助成金の活用が導入を後押し
非効率な時間の排除につながる「タグ」や「メモ」の活用
代表取締役CEO 佐藤 成俊 様
株式会社テリーナテリーナは、「QOLをなんとかする、どうにかする。」を企業理念に掲げサービスを展開する企業です。事業の柱はPR（Public Relations）×「DX」×「健康」の3つ。PRを通して、社会、家族、自分自身に誇りを持つ企業をつくり、成長し、売上、利益を上げる、DXを通してデジタル技術でビジネスモデルや働き方を変える、健康を通して質の良い時間を創出する等の調整を繰り返し社会に貢献していきます
導入経緯
選定で重視したのは解約時の条項
サービスに縛られないためのデータ返却
当社の営業活動において、名刺情報は非常に重要です。しかし、以前は交換した名刺は机の引き出しの中。気がついたときには仕分け作業が滞り、残念ながら管理できているとはいえない状態でした。そのため、名刺情報の確認が必要な発送等の作業を外出先から依頼した場合、対応する社員は該当の名刺を探すだけで時間を費やしてしまうことも。
そしてもう一つ問題だったのは、名刺を交換した際に得た情報は私の頭の中にしか入っておらず、社員に共有する仕組みがなかったことです。そこで、名刺情報を活用した営業活動をもっと効率的に行うため、名刺管理サービスを導入することにしました。
さまざまなサービスの中から「SKYPCE」に決めたのは、現時点で必要としている機能の搭載と、今後、もっと当社に合ったサービスが登場するかもしれないことも考慮したからです。選定で最も重視したのは、登録したデータがすべて返却されることでした。データ移行をスムーズに行うためには、使用していた名刺管理サービスを提供するメーカーから、高画質な画像データを含むすべてのデータを返却してもらわなければなりません。実際に私の知り合いが、コストやサポート等の問題で、利用中の名刺管理サービスから他社のサービスへの切り替えを検討したことがありましたが、調べてみると解約時に一部のデータが返却されないことが判明しました。その結果、再登録の手間を考慮して、不満を持ちながらもそのまま使い続けることにしたそうです。この話を知っていたので、すべてのデータを返してもらえることは選定条件から外せませんでした。
また、現時点で「SKYPCE」を気に入っていても、今後新たな取り組みを始めたとき、これまでのやり方がしっくりこなくなるときが来るかもしれません。これからの時代は何かに縛られることなく、自分たちの事業に有益なサービスへの切り替えが自由にできるべきだと考えています。
導入効果01
タグを業種別に付与したことで
外出先からの業務依頼がスムーズに
「SKYPCE」導入後は、外出先から社内にいる社員に発送や連絡、訪問先の指示などを依頼する際、会社名と担当者名を伝えるだけですぐに検索できるようになりました。探す、思い出すなどの無駄な時間を減らすことができています。
ところが、担当者の名前はわかるのに会社名を失念してしまい、外出先からの業務依頼がなかなか進まないことがありました。しかし、会社名が思い出せないことがあっても、お客様や取引先の業種を忘れることはありません。そこで、現在は名刺情報に業種別のタグを付与しています。最近も社名を失念してしまったことがあったのですが「電気の～」と伝えると、社員がタグで検索しすぐに目的のお客様の情報を探し出せたことがありました。
業務の効率化やスピードアップは経営にとって大事な視点です。このようなちょっとした工夫を今後も見つけて改善していきたいと思います。
当社は「SKYPCE」の導入に「働き方改革推進支援助成金」を利用しました。実際に導入によって業務改善につながっていますので、助成金利用の目的も達成できていると自負しています。政府からの助成金の種類は、その時々で変わっていきますが、経営に役立つサービスの導入には今後も積極的に活用していければと思います。
名刺取り込み時のタグ設定画面
導入効果02
名刺をスキャンするだけで
名刺情報が新規営業先のリストに
名刺交換した方には感謝の気持ちを込めて、必ず手書きのお礼状をお送りしています。しかし、経営者が集まる情報交換会では一度に数百人の方と名刺を交換することもあるため、作業の進捗管理が大変でした。現在では「SKYPCE」のメモにお礼状の対応が完了した旨を入力しているので、出し忘れの防止に役立っています。情報交換会のように多くの人が集まるイベントに参加するのは、新規営業先のリストを作るためです。「SKYPCE」は名刺をスキャンして登録するだけですぐに営業先リストが作成できるところも、作業工数の削減につながっています。
2024年9月取材
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