名刺管理アプリとは？ 無料・有料版の違いや選び方などを解説

名刺管理アプリとは、データ化した名刺情報をデジタル管理するツールのこと

名刺管理アプリは、紙の名刺をスマートフォンのカメラで撮影するだけで記載された情報を読み取り、データ化できるアプリです。容易に名刺情報を登録できるのが大きな魅力で、企業のみならず個人でも使用する方が増えています。アプリに取り込んだ名刺データは迅速な検索や共有が可能なため、業務や営業活動の効率化に役立ちます。

名刺管理アプリは無料版と有料版がある

名刺管理アプリには、無料版と有料版があります。無料版のアプリは、個人での使用ならば十分に活用することができますが、名刺スキャンの枚数制限や機能制限、求人情報を含む広告の表示など、条件付きのものも少なくありません。一方、有料版のアプリはより機能性の高いサービスの使用や、ほかのツールとの連携などができます。

名刺管理アプリを使用するメリット

企業での業務において名刺管理アプリを使用するメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。主なメリットとして下記の3つが挙げられます。

手作業での情報入力が減らせる

名刺管理アプリを使用するメリットの一つは、名刺情報の入力作業の手間が減らせることです。紙の名刺に記載されている顧客情報をMicrosoft Excelなどに手入力している場合、名刺管理アプリを使用することでその入力作業の手間を減らせます。これにより工数削減のほか、入力ミスや漏れが減り、全体として業務を効率化させることが可能です。

名刺データを社内に共有できる

アプリに取り込んだ名刺データを社内に共有できることも、名刺管理アプリを使用するメリットです。従業員がそれぞれ個別に持つ人脈を可視化し、共有することにより、名刺の個別管理による属人化の解消や営業活動の効率化につながります。

名刺情報の検索性が向上する

名刺管理アプリの検索機能により、名刺情報を素早く検索できることもメリットの一つといえます。名刺交換した相手の社名や氏名、所属部署、役職などを迅速に検索したり、参照したりすることが可能です。また、スマートフォンで使用できるため、外出先など場所を問わず情報を閲覧できます。

名刺管理アプリの選び方

名刺管理アプリはどのように選べばよいのでしょうか。名刺管理アプリを選ぶ際に、チェックしておくべきポイントを紹介します。

個人向け・法人向けのどちらか

名刺管理アプリには個人向けと法人向けがあり、それぞれ機能や料金が大きく違います。前者は主に個人利用の範囲での名刺管理が目的で、料金も無料のものが一般的です。それに対して後者は、企業の利用が前提で、名刺管理だけでなく営業支援を目的とした機能も豊富に備えています。料金は基本的に有料で、法人名義でないと契約できないものがほとんどです。それぞれ特徴が異なるため、利用方法に合わせて選ぶ必要があります。

セキュリティ面での安全性は問題ないか

名刺をデータベースとして管理する場合、個人情報を扱うことになるため、情報漏洩の防止などセキュリティには十分に注意が必要です。無料版・有料版を問わず、多くの名刺管理アプリでは、データの暗号化やデータへのアクセス制限、二段階認証などのセキュリティ対策を行っていることがほとんどですが、SNS連携機能を持つアプリでは設定によっては自分の意図とは関係なく、情報漏洩につながる恐れもあります。使用する際には、アプリの機能についても確認しておくことも大切です。

必要な機能がそろっているか

名刺管理アプリを選ぶ際には、名刺を一度にスキャンできる枚数、保存容量、検索機能の操作性、有料プランでの追加機能、プランごとの機能の違いなどについても確認しておく必要があります。また、スマートフォンで使用する以外に、PCでもデータを閲覧したい場合は、PC用のアプリケーションは用意されているか、リスト作成のためにCSV形式のファイルとしてダウンロードできるかといった確認も重要です。

登録可能な名刺の枚数は十分か

名刺管理アプリの中には、登録できる名刺枚数に上限が設けられている場合や、登録可能枚数がプランによって変わるものがあります。特に法人利用の場合は、基本的に名刺は増え続けていくことが予想されるため、登録枚数は無制限か、もしくはできるだけ多いものを選ぶことが必要です。

スキャンの読み取り精度は高いか

名刺の読み取り精度も事前に確認が必要です。スキャン性能が低いと、読み取り作業を何度もやり直したり、スキャン後に手作業でデータを修正したりする必要があります。アプリによっては、AIを用いたOCR（光学的文字認識）やオペレーターによる入力補助など、正確なデータの作成を担保するための仕組みが用意されています。

外部ツールと連携できるか

名刺管理アプリの中には、LINEなどのSNSやGoogle マップ、Web会議システムなどの外部ツールと連携できるものや、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）と情報連携できるものもあります。外部ツールとの連携により、営業活動や業務を効率化することができるため、なるべく連携性が高いアプリの使用をお勧めします。

無料の名刺管理アプリのデメリット

無料の名刺管理アプリは手軽に使い始めることができますが、注意しなければならない点も多々あります。ここでは、無料名刺管理アプリのデメリットについて解説します。

登録枚数に制限がある場合がある

無料の名刺管理アプリの大半は、登録できる名刺の枚数に制限が設けられています。名刺データは基本的に増え続けるため、登録枚数に制限があることは大きなデメリットです。

名刺情報を無断利用される危険性がある

無料の名刺管理アプリの中には、クラウド上に蓄積された名刺データを、広告やマーケティング目的に無断で利用するものもあります。プライバシーポリシーとして、個人情報の第三者提供やサービスの利用規約がしっかりと明示されていない場合、名刺データが不正な目的で利用されるリスクがあることを知っておくことが必要です。

機能が不十分な可能性がある

無料の名刺管理アプリは、名刺管理機能が制限されている傾向があり、中には名刺をデータ化するという基本的な機能しかないアプリもあります。機能制限があると、思っていたように活用できないというデメリットが生じます。

名刺情報の漏洩など、セキュリティ面でのリスクがある

無料の名刺管理アプリの中には、SNSと自動連携できるものもあります。設定を間違えると読み込んだ名刺情報がSNSに連携され、第三者が閲覧できる状態になってしまい、個人情報の漏洩につながるリスクも否定できません。このような事態を防ぐためにも、事前にアプリの機能や設定をきちんと確認するほか、提供元のセキュリティ対策や信頼度も十分にチェックすることが重要です。

有料版の名刺管理サービスを選ぶポイント

無料版の名刺管理アプリには、最低限の機能しか搭載していないものや、セキュリティ対策に不安を感じるものも少なくありません。企業が利用する際にはセキュリティ面を第一と考え、名刺管理アプリの導入目的や名刺情報の活用方針に沿ったかたちで、有料版の名刺管理アプリを利用することをお勧めします。ここでは、有料版の名刺管理サービスを選ぶ際に検討するべきポイントを紹介します。

ISO/IEC 27001やISO/IEC 27017を取得しているか

セキュリティ対策については、まず運営会社のセキュリティ認証を確認するのがわかりやすいです。個人情報取り扱いの認定基準であるプライバシーマークのほか、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）に関する国際規格のISO/IEC 27001、クラウドサービスセキュリティに関する国際規格のISO/IEC 27017などの認証を取得しているかをチェックしてください。

高いレベルのセキュリティ対策が施されているか

運営会社のセキュリティ認証だけでなく、アプリ自体のセキュリティ関連機能の確認も重要です。IPアドレスによるアクセス制限や権限設定、ID・パスワードによるログイン認証および二要素認証、SSLによる通信の暗号化といった機能を備えているかどうかを確認してきましょう。

クラウド型・オンプレミス型から選べるか

有料版の名刺管理アプリには、クラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型は、運営会社が管理するクラウドサーバー上での使用となるため、導入や運用が容易であることが特長です。一方のオンプレミス型は、企業内のサーバーを使うため、セキュリティの高さやカスタマイズの自由度、ほかのツールとの連携性の高さなどが特長といえます。どちらを選ぶか、自社の状況に合わせて検討することが大切です。

サービス解約時などに高精度な名刺画像・データが返却されるか

クラウド型の名刺管理アプリの場合、スキャナーやスマートフォンでスキャンされた名刺画像はクラウド上で保存・管理されます。しかし、将来何らかの理由でサービスを解約した場合に、高精度な名刺画像をはじめとするすべてのデータが返却されるかどうか確認しておくことが必要です。もし解約後に低画質な画像しか返却されない場合は、別サービスへ乗り換えた後で登録されている情報と画像を突き合わせて内容を確認したり、名刺に手書きしたメモが判別できなかったりするため、名刺画像の返却については事前にしっかりと確認しておかなければなりません。

セキュリティに定評のある営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」がお勧め

法人向け名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」を運営するＳｋｙ株式会社は、プライバシーマークはもちろん、ISO/IEC 27001、ISO/IEC 27017といった情報セキュリティに関する国際規格も取得するなど、組織として情報セキュリティの維持・向上に努めています。「SKYPCE」自体も、データ化した名刺情報はすべて暗号化するなど、大切な個人情報を安全に管理しながらビジネスの拡大につなげることができるサービスです。

また、組織内のPCを一括管理して情報セキュリティ対策を図る「SKYSEA Client View」や、仮想環境の利用で重要データの漏洩リスクを軽減する「SKYDIV Desktop Client」など、「SKYPCE」とほかのサービスを組み合わせて利用することで、名刺管理のセキュリティをより強化することもできます。

情報の機密性を担保する万全のセキュリティ体制に加え、案件化前から営業活動を記録・共有できる機能やオンライン名刺交換機能など、多彩な営業支援機能で業務効率化をサポートする「SKYPCE」の導入をぜひご検討ください。