導入事例

導入経緯 将来的な全社導入を見据えて使いやすさや機能拡張の可能性を重視

当社では、展示会などで一度に多数のお客様と名刺交換をする機会があります。そうしたイベントで受け取った大量の名刺を管理するため、マーケティング部門を中心とした一部の部署で、他社の名刺管理ツールを導入していました。

しかし、近年多発している情報漏洩等の事例に鑑み、当社でも名刺情報を含むデータ管理の体制やツールを見直していくことに。

そこで、今後は名刺管理ツールを全社的に導入していくことも踏まえて、使いやすさや機能拡張の可能性などの視点からツールを検討。名刺のデータ化がすべて国内で行われていることへの高い信頼性や、すでに導入していた「SKYSEA Client View」との連携が決め手となり、「SKYPCE」を導入しました。

加えて、これから販売会社として「SKYPCE」を取り扱う際、実際に社内で活用していることで、お客様により実用的な提案ができるようになるという点も、導入を後押ししました。

導入効果01 一斉配信するメールの差出人を名刺交換者に開封率アップなどの効果に期待

当社では、展示会などのイベントで一日に大量の名刺を受け取る機会が多く、データ化のための取り込みに手間が掛かっていました。「SKYPCE」導入後は、スキャナーからまとめて名刺を取り込むことができ、データ化までの作業が効率化できています。UIもわかりやすく、画面に従って操作すれば、マニュアルを参照しなくても作業が完了。名刺に手書きで日付を残しておくと、名刺交換日として登録される^※のも効率的です。

さらに今後は、イベントに参加されたお客様に後日送るお礼メールでの「一斉メール配信」機能の活用を検討しています。そのポイントは、宛先ごとに異なる差出人を設定できること。これまでは、一斉に配信するメールの差出人アドレスには会社の代表メールアドレスを使用していました。しかし、「一斉メール配信」機能なら名刺交換した従業員のメールアドレスを差出人に設定できるため、より高い開封率が見込めます。名刺情報からデータ化された正確なメールアドレスを使用することで、手入力によるミスを削減できるのもメリットです。

• 名刺スキャン時に「手書きの交換日を優先」にチェックした場合

導入効果02 商談のスタートに欠かせない名刺交換をオンラインの営業活動でも実現

オンラインの営業活動では、対面での打ち合わせや商談のように直接お会いして名刺交換をすることができません。しかし、商談を進める上で、最初に自身の所属を明らかにするためにも名刺情報の交換は不可欠です。

そこで、「SKYPCE」から自身のオンライン名刺のURLを発行し、Web会議の前にメールでお客様に送付。対面での営業活動と同じように“名刺を渡してごあいさつ”からやりとりを始めることができます。

そのほか、お客様を訪問する際の事前準備に活用しているのが「ニュース連携」機能です。名刺を交換したお客様の企業に関する最新ニュースがまとめてチェックできるので、訪問時の話題作りや情報収集に役立てています。

さらに、営業活動におけるターゲティングには「企業データベース」を参照。東京商工リサーチに登録された企業の売上高や従業員数を「SKYPCE」からレンジで確認できるので、今後どのようなアプローチをかけていくかなど、営業戦略を策定する上での情報収集に利用しています。

展望 お客様との接点となる情報の集約で名刺データを活用したDXを推進

今後は、社内で立ち上がっているDX推進プロジェクトと連携して、名刺をはじめとした顧客情報を一元的に管理できる仕組みを整えていく予定です。その一環として、全社的な「SKYPCE」の活用を促進し、慎重に取り扱う必要がある名刺情報は公開範囲を関連する部署内に限定するなど運用ルールを策定していきます。

また、活用促進だけでなくセキュリティ強化も重要な課題です。「SKYSEA Client View」との連携を利用し、「SKYPCE」上での画面キャプチャーやデータのダウンロードにアラートが上がるよう設定することで、情報漏洩を防ぎやすい体制を整備していきます。

このような取り組みを通してお客様との接点を「SKYPCE」に集約し、最大限利活用することで、より多くの売り上げにつなげていく方法を検討したいと思います。