導入事例

導入経緯 営業報告を効率的に管理できる「活動記録」と柔軟な運用を可能にする「タグ」が決め手に

これまで、営業活動の進捗や結果の管理には、営業日報を取りまとめるツールや表計算ソフトウェアを活用していました。しかし、「お客様情報の手入力に手間がかかる」「過去の記録を探すのに時間がかかる」などの問題から、より効率的に管理できるツールを探すことに。そんなとき「SKYPCE」を紹介され、案件ごとに営業活動の状況を入力できる「活動記録」機能を、営業日報として使う運用を思いつきました。「SKYPCE」なら、名刺をスキャンするだけで正確なお客様情報が反映され、会社名や名前での検索も簡単です。さらに、タグを活用すれば自社の業務に合わせて柔軟に運用できます。

ただ、試用期間中には、「活動記録」に入力した情報が「SKYPCE」上でしか閲覧できないことを不便に感じていました。しかし、それをＳｋｙ株式会社に伝えたところ、CSV形式のファイルでエクスポートできる機能が実装予定※であることがわかったため、正式に導入を決定しました。

現在は営業部を中心に活用していますが、名刺データや「活動記録」の蓄積が進んだら、お客様情報の分析や営業戦略の策定にも生かしていく予定です。例えば、「この業種のお客様にはどんなサポートが必要か」「クロスセルの提案ができる部分はないか」といった過去事例の分析が、営業活動の質や利益を向上させるヒントにつながるのではないかと考えています。

• 2024年3月に提供しているバージョンにて実装済み

導入効果01 全国各地の営業担当が情報を共有スムーズな連携でトラブルを回避

業務効率化のために新しいツールを導入しても、社内で積極的に活用されなければ効果は得られません。そこで、当社は「SKYPCE」導入時にいくつかルールを制定し、活用促進に向けた自社用のマニュアルを作成して展開しました。中でもこだわったルールの一つが、タグの指定です。当社では、データベース上でお客様ごとに4桁の数字を割り振っています。その数字を「SKYPCE」にも流用し、「活動記録」にタグとして付与。分社化や統合により企業名が変わっても、タグで絞り込めば同一企業の記録としてひもづけられるようにしました。

また、当社のお客様には全国展開している企業が多く、地域によっては異なる営業担当が対応しているケースも少なくありません。そのため、「SKYPCE」を通じて営業活動の進捗を共有し、効率的に案件を進められるようにしています。例えば、東京にある購買部とやりとりをする営業担当と、地方の工場を訪問する営業担当がそれぞれに「活動記録」を入力。地方（納入先）のお客様から出た要望や急ぎの調整を東京の営業担当が素早く把握してフォローに回るなど、手厚いサポート体制の実現に役立てています。

導入効果02 空き時間に部下の「活動記録」を確認効率的なマネジメントが可能に

当社はお取引が長期に及ぶお客様が多く、途中で営業担当が変更になるケースもあります。シームレスに対応していくためには、お客様情報に関する丁寧な引き継ぎが欠かせません。とはいえ、新旧の営業担当がタイミングを合わせて、引き継ぎの時間を十分に確保するのは難しいことも。

そこで、新任の営業担当には該当のお客様に関する「活動記録」を読んでもらうようにしています。過去にそのお客様とどのようなお取引をしてきたか、その中でどのような要望を受けたかなど詳細を確認しておけば、引き継ぎの手間を大幅に省くことが可能です。

さらに、「活動記録」はマネジメントにも活用しています。当社では、管理職が部下の営業活動の進捗を聞くため週1回の報告会議を行っていますが、それだけでは十分にフォローできないと感じることがありました。しかし、「活動記録」を活用することで、手が空いたタイミングでいつでも部下の状況を確認できるようになりました。特に急ぎで確認が必要な「活動記録」には「重要」というタグを付与し、上司が優先的に目を通せるよう工夫しています。

こうした活用を通して営業活動をさらに効率化し、蓄積された情報を有効活用して利益向上につなげていきたいと考えています。