願っています。
導入経緯
最後発の伸びしろに期待して
名刺管理の効率化を目的に導入
当社が名刺管理サービスの導入を検討することになったきっかけは、頻繁に名刺を交換する機会があり大量の名刺を保有する当社代表の名刺管理作業を効率化したいと考えたからです。管理は総務部に任されていましたが、交換日ごとにファイリングしていたため、名刺情報を確認して連絡を取るように指示されても、目的の名刺を探すのに苦労するような状況でした。
そこで、3社に見積もりを依頼したところ、想定よりも高額だったり見積もりを提示してくれないメーカーも。そんな中、東京ビッグサイトで行われていたITの展示会に参加したところ、出展していた「SKYPCE」に出会います。実際の商品を見て、当社がやりたいことはできそうだと感じましたが、その段階ではまだ決めかねていました。後日、担当営業の方から、有償の名刺管理サービスとして現時点では最後発だが、先行している他社のサービス以上に成長させるという強い思いを聞き、私たちの要望にも耳を傾けてくれそうなメーカーだという印象を持ちます。導入や運用コストも想定内に収まったことから、「SKYPCE」の導入を決めました。
導入効果01
名刺4,000枚を約1週間で登録
スピードと情報の正確性を評価
導入後に取りかかったのは、4,000枚の名刺を登録することです。AI-OCRが解析した情報だけで登録が完了する名刺管理サービスもありますが、私どもはデータの正確性が重要だと考えています。「SKYPCE」を採用した理由の1つは、AI-OCRによる解析で文字の認識に誤りがあれば、専任のオペレーターによる修正が行われることです。人の手が加われば、完全に登録が完了するまでに1か月はかかると思っていたのですが、約1週間で4,000枚の名刺登録が完了した処理スピードの速さに驚きました。
名刺の取り込みはスキャナーだけでなく、「SKYPCE」のスマートフォンアプリからも可能です。当社の代表は、名刺交換後に自ら撮影して登録するようになりました。交換日や会話の内容など手書きのメモもAI-OCRが読み取ってくれるので、紙の名刺廃棄後も情報を残すことができ安心しています。
また、あいさつ回りで来社される方の多くは、訪問先の担当者が不在の際は私どもに名刺を預けられます。担当者とのすれ違いが続けば同じ名刺が何枚も溜まり、役職や所属が変わった場合、どれが最新情報なのかわからなくなってしまうこともありました。「SKYPCE」は、住所や役職、部署に変更があれば詳細情報を更新。変更がなければすでに登録済みの名刺情報と同じだと判断して更新されません。今では自分たちで最新情報を管理する手間から解放されました。
手書きの日付を名刺交換日として登録
導入効果02
名刺情報の一元管理を
業務効率化と顧客開拓につなげる
運送手配については、配送担当者とお客様が直接やり取りするケースが多く、運送業界の中で集約する部門を持っている企業はごく一部です。同じ企業でも、貨物の内容によって担当部門が異なるお客様はめずらしくなく、人手不足で効率化が迫られている運送業界の課題となっています。そのため、当社では一人にかかる負担を情報の一元管理で軽減しようと考え取り組んできました。MA(顧客管理)やSFA(営業支援)ツールを導入してみましたが、今のところどれもしっくりきていません。
そこで、当面の間「SKYPCE」を活用した情報の一元化にチャレンジしてみることにしました。人のつながりの可視化は業務の効率化だけでなく、これまでとは異なるアプローチにも結びつくはずです。新規顧客の開拓や既存顧客に対しての新たな提案にもつなげていきたいと考えています。
展望
名刺情報にひもづけた
お中元やお歳暮の発送管理の実現
これまで、お中元やお歳暮の発送先はMicrosoft Excelで管理していましたが、今後は「SKYPCE」に切り替えていく予定です。住所の入力ミスによる発送ミスを防いだり、年度ごとにタグを作成して付与することで、発送漏れの防止にも役立てられると考えています。
また、データのCSV出力に対応しているので、これまでアナログに行っていたそのほかの業務にも名刺情報を活用していけるのではないかと期待しています。
2024年9月取材