展示会の名刺管理で商談率アップ！ 名刺管理ツールの活用が最適な理由

展示会から商談率をアップさせるコツ

展示会で接点を持った見込み顧客にアプローチし、商談率をアップさせる最大のポイントは、できる限り早く電話やメールなどでアフターフォローを行うことです。できれば展示会の翌日、遅くとも2、3日のうちにフォローをするのがお勧めです。

展示会から日数がたてばたつほど、自社に関する顧客の記憶は薄れてしまい、せっかく展示会で良い反応が得られていた場合でもだんだんと熱が冷めていってしまいます。顧客の関心度が最も高い、展示会直後のわずかなタイミングを逃さないように、可能な限り早く連絡を入れてフォローするように心がけることが重要です。

展示会後のよくある課題

前述したように、展示会後はできるだけ早く顧客にアプローチし、商談につなげるのが理想です。しかし、実際はさまざまな課題に直面することも少なくありません。ここでは、展示会後のよくある課題について解説します。

名刺管理が大変

最も一般的な課題として、名刺管理の大変さが挙げられます。展示会は大量の名刺を取得できるのがメリットで、展示会後にはその名刺を基に顧客と連絡を取り、商談につなげるのが理想です。そのためには、展示会で入手した名刺をしっかりと管理する必要があります。

しかし、手作業で名刺管理を行うと整理などに時間がかかり、展示会後すぐに顧客へのアフターフォローをするのが難しくなります。特に、出展規模が大きく、複数チームで対応した場合などは、誰が誰の名刺を持っているのかわからず、組織的な管理ができなくなるため、適切なアフターフォローがさらに困難になります。

名刺の入力に労力がかかる

名刺を紙のままファイリングするなどのアナログな保管方法では、名刺情報を後から探し出すのが難しく、チームへの共有もしづらくなります。そのため、名刺情報を有効活用するためには、データ化が不可欠です。

しかし、名刺の情報を手入力でデータ化し、企業ごとに整理したり、交換時に話したことや顧客の温度感などを個別にまとめるのは労力がかかります。入力すべき情報は、「名前」「社名」「肩書」「部署名」「メールアドレス」「電話番号」など多数あり、仮に1人で500枚の名刺情報を入力しようとすると、数日かかる可能性もあります。手入力では、情報の抜け漏れや記入ミスも発生しやすく、展示会後すぐに顧客のフォローを行うのは困難です。

適切なマーケティングがしづらい

展示会後のよくある課題として、適切なマーケティングがしづらいことも挙げられます。展示会後はできるだけ早く顧客のアフターフォローをするのが理想ですが、すべての顧客に対して同じようにフォローすればいいわけではありません。

自社の製品・サービスに興味を持ってくれている顧客や、決裁権を持っている顧客に対しては手厚くフォローし、商品やサービスにそれほど興味を持っていない顧客に対しては、まずはメールマガジンやダイレクトメールを送るなどのアプローチから始める必要があります。このような顧客ごとの適切なマーケティングを行うには、名刺情報と顧客情報を合わせて管理する必要がありますが、展示会では大量の名刺が手に入るため、細かな情報はないがしろにし、単に名刺をデータ化するに留まってしまうことが少なくありません。

顧客情報の共有が難しい

前述した顧客ごとの適切なマーケティングを行うには、名刺交換した際の手応えや顧客の印象を記録しておく必要があります。しかし、そういった情報が、交換した名刺にメモとして直接書き込まれていたり、対応した現場の担当者の記憶にしか残っていない場合、その情報を社内で共有することができません。展示会後は、名刺交換者と実際の営業担当者が異なるケースもあるため、せっかく獲得した見込み顧客のデータがアプローチに活用されず、展示会にかかったコストに見合う効果を十分に得られないケースがあります。

展示会後の名刺管理には名刺管理ツールが最適な理由

ここまでに挙げた課題の解決に役立つのが、名刺データの管理・共有を支援する営業名刺管理「SKYPCE（スカイピース）」です。ここでは、「SKYPCE」の具体的な機能や特徴について解説します。

スキャナー、複合機でまとめて名刺を登録できる

「SKYPCE」には、スキャナーや複合機を使用し、名刺を一気にスキャンして自動で登録する機能が搭載されています。1枚ずつ情報を手入力する手間がかからないため、展示会で大量の名刺を手に入れた場合などでも迅速なデータ化が可能です。また「SKYPCE」では、AI技術を活用した名刺情報はOCR（光学的文字認識）と、オペレーターによるチェックで、誤字などの入力ミスも防止。メールアドレスや住所などを正確に登録することで、メール配信や商品発送時のトラブルを防ぎ、業務効率を高められます。

スマートフォンですぐに撮影・登録できる

「SKYPCE」では、スマートフォンで撮影した名刺画像をアップロードし、名刺データを取り込むことができます。複数枚を連続で撮影し、まとめて取り込むことも可能です。展示会場など、外出先でも名刺交換をした直後から手軽に名刺情報をデータ化できるため、展示会に参加していないメンバーともリアルタイムで情報を共有し、社内で連携しながら迅速なアプローチにつなげられます。

お客様との接点を持つ従業員がすぐ見つかる

「SKYPCE」を活用することで、登録した名刺情報をほかの従業員とスムーズに共有できます。実際に名刺交換をした社内の従業員も容易に把握できるため、社内での連携が取りやすくなり、展示会後のアプローチもスムーズに進められます。また、顧客の経歴や自社商品に対する温度感など、名刺交換時に手に入れた情報をメモとして記録しておくことで、より適切なアプローチにつなげられます。

メール配信や発送作業などに活用できる

「SKYPCE」の「一斉メール配信」機能では、登録された名刺情報を活用し、顧客にメールを一斉配信できます。メールの準備から配信まで、専用画面でまとめて管理できるほか、顧客ごとに文面をカスタマイズしてアプローチすることも可能です。例えば、展示会参加者にまとめてお礼メールを送信することができるほか、受注確度別にタグを付与することで、顧客ごとに異なるフォローメールを送信することもできます。

CRMやSFAなどと連携して顧客管理がしやすい

「SKYPCE」は、CRMやSFAといった各種ツールとも連携が可能です。顧客と自社がどのような関係性なのか、過去に誰とどのようなやりとりがあったのか、といった情報を名刺情報と連携させることで、より正確な顧客管理が行えます。

展示会における名刺管理ツールの活用法

「SKYPCE」を活用することで、名刺情報のデータ化や名刺管理の効率は格段に上がります。ここでは、展示会で「SKYPCE」を効果的に活用する具体的な方法を解説します。

展示会前：役割分担をしておく

展示会に参加しているメンバーは、次々と訪問してくる顧客の対応に追われるため、その間は顧客へのアフターフォローができません。そこで、展示会に参加するメンバーとは別に、アフターフォロー要員として会社に残るメンバーを確保し、役割分担することをお勧めします。展示会場の名刺取得チームと、オフィスのフォローアップチームが連携することで、スピーディーな営業活動が実現できます。

展示会中：交換した名刺はすぐにスキャンする

展示会場で名刺交換を行ったら、その名刺はその場ですぐにデータ化します。「SKYPCE」であれば、スマートフォンで写真を撮るだけでデータ化が可能です。登録された名刺データは会社に残っているメンバーにもすぐに共有されます。

また、登録する際は、メモやタグを活用し、展示会名や顧客の決裁権の有無、製品への関心度、受注確度、応対した際の印象なども一緒に記録しておくと、展示会に参加していないメンバーがフォローを行う際に役立ちます。

展示会後：顧客の温度感に応じたフォローを行う

展示会後は、「SKYPCE」に登録された名刺データを参考に、顧客の温度感や受注確度などに応じてフォローメールや必要な資料を送ります。受注確度については、「Aランク」「Bランク」などランクづけしておくことで、より受注確度の高い顧客から優先してアプローチすることが可能になります。展示会での名刺交換直後は、顧客が最も自社に興味を持ってくれているタイミングです。「SKYPCE」を活用することで、このタイミングを逃さない迅速なフォローを実現できます。

【事例】 株式会社ウェブスペース 様

導入前の課題

小規模なものも含めて年間10回以上は展示会やイベントに出展しています。これまでは、会場でいただいた名刺を営業事務が手作業でリスト化し、各営業担当に展開。その後、営業担当がリストを使って電話をかけたり、メールを送ったりしてアプローチしていました。

導入後の効果

「SKYPCE」導入後は、展示会でいただいた名刺をまとめてスキャンし、名刺データを活用して「SKYPCE」からご来場御礼メールを配信しています。御礼メールには当社が取り扱う商材を紹介する動画やコーポレートサイトに誘導するURLを記載し、その開封率やクリック率を「SKYPCE」上で確認。どのお客様がどのURLを何回クリックしたかがわかるので、展示会でご紹介した商材とは異なる商材のURLをクリックされている場合には、「この商材もご興味を持たれているかもしれない」と考え、お客様にお伝えしきれていない情報をご提供するよう努めています。

展示会で収集した名刺の管理は「SKYPCE」にお任せを

展示会は、見込み顧客とのつながりをつくる絶好の機会です。自社の製品・サービスへの関心が高いタイミングを逃さないためにも、展示会後は名刺情報を基にできるだけ早く顧客にアプローチする必要があります。その際、不可欠なのが名刺のデータ化です。

営業名刺管理「SKYPCE（スカイピース）」では、大量の名刺をまとめてスキャン・登録することができ、手入力するよりも大幅に手間を削減できます。また、展示会中にスマートフォンから名刺情報を登録し、社内のほかのメンバーと迅速に共有することで、速やかなアフターフォローが可能になります。

展示会の効果を最大限に引き出し、商談率をアップさせるために、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。