導入事例

導入経緯 自社の重要な資産である名刺情報はより信頼できるサービスで管理したい

従来、当社では名刺を紙のままファイリングして個人で管理してきました。しかし、昨今たびたび報じられている情報流出などの事例を受け、お客様や取引先の情報をより安全に管理できるよう、名刺管理サービスの導入を検討することに。

名刺管理ができる無料のサービスも数多く存在していますが、登録した情報を別のサービスに流用されるといったリスクを懸念していました。そこで、すでに導入していた「SKYSEA Client View」とも連携できる「SKYPCE」の導入を決定。

まだ「SKYPCE」がリリースされて間もない時期の導入でしたが、Ｓｋｙ株式会社はこれまでも「SKYSEA Client View」をはじめ、市場では後発となる製品でシェアナンバーワンを獲得してきたという信頼感がありました。また、販売会社として自社のお客様に「SKYPCE」を提供していくために、その機能や使いやすさを確かめておきたかったというのも、導入を決めた理由の一つです。

導入効果01 お客様情報を「メモ」に集約引き継ぎや社内の情報共有を円滑化

当社では、「SKYPCE」の活用を売り上げにつなげるため、社内で勉強会を開くなどして積極的な活用を促しています。中でもスムーズな情報共有に効果的だと感じたのが、任意で名刺データに情報を追記できる「メモ」機能です。

例えば、社内での立ち位置や業務内容などお客様に関するメモを残しておき、担当者が変更になった際の引き継ぎに活用。同じお客様に複数の従業員が関わっている場合も、それぞれの案件で知り得た最新の情報を「メモ」に入力しておき、より正確な情報を社内で共有しています。

また、「イベントメール配信」機能の活用も一部で始めています。当社では2024年から紙の年賀状を廃止しました。そこで、代わりに「SKYPCE」から年賀メールを配信してみたところ、配信から約1時間で多数の返信が。宛先選択や本文の編集、配信予約まで「SKYPCE」上で完結して手間も少ないため、今後この取り組みを全社に広げていくことも検討しています。

導入効果02 スマートフォンから名刺情報を手軽に登録・活用社外での営業活動も効率的に

営業職の従業員は外回りなどで社外に出る機会が多いため、主に社用スマートフォンで「SKYPCE」を活用しています。名刺交換をしたらすぐにスマートフォンで名刺を撮影し、「SKYPCE」に登録。データが反映されたら打ち合わせや商談のお礼メールを送信しています。「SKYPCE」でメールアドレスをクリックすると、本文の冒頭に相手の会社名・お名前が入った状態でメーラーが立ち上がるので、いちいち打ち込む手間がなく効率的です。

そのほか、「SKYPCE」に登録した名刺情報から住所をクリックすると地図アプリが起動するため、営業活動でお客様を訪問する際に活用しています。また、「SKYPCE」に登録された電話番号からの着信であれば、スマートフォンの電話帳に登録していなくても、着信画面にお名前や会社名などが表示される機能も実用的です。

展望 営業日報の効率的な管理や従業員の“頑張り”可視化にも活用したい

今後も「SKYPCE」を自社の売り上げアップにつなげていくため、営業活動へのさらなる活用を検討中です。その一つが「活動記録」機能で、営業日報代わりに「活動記録」を登録する運用を一部の部署で試験的に始めています。メールやテキストファイルで営業日報を作成するとどうしても長くなりがちで、作成にもチェックにも時間がかかっていました。それを「活動記録」として短くまとめるようにすることで、より効率的に運用できるのではないかと考えています。

また、従業員の“頑張り”を可視化する手段として「SKYPCE」を活用していく方法も模索中です。例えば、一人ひとりの名刺交換枚数をデータとして抽出し、それを競う仕組みをつくることで、営業活動をさらに活発化させる一助となるのではないかと考えています。名刺交換枚数が増えるということは、それだけ新しいお客様との接点を増やしているということですから、こうした取り組みが組織の利益にもつながっていくはずです。