エクセルで名刺管理を行うには？ 注意点やほかの管理方法も解説

名刺管理の重要性

名刺は営業活動に生かせる有益な情報が詰まった資産であり、適切に管理し、営業活動に活用することで、さらなるビジネスチャンスをつかむことができる極めて重要なツールです。

日本のビジネスシーンでは、初対面であいさつをする際にお互いの名刺を交換することが一般的ですが、せっかく受け取った名刺をそのままファイルや引き出しの中で活用しないまま眠らせてしまっては、ビジネス機会の損失につながりかねません。

名刺を適切に管理するメリット

名刺を適切に管理することで、以下の3つのメリットを得られます。ここではそれぞれについて解説します。

営業活動を効率化できる

名刺を適切に管理することで、営業活動を効率化することができます。名刺には相手の会社名、名前、部署、役職、メールアドレス、電話番号といった情報が記載されています。これらは、営業活動を行う上でとても役立つ情報です。名刺を適切に管理していれば、営業活動を行う際にその企業の名刺を見つけ出し、アプローチの足掛かりにできる可能性が高まります。

社内で情報共有ができる

社内で情報共有ができる点もメリットの一つです。名刺を交換したらその情報を自分だけにとどめるのではなく、データ化してきちんと管理することで社内に共有することができます。それによって、他部署の営業担当者と、自分が営業をかけたい企業の担当者がすでに名刺交換を行っていることがわかる可能性があります。名刺交換をしたことのある営業担当者から事前にヒアリングすることで、より効果的なアプローチにつなげられます。

ビジネスチャンスにつながる

名刺情報を適切に管理・活用することで、さらなるビジネスチャンスにつながる可能性があるのもメリットです。いつどこで名刺交換したのか、どんな印象の相手だったか、どんな悩みや課題を抱えていたのかといった情報を名刺情報と併せて記録・管理することで、営業活動を行う際の話題づくりや関係づくりに役立てられます。

また、部署や役職などの項目で情報を抽出できるようにしておけば、メール配信などを行う際によりパーソナライズされた配信が可能になります。例えば、役員や管理職であればマネジメント層に向けた情報を提供したり、現場のスタッフであればより現場目線での情報を提供したりすることで、マーケティング活動も効果的に行うことが可能です。

エクセルを使った名刺管理の方法

最も手軽に始められる名刺管理方法は、多くの会社で使用されているエクセルを用いた方法です。エクセルを使った名刺管理の方法は、以下の通りです。

エクセルで名刺管理用ファイルを自作する

エクセルを使った名刺管理方法の一つは、自分で新規にエクセルファイルを用意して、その中で名刺情報を管理する方法です。

エクセルには、会社名や名前、所在地、部署、役職、電話番号、メールアドレスなど、一般的に名刺に記載されている情報を入力します。可能であれば自社の誰と名刺交換をしたのか、現在その企業に対してどのような営業活動を行っているかなどの情報も入力しておくと、商談などでの提案を効果的に行うことが可能です。

相手の会社名や名前については、検索性を高めるためにも、できればフリガナなども入力しておくと便利です。フリガナについては、関数を活用してエクセルで自動入力させることもできます。また、誰かが誤ってセルを削除することがないよう、セルに制限をかけて誤操作を防止する工夫をしておくことも大切です。

エクセルのテンプレートを活用する

インターネット上では、エクセルの名刺管理用テンプレートを公開しているところもあります。一から名刺管理用のエクセルファイルを作るのが大変な場合は、テンプレートを活用することで効率的に管理表を作成できるのでお勧めです。

テンプレートには管理項目の少ないシンプルなものから、カスタマイズ性の高いものまでさまざまなタイプがあります。シンプルなテンプレートは誰でも使いやすいですが、名刺情報の検索性などの機能面が物足りなく感じる可能性もあります。一方、カスタマイズ性に優れたテンプレートは、自社の活用イメージに合ったファイルが作れるものの、誤ってテンプレートを崩してしまったときなどに修復が困難な場合もあります。

テンプレートは、一度選んで使い始めてしまうと、ほかのテンプレートに切り替えようと思ったときに再び名刺情報を入力する手間がかかってしまいます。そのため、あらかじめ自社の名刺管理の目的や活用方法、エクセルのスキルなどを把握した上で適切なテンプレートを選ぶことが重要です。

エクセルと名刺管理ツールを連携する

エクセルに名刺情報を入力するのが面倒な場合は、名刺情報を手軽にデータ化して一元管理できる名刺管理ツールを活用する方法もあります。名刺情報をスキャナーやスマートフォンアプリでデータ化し、CSVファイルとして出力できる名刺管理ツールであれば、以下のような営業活動に活用する送付先リストも手軽に作成することができます。

▼名刺管理ツールについて詳しくは、こちらの記事をご覧ください
名刺管理ツールとは？ 機能や導入メリット、選び方をわかりやすく解説

エクセルで名刺管理用ファイルを自作する手順

実際にエクセルで名刺を管理するためのファイル作成方法について、具体的な手順を詳しくご紹介します。手順は以下の6つです。

ステップ1：新しいエクセルファイルの作成と基本項目の設定

まずは、名刺管理に使用する新しいエクセルファイルを作成し、管理に必要な各項目をエクセルシートに設定していきます。各項目を列ごとに設定しておくと、名刺情報の検索がしやすくなるのでお薦めです。名刺管理に必要な項目として、以下が挙げられます。

ステップ2：テーブル化する

次に、データの入力や確認がしやすくなるようにテーブル化します。テーブルは、［挿入］タブの［テーブル］を選択することで作成可能です。テーブルには、一覧表の行の色が交互に塗り分けられたものなど、情報を確認しやすいデザインが多数用意されているほか、列のデータの並び替えや抽出が可能な機能も備えており、名刺情報の活用を効率化することができます。

ステップ3：フォーマットを統一し、名刺のデータを入力する

続いて名刺データの入力をしていきますが、その前に入力する際のルールを決めておきます。各項目を統一されたフォーマットで入力することで、情報の確認や検索、活用を効率化することができます。エクセルには入力を効率化させる機能もあり、例えば「セルの書式設定」で「電話番号」を選択すると、入力時に自動でハイフンが挿入されるようになり、入力形式を手間なく統一することができます。入力ルールに決めておくべきポイントとして以下の例が挙げられます。

ステップ4：フィルター・並べ替え機能でデータを整理する

エクセルには、入力した情報を手軽に整理できる機能があります。それが、フィルター機能と並べ替え機能です。フィルター機能では、例えば、「営業部の人」や「名刺交換日が同じ人」など、各項目に入力された内容を基に特定の条件で絞り込むことができます。また、並べ替え機能では、会社名順や名刺交換日順などに並び替えることで名刺情報を整理することが可能です。

ステップ5：見やすいように色分けする

エクセルでは、セルに色をつけて見やすくすることもできます。例えば、「条件付き書式」を活用すれば、名刺交換日が一定期間ないのものなどをまとめて強調表示できるほか、手動でセルに背景色をつけることで特定の重要な顧客を強調表示し、ひと目で発見できるようになります。

ステップ6：定期的に更新する

新しい名刺情報の追加や電話番号の変更など、定期的に内容を更新する必要があります。古い情報をそのまま放置していると、いざという時に顧客に連絡が取れないなど、営業活動に支障を来す可能性があるため注意が必要です。また、万が一ファイルが消失してしまった場合に備えて、定期的にバックアップを取っておくのが大切です。

エクセルを使った名刺管理のメリット

ここまで、エクセルを使った名刺管理方法についてご紹介してきましたが、エクセルを使って名刺管理を行う主なメリットは以下の3つです。それぞれ詳しく解説します。

コストがかからない

エクセルを活用して名刺管理を行えば、新たなツールを導入する必要がなく、コストを抑えられます。エクセルは業務に欠かせないツールであるため、ほとんどの企業で導入されているといっても過言ではありません。テンプレートも無料で配布されているものを活用すれば、コストをかけずに名刺管理が可能になります。

また、日常の業務でエクセルを使っている従業員が多いため、ツールの使い方に関する教育コストがかからない点もメリットといえます。

オフラインでも使用できる

エクセルはオフラインでも利用可能なツールです。外出先などでインターネットがつながらない環境でも、エクセルファイルをPCのローカルフォルダーに保存しておけば問題なく、名刺情報を閲覧できます。

マクロを利用して自動化できる

マクロを使って作業を自動化できるのも、エクセルで名刺管理を行うメリットの一つです。マクロはエクセルの中・上級者向けの機能にはなりますが、工夫次第では名刺情報の重複をチェックしたり、メール送信リストを自動で作成するなど、名刺管理業務を効率化させることができます。

ほかのツール・システムにエクスポートできる

エクセルによる名刺管理では、他のツールやシステムへのデータのエクスポートが容易になるメリットがあります。例えば、名刺データをCSVファイルでエクスポートし、営業支援ツールなどに取り込むことで、名刺データを活用した効率的な営業活動が可能になります。

エクセルを使った名刺管理のデメリット

エクセルを使用した名刺管理には、以下に挙げるようなデメリットもあるため注意が必要です。それぞれ詳しく解説します。

更新の手間や入力ミスの恐れ

エクセルを使った名刺管理では、最新の情報をエクセルへ手入力しなければいけないため、更新の手間がかかるのがデメリットです。名刺情報は相手の人事異動や退職などにより頻繁に変わり、継続的かつ小まめに更新する必要があります。

また、手入力である以上、どれだけ気をつけていても、入力ミスが発生する恐れは否定できません。エクセルで管理している名刺情報のメールアドレスに入力ミスがあり、顧客にメールが届かず、受注や商談につなげられなかったという事態が起きる可能性も十分にあり得ます。入力ミスが起きないよう注意することはもちろん、入力ミスをチェックする体制を整えておくことも必要です。

PCの動作が重くなる可能性がある

エクセルは管理する情報があまりにも増えすぎると、ファイルサイズが非常に大きくなります。そのため、スペックの低いPCでファイルを開いたり、作業したりしようとすると、PCの動作が重くなる可能性があります。

対策として、名刺管理用のエクセルファイルを複数用意して、項目を分けて管理する方法が考えられます。ただし、1つのファイルで管理するよりも利便性は落ちてしまうため、スペックの高いPCへの買い替えも対策の一つといえます。

セキュリティ面でのリスク

セキュリティリスクがあることも、エクセルで名刺管理を行うデメリットの一つです。エクセルファイルは、PCやUSBデバイスにコピーして簡単に持ち出すことができます。そのため、紛失・盗難やPCのマルウェア感染などによって名刺情報が外部に流出する可能性があります。

会社やチームでの共有が難しい

エクセルファイルでの名刺管理は、社内やチーム内での共有が難しい点も挙げられます。個人のPC内のローカル環境にファイルがある場合は、複数人で同時に編集することができません。また、個人のローカル環境で更新したファイルを社内で共有しているファイルに上書きしてしまうと、別の担当者によって更新されたデータが消えてしまう可能性があります。

エクセルファイルの名刺情報を適切に管理して社内で共有するには、一定の作業ルールを決める必要があるなど運用の手間が生じます。

エクセル以外での名刺管理方法

エクセルで管理する以外にも、以下のようなツールを使って名刺を管理する方法があります。ここでは、それぞれのツールについて解説します。

Google スプレッドシート

エクセルのように名刺情報をファイルで管理するのではなく、クラウド上でデータの管理や編集が行えるのがGoogle スプレッドシートです。Googleアカウントがあれば無料で使用でき、操作性もエクセルに近いため、多くの企業で導入しやすいツールといえます。

Google スプレッドシートは、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスでき、1つのシートを複数人で同時に編集することも可能です。一方でエクセルと同じく、名刺情報の登録・更新時にデータ入力の手間がかかることや、入力ミスの可能性があるといった点がデメリットといえます。

名刺管理ツール

名刺管理に特化したツールを導入するのも一つの方法です。エクセルやGoogle スプレッドシートを使用する際のデメリットを解消し、適切かつ快適に名刺管理が行えます。専用の名刺管理ツールの主なメリットとして以下が挙げられます。

例えば、エクセルやGoogle スプレッドシートでは名刺情報の手入力が必要ですが、名刺管理サービスでは名刺をスキャンしたり、スマートフォンのカメラで撮影したりするだけで情報を自動的にデータ化し、組織のデータベースとして登録されます。

また、名刺情報の検索や社内での共有も容易にできるほか、SFA（営業支援システム）などと連携させることで名刺情報を営業活動に効果的に生かすことが可能です。

「SKYPCE」で適切な名刺管理を実現

エクセルでの名刺管理は、多くの企業にとって導入しやすい側面があるものの、デメリットも少なくありません。適切な名刺管理を行い、営業活動を活性化させるには、名刺管理サービスの導入が必要不可欠といえます。

Ｓｋｙ株式会社が提供する営業名刺管理「SKYPCE（スカイピース）」は、膨大な名刺情報を手入力することなく自動でデータ化できるほか、使いやすい管理画面を通じて社内でスムーズに共有することができます。また、会社名や名前、名刺交換日などの詳細な条件で素早く名刺情報を検索でき、効率的な営業活動につなげることが可能です。

さらに、データ化するためユーザーから預かった名刺情報はすべて暗号化され、安全性を担保。加えて、企業の重役など慎重な取り扱いが必要な名刺情報の公開範囲を限定したり、名刺情報のダウンロードを制限できたりするなど、セキュリティ面を考慮した柔軟な運用が可能です。

名刺情報でビジネスを加速させるためには、いかに適切に名刺管理を行うかがカギとなります。エクセルでの名刺管理のデメリットを解消し、より効率的に名刺管理を行うためにも、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。

「SKYPCE」の導入事例

NECフィールディング株式会社

【課題・導入の経緯】
中央省庁など政府組織との取引が多い同社では、システム導入にあたり、セキュリティの担保が重要な判断要素となっていました。従来利用していた他社製の名刺管理ツールの契約更新を機に、データの取り込みから管理まで、すべてのプロセスが国内で完結する点や、堅牢なセキュリティ体制を評価して、「SKYPCE」の導入を決定しました。

【効果】
約40万枚に及ぶ大量の名刺データ移行を、当初の想定を大きく上回るスピードで完了し、結果として計画していた期間の半分以下で移行を終えました。スマートフォンアプリを使って手軽に名刺を取り込める操作性が社内で評価され、名刺スキャナーの台数も半減できる見込みとなり、コスト削減につながっています。