名刺をデータ化する方法とは？ メリットや注意点、サービスの選び方を解説

名刺のデータ化とは？

名刺のデータ化とは、紙の名刺に印刷された名前・会社名・連絡先などの情報を、デジタルデータとしてPCやクラウド上で管理できるようにすることです。紙の名刺と比べて、会社名や担当者名、連絡先などの情報を素早く検索して確認することが容易になり、ビジネスのさまざまな用途で活用しやすくなります。また、名刺がデータ化されることで、企業・組織内で広く共有したり、外出先からでも容易にアクセスできるようになり、営業活動の効率化にもつながります。データ化の方法は、人による手入力のほか、OCR（光学的文字認識）が使われるケースも多く、最近ではAI技術の進化により文字認識の精度が向上しており、名刺のデータ化に取り組む企業も増えています。

名刺をスキャンしてデータ化するメリット

名刺のデータ化は、検索性・共有性・活用範囲のいずれにおいても、紙のまま管理する場合に比べて大きな利点があります。ここでは、代表的な4つのメリットをご紹介します。

必要な名刺情報をスピーディーに検索できる

名刺をデータ化する最大のメリットの一つは、必要な名刺情報を素早く検索できることです。名刺を紙のままファイリングした状態で名刺を探すこともできますが、データ化しておけば名前や会社名、役職、メールアドレスなどを手がかりに検索して、必要な情報をピンポイントでよりスピーディーに見つけられます。たとえば、過去に名刺を交換した相手の部署名や電話番号を確認したい場合でも、キーワードを入力するだけで瞬時に該当情報を表示できます。

名刺情報を社内で共有できる

名刺情報を社内で共有できることも、名刺をデータ化するメリットの一つです。紙の名刺はほかの人が同じ人と交換していない限り、社内には1枚しかないため、情報を共有する際は名刺を持っている人に依頼して情報をもらわなければなりません。そもそも、情報を知りたい人の名刺が、社内に存在していることに気づくことすらできないということも少なくありません。一方、名刺をデータ化しておけば、名刺管理ツールなどを通じて常時共有することが可能です。

営業活動などで交換した名刺であれば、名刺情報を共有することで、それまで営業担当者が個人で属人的に管理していた顧客との接点が可視化され、組織全体での営業力向上につながる可能性があります。営業担当者以外のメンバーが顧客情報にアクセスできるようになれば、部署間での情報の共有が容易になり、営業の横展開やクロスセルなどの新たなビジネスチャンスの創出にもつながります。

名刺情報を活用して営業活動を効率化できる

名刺情報を営業活動に生かせることも、名刺をデータ化するメリットとして挙げられます。共用のデータベースなどで顧客情報を管理することで、組織での情報共有がスムーズになります。たとえば、訪問前に相手先の担当者情報や過去のやりとりを確認できれば、より的確な提案につなげやすくなります。名刺データをSFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）と連携させれば、顧客ごとの営業履歴と名刺情報を一元的に管理でき、組織としての営業活動の効率化に役立ちます。

場所や時間を問わずどこでも情報を確認できる

名刺をデータ化することで、紙の名刺が手元になくても、PCやスマートフォンから名刺情報の確認が可能になります。営業職のように、出張や商談で外出する機会が多い職種でも、出先で名刺情報を手軽に確認することができます。名刺の保管場所に関係なくどこからでも情報を確認できるため、リモートワークやハイブリッドワークを取り入れている企業にとっても利便性の高い運用方法です。

名刺をスキャンする3つの方法

名刺をスキャンするには、いくつかの方法があります。自社の名刺の枚数や運用体制に応じて、スキャナー・スマートフォンアプリ・スキャン代行業者の3つから最適な方法を選びます。

スキャナーまたは複合機で読み込む

社内にスキャナー、またはスキャン機能を備えた複合機があれば、それを活用して名刺をデータ化することができます。最近では大量の名刺を素早くスキャンできる、名刺専用のスキャナーも登場しています。名刺を複数枚並べて一度にスキャンするタイプのほか、自動給紙装置を使って連続して名刺をスキャンするタイプもあり、いずれも短時間で大量のスキャン処理が可能です。スキャンされた名刺データは、OCR機能で文字情報が自動的に抽出され、検索が可能なテキストデータに変換されます。

スキャナーには、持ち運びが可能なハンディータイプもあり、かばんに入れて手軽に持ち運べるため、外出の機会が多い場合でもスムーズに名刺スキャンが行えます。業務上、大量の名刺のデータ化が定期的に発生する場合や、展示会やセミナーなどで来場者と交換した名刺を効率的に整理したい場合などに便利な手法です。

スマートフォンアプリで読み込む

スマートフォンアプリで名刺をスキャンする方法もあります。名刺管理サービスが提供する専用のスマートフォンアプリには、カメラで名刺を撮影するだけで自動的に文字情報を読み取り、データベースに登録する機能が搭載されていることが一般的です。スキャナーなどの機材が手元になくても、手持ちのスマートフォンで名刺をスキャンしてデータ化できる点は、この手法の大きなメリットです。商談などが終了した直後に、その場ですぐに名刺をデータ化できるため、登録漏れを防ぎやすくなります。

スキャン代行業者に依頼する

過去に交換した大量の名刺をスキャンする際に検討したいのが、スキャン代行業者です。コストはかかりますが、時間や手間をかけずに大量の名刺をデータ化することが可能です。CSVファイル形式など、希望するフォーマットで納品してもらえるため、既存のデータベースにインポートしてすぐに実用化できます。初めて名刺管理サービスを導入する場合など、すでに社内に存在する大量の名刺を短期間で効率的にデータ化しなければならないケースでは、有効な選択肢の一つです。法人向けの名刺管理ツールを提供するベンダーによっては、これらスキャン代行をサービスの一部として顧客に提供している場合もあります。

名刺をスキャン後にデータ化する4つの方法

名刺のデータ化は、ただスキャンするだけで作業が完了するわけではありません。名刺をスキャンすると画像やPDFファイルなどの形式で保存されますが、それだけでは名刺情報の検索や社内共有には活用できません。名刺をスキャンした後は、次にご紹介する方法で名刺情報をテキストデータ化することにより、データベース内での管理や営業活動への活用ができるようになります。

名刺画像から自分で名刺情報を手入力する

スキャンした名刺をデータ化するには、名刺の画像を見ながら記載された情報を、手作業でMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどに入力する方法があります。これらアプリケーションを利用することで、会社名、部署名、役職、連絡先などの必要項目のみをピックアップして管理したり、データの並べ替えやフィルタリングなどのカスタマイズがしやすいのが特長です。

また、作業は手入力のため特別なスキルが必要なく、コストをかけずに誰でも対応できる点はメリットですが、名刺の枚数が多いとその分だけ時間がかかってしまう点や、対応した人によって精度にばらつきが生まれてしまう可能性がある点がデメリットです。特に、名刺情報に含まれる顧客の連絡先などをDM発送やメールマガジンの配信などに活用する際には、間違いなく相手に届けられるように高い精度が求められるため、丁寧な対応が必要です。

OCRで名刺画像からテキストを読み込む

OCR（光学的文字認識）により名刺画像からテキストを読み込み、名刺をデータ化する方法もあります。OCRとは、画像認識技術などを活用して画像から文字を自動認識する技術です。市販されているOCRソフトウェアを利用したり、名刺管理サービスに搭載されたOCR機能を活用したりする方法があります。スキャンした名刺画像をアップロードするだけで文字情報を自動でテキストデータ化できますが、すべての文字を正確に認識できるとは限りません。利用するソフトウェアやサービスによって精度にばらつきがあることにも、注意が必要です。

また、最近ではAIを活用したOCR（AI-OCR）を搭載したサービスが増えており、高い精度で名刺をテキストデータ化できるようになってきています。AI-OCRでは、文字の読み取りだけでなく、名前・会社名・部署名・役職といった項目の自動分類も行えるため、手作業による入力の手間を大幅に削減できます。利用するソフトウェア、サービスを選ぶ際には、このようなAI技術を採用しているかを判断材料の一つとして考慮するのもよいでしょう。

名刺管理サービスを利用してデータ化する

デジタル化した名刺情報を組織全体で管理する場合には、導入する名刺管理サービスが提供しているデータ化の仕組みを活用するのも一つの方法です。名刺管理サービスによって、OCRを活用したり、オペレーターが補正したりと、データ化の方法は異なりますが、多くのサービスではスキャナーやスマートフォンで名刺画像を読み込むだけで、名刺情報がデータ化され、自動でサービスに登録されます。

また、データ化した名刺情報を共有して社内の人脈を可視化したり、メールマーケティングなどの営業アプローチに活用することで、業務効率や生産性を向上させることができる点も、名刺管理サービスを利用する大きなメリットです。さらに、SFAやCRMなどのツールに名刺データを連携し、顧客情報管理や営業支援に活用できる機能を搭載しているサービスも存在します。名刺のデータ化だけでなく、その後の営業活動への活用まで見据えて選ぶことが重要です。

Google Keepを利用する

Googleが提供している多機能メモアプリの「Google Keep」でも、名刺をデータ化することができます。Google Keepでは、スマートフォンのカメラを使って名刺を撮影し、画像として保存することが可能です。また、テキスト抽出機能で名刺の文字情報を読み取り、テキストデータとしてノートに保存することもできます。タグやカテゴリ分けを活用して管理すれば、名刺データを素早く検索しやすくなります。

ただし、Google Keepはあくまでメモの管理に特化したアプリであるため、名刺管理に活用する場合には不十分に感じる部分も出てくる可能性があります。専用の名刺管理サービスと比較すると、OCRの精度や社内共有機能、セキュリティ面などで差がある点を考慮しておく必要があるでしょう。企業として本格的に名刺を管理・活用する場合には、法人向けの名刺管理サービスの利用を検討することをお勧めします。

名刺をスキャンする際の注意点

名刺をスキャンしてデータ化する際に、気をつけておきたいポイントについてご紹介します。

スキャン済みの名刺の管理に注意

名刺の文字を誤認識してしまうなど、スキャンに失敗してしまうケースも少なくありません。そのため、データ化してもすぐには紙の名刺を破棄せず、データの正確性が確認できるまでは一定期間保管しておくことをお勧めします。また破棄する際は、シュレッダーで細かくするか、機密書類の処分をしてくれる業者に依頼するなど、個人情報が漏洩しないように適切な処理をする必要があります。

名刺の裏面も忘れずにスキャンする

名刺をスキャンする際に、裏面の情報を取り込み忘れないようにすることも大切です。裏面には、関連会社や支店の一覧、業務内容などが記載されているケースが多く、また、名刺を受け取った社員がメモを残している可能性もあります。そうした情報がビジネスチャンスにつながる可能性もあるため、しっかりとデータ化することが大切です。名刺管理サービスの中には、裏面の画像も合わせて登録できるものがあるため、サービスを選ぶ際にはこの点も確認してください。

名刺をデータ化し活用する際の注意点

名刺データは、名刺管理サービスで管理するのがお勧めです。ただし、名刺管理サービスやアプリを活用する上で、次のような点に注意が必要となります。

無料の名刺管理アプリの利用は慎重に検討する

名刺管理アプリには無料で使えるものもありますが、本格的に名刺のデータ化を進める際にはあまりお勧めできません。無料の名刺管理アプリはデータ化できる枚数や機能に制限があることが多く、さらにセキュリティ対策が不十分なものもあり、情報漏洩につながりかねないため、十分な注意が必要です。名刺に記載された情報は個人情報に該当するため、法人利用の場合は特にセキュリティ体制が整った有料の名刺管理サービスを選ぶことをお勧めします。

既設のスキャナーや複合機が使えるかを確認する

会社のスキャナーや複合機で名刺をスキャンする場合は、名刺管理サービスに自動的にアップロードして文字認識まで行える連携機能が使えるかどうか、事前に確認しておくとよいでしょう。対応するスキャナーや複合機は、各サービスのWebサイトまたは問い合わせなどで確認できます。名刺管理サービスによっては対応機種が限られている場合もあるため、導入前に自社で使用している機器との互換性を確認しておくことが大切です。

オペレーターによるチェックなどで、読み込み精度を担保できるサービスを選ぶ

OCRによる自動認識だけでは、どうしてもすべてを正確にデータ化できないことがあります。しかし、データ化した名刺情報が正確でなければ、顧客情報として社内で共有し、営業活動に使うことはできません。そこでお勧めなのが、オペレーターが入力の補助を行っているサービスです。人の目でチェックすることで、データ化の精度を大きく高めることができます。特に大量の名刺をまとめてデータ化する場合には、OCRとオペレーターのダブルチェック体制を備えたサービスを選ぶことで、正確性を確保しやすくなります。

名刺のデータ化に役立つ名刺管理サービスの主な機能

有料の名刺管理サービスは、スキャン後の名刺をビジネスに活用するためのさまざまな機能を備えています。ここでは、その代表的な機能についてご紹介します。

名刺情報を一元管理し、社内で共有できる

デジタル化した名刺情報をツール内で一元管理し、簡単に社内で共有することが可能です。紙での名刺管理のように情報の保管場所が分散しないため、管理や営業活動への利用が容易になります。営業担当者が個別に管理していた名刺情報が組織全体で共有されることで、「社内の誰が、どの企業の誰と接点を持っているか」を簡単に把握できるようになります。

名刺情報を社内外から検索・閲覧できる

名刺管理サービスに登録したデータは、社内からだけでなく社外からもアクセスが可能です。外出先でもスマートフォンやタブレット端末で名刺情報を検索したり閲覧したりできるので、営業活動の効率が上がります。訪問先に向かう移動中に相手の情報を確認するなど、すき間時間を有効に活用できるのも利点の一つです。

SFAなどほかのツールと連携できる

名刺管理サービスによっては、SFA（営業支援システム）など社内で導入している別のツールと連携が可能です。名刺データをほかのツールでも生かすことで、顧客情報を起点に営業活動の幅を広げることにつながります。

イベント告知や季節のあいさつメールなどの営業ツールに活用できる

顧客との関係づくりに欠かせないのが営業メールです。名刺管理サービスには、データ化した名刺情報を活用して、イベント告知や季節のあいさつメールを一斉配信できる機能が搭載されています。名刺交換をした相手に対してタイムリーに情報を届けられるため、継続的な関係構築に役立ちます。

名刺管理サービスの選び方

名刺管理サービスを選ぶ際には、まず名刺を管理する目的を明確にする必要があります。新規営業について管理するのであれば「商談管理」、既存営業や顧客満足度の向上に向けた取り組みであれば「顧客管理」が主な目的となるでしょう。名刺に記載された情報は個人情報になるため、情報漏洩リスクに考慮して、セキュリティ対策がしっかりと整ったサービスかどうかもチェックする必要があります。サービスを提供する企業自体のセキュリティに対する取り組みについても確認しておくことをお勧めします。

また、名刺管理サービスの真価は、従業員がしっかりと名刺を登録して運用されてこそはじめて発揮されます。そのため従業員が手軽に継続的に使えるかどうか、直感的な操作ができるかどうかも、サービス選びには重要です。加えて、登録した名刺データを営業活動やマーケティングに活用できる機能が備わっているかも、確認しておきたいポイントです。さらに、解約時に名刺データ（高解像度の画像を含む）がすべて返却されるかどうかも、サービス選定時に確認してください。

効果的な営業活動をサポートする名刺管理の「SKYPCE（スカイピース）」

「SKYPCE（スカイピース）」は、Ｓｋｙ株式会社が提供する法人向けの営業名刺管理サービスです。スキャナーやスマートフォンから取り込んだ名刺情報を社内で一元管理し、営業活動に活用できます。

データ化した名刺情報を「Salesforce」などの他社サービスに連携する機能のほか、営業活動を記録して共有できる機能や、オンライン会議を通じて顧客との名刺交換を実施できるオンライン名刺交換機能、名刺登録されている顧客企業に関する最新のニュースを自動で表示する機能、名刺データを基に顧客企業の組織図ツリーを自動作成する機能など、ビジネスにおける営業活動をサポートする機能を数多く備えています。また、高精度なOCRとオペレーターによるダブルチェック体制も採用しており、名刺情報のデータ化精度の高さも特長です。1ユーザーから利用できるため、少人数のチームでもスモールスタートが可能です。

名刺をスキャンしてデータ化し、効果的な営業活動に生かしていきたいとお考えの際には、ぜひ名刺管理SKYPCE（スカイピース）の導入をご検討ください。

【導入事例】 𠮷田海運株式会社 様

導入前の課題

代表が頻繁に名刺交換を行い大量の名刺を保有していたが、総務部が交換日ごとにファイリングして管理しており、目的の名刺を探すのに時間がかかっていた。同一企業の名刺が複数混在し、最新情報の把握が困難な状態だった。

導入後の成果

SKYPCE（スカイピース）導入後、約4,000枚の名刺登録を約1週間で完了（当初の想定は1か月）。AI-OCRによる自動読み取りとオペレーターによる修正体制により、高い精度でのデータ化を実現した。スマートフォンアプリでの名刺撮影・登録や、重複名刺の自動判定による更新管理など、日々の名刺管理業務の効率化にもつながっている。

まとめ

本記事では、名刺をスキャンしてデータ化するメリットや具体的な方法、名刺管理サービスの主な機能と選び方についてご紹介しました。日々増えていく名刺をデータ化して管理することで、社内の情報共有が円滑になり、営業活動の効率化につなげることができます。スキャン方法やデータ化の手段にはそれぞれ特長があるため、自社の名刺の枚数や運用体制に合わせて、最適な方法を選ぶことが大切です。名刺データの活用を本格的に進めたい場合は、セキュリティ対策や営業支援機能が充実した名刺管理サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。