デジタル名刺（電子名刺）とは？メリットやデメリット、活用法を解説

デジタル名刺（電子名刺）とは、名刺情報をデータ化したもの

デジタル名刺は、簡単にいうと「紙の名刺に記載されている情報をデータ化したもの」です。主にオンライン上で活用することを前提としているため、「オンライン名刺」「電子名刺」と呼ばれることもあります。名刺情報をデータ化することで、実際に相手に会わなくてもお互いのプロフィール情報を交換できることが、デジタル名刺の大きな特長です。そのため、オンラインでの会議や商談でも、スムーズにお互いのプロフィール情報を交換できます。

デジタル名刺の種類

デジタル名刺は、大きく分けて下記のような種類があります。

＜デジタル名刺の主な種類＞

• NFCカードやアプリなどを使用し、直接データをやりとりする形式
• QRコードやURLを使ってWebページなどにアクセスし、データをやりとりする形式

デジタル名刺を受け取った側は、基本的に専用のアプリやツールを使って管理します。ただし、単に名刺データを交換するだけなど、用途を限定する場合は、専用のアプリやツールを必要とせず、オンライン上のサービスを利用して管理できるものもあります。また、「対面での名刺交換を想定」「オンラインでの名刺交換を想定」「対面でもオンラインでも交換可能」など、デジタル名刺のサービスによって想定されているシチュエーションは若干異なります。

デジタル名刺はどうやって交換する？

デジタル名刺は、実際にどのような方法で交換するのでしょうか。「対面」と「オンライン」、それぞれの一般的な方法を解説します。

対面でのデジタル名刺の交換方法

対面でデジタル名刺を交換するには、お互いが同じデジタル名刺アプリを持っている状況であれば、アプリを介してスムーズに名刺情報を交換することができます。一方、NFCカード型のデジタル名刺の場合は、専用のカードをスマートフォンにタッチすることで相手と名刺情報を共有することが可能です。また、相手にスマートフォンでQRコードを読み取ってもらい、専用のWebページにアクセスしてデジタル名刺を交換する方法もあります。

オンラインでのデジタル名刺の交換方法

オンラインの場合は、専用のURLを発行することでデジタル名刺を交換できます。オンライン会議ツールやチャットツールなどで発行したURLを送信し、相手がURLをクリックすれば交換が完了します。URLは発行後にリンクを変更しないこともできるので、会議やミーティングの前に作成しておくとスムーズです。

また、Ｓｋｙ株式会社が提供する営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」のように、URLを相手側に送り、名刺情報を画像またはvCard形式でダウンロードしてもらう形で名刺情報を交換する方法もあります。vCardとは連絡先データを格納するデジタル名刺の標準規格フォーマットのことで、情報として名前や住所、電話番号、URLなどを含めることも可能です。

デジタル名刺の強みが生かせる活用方法

デジタル名刺にはさまざまな種類がありますが、いずれも「自分のプロフィール情報を相手に伝え、確実に登録してもらえる」という点に強みがあるといえます。デジタル名刺の強みを生かすための具体的な活用方法をご紹介します。

直接会えない相手にオンラインで名刺情報を渡す

デジタル名刺の持つ強みの一つが、対面で会えない相手にもオンラインで名刺情報を渡せることです。働き方改革やコロナ禍を機にビジネスシーンでリモートワークが一般化したことにより、イベントや打ち合わせ、商談などが従来の対面形式に加え、オンラインで行われることも珍しくなくなりました。そのため、離れた場所から参加している相手にも、デジタル名刺を使えばオンラインを介して自分のプロフィールを手軽に伝えることができます。

ショップカードとして活用し、来店客に店舗情報を登録してもらう

デジタル名刺をショップカードとして活用する方法もあります。ショップカードとは、住所や電話番号、メールアドレス、WebサイトのURLといった店舗の情報を集約したカードのことです。これまで、ショップカードといえば紙でしたが、デジタル名刺に変えれば、来店したお客様に店舗の情報をその場でスマートフォンに登録してもらうことが可能になります。

フリーランスの人が自分の連絡先やポートフォリオなどを紹介できる

フリーランスの人がデジタル名刺を活用すれば、連絡先やプロフィール、ポートフォリオなどを相手に手軽に紹介できます。従来の紙の名刺では、それほど多くの情報を掲載できませんが、デジタル名刺を使えば、自分自身の特長経歴、得意ジャンル、これまでに手掛けてきた実績などの細かい情報を、瞬時に相手に伝えることが可能です。初対面であってもスムーズにコミュニケーションをとることができる上、相手に強い印象を残すことができます。

デジタル名刺の主なメリット

デジタル名刺を使うメリットは、デジタルデータならではの管理や活用における利便性です。その中でも主なメリットを、3つピックアップしてご紹介します。

オンライン会議でも名刺交換ができる

デジタル名刺のメリットは、オンライン会議でもお互いの名刺情報を交換できる点にあります。オンライン会議の前にデジタル名刺を交換しておけば、その後の商談や打ち合わせをスムーズに進めることが可能です。前述した営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」には、オンライン会議を通じて顧客との名刺交換を積極的に実施できる「オンライン名刺交換」機能が搭載されています。主催者がオンライン会議の開催情報を参加者に告知する際に、あらかじめ自社の参加者の名刺を登録しておき、相手方にも名刺の登録を促すことで、事前に名刺交換を済ませた状態で会議を始めることが可能です。相手の役職や立場などを事前に把握できれば、より相手に合わせた提案も可能になります。

社内で効率的に情報共有できる

社内で効率的に情報を共有できることも、デジタル名刺のメリットの一つです。そもそも名刺は、取引先の担当者の情報が記載されたものであり、企業にとっての資産ともいえます。しかし、従来の紙の名刺は社内で情報を共有することが難しく、営業担当者同士であってもお互いの名刺情報を活用することが難しいケースも少なくありません。

その点、デジタル名刺なら、もともと情報がデータとして保存されているため、社内で効率的に顧客の名刺情報を共有できます。デジタル名刺で得意先の情報が社内に共有されていれば、営業担当者の異動や退職の際にも業務の引き継ぎが容易な上、部門間のコミュニケーションの活性化や営業力の向上にもつながります。

情報の管理や活用の幅が広がる

デジタル名刺は、情報の管理や活用の幅が広がるという点もメリットです。相手先からデジタル名刺を受け取ることで、手作業による名刺情報の誤入力を避けられる上、データ化せずに管理ができるため、名刺の管理にかかる手間が簡素化されて業務効率が上がります。また、受け取った名刺データをそのままメールマガジンの配信リストとして活用できたり、SFAなどのほかのツールと連携できたりするなど、情報活用の幅も広がります。

デジタル名刺の主なデメリット

デジタル名刺にはさまざまなメリットがあるものの、デメリットも存在します。デジタル名刺を活用する上で生じる主なデメリットを、3つご紹介します。

相手によってはデジタル名刺の交換が難しい場合がある

デジタル名刺は、相手によっては名刺交換が難しいケースもあるのがデメリットです。デジタル名刺は今注目されつつあるものの、まだ広く浸透しているとはいえません。もし相手がデジタル名刺を使っていない、またはシステムを理解していなければ、「デジタル名刺で交換したい」と伝えてもうまくいかない恐れがあります。また、相手によっては「デジタル名刺はなんとなく味気ない」と抵抗感を持つ方がいるかもしれませんし、「違うデジタル名刺サービスを利用しているため、フォーマットが合わず名刺交換できない」ということもあり得ます。

情報管理やセキュリティ面への対策が必要となる

デジタル名刺のデメリットの一つが、情報管理やセキュリティ面への対策が必要になることです。デジタル名刺は実際に交換した後で、その名刺情報をどのように管理するかがポイントになります。名刺交換した当人のスマートフォンやPCに保存してあるだけでは意味がなく、社内のサーバーに保管しても検索性が低いため、そのままビジネスに活用することは困難です。

また、デジタル名刺アプリの中にはSNSとの連携機能を備えたものもあり、使い方を間違えると意図せず個人情報の漏洩につながりかねません。そのため、デジタル名刺の利用には細心の注意を払うことが不可欠です。

デジタル名刺単体では情報活用が難しい

デジタル名刺だけでは、情報活用が難しい点もデメリットといえます。名刺情報は確かに会社にとっての資産ともいえるものですが、収集・蓄積するだけでは、紙の名刺を各自で保管している状態とほとんど違いはありません。そのため、収集した見込み顧客のデータである名刺情報を、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）などのツールと連携させた上で、営業活動に活用するのが理想的です。

しかしデジタル名刺の種類やサービスによっては、これらのツールに連携しておらず、結果的に名刺情報が有効活用できていないケースがありますので、そのあたりも事前に考慮しておく必要があります。

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」で効率的な営業活動を推進

デジタル名刺はオンライン会議の場でも名刺交換ができ、商談や会議が進めやすくなるほか、社内で効率的に名刺情報を共有できるといったメリットがあります。一方で、デジタル名刺単体では営業活動への活用が難しい上、SNS連携などで情報漏洩が起きないようにアプリの機能や設定を慎重に確認する必要もあるなど、情報管理や安全面の懸念もあります。

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」は、データ化した名刺情報はすべて暗号化されるほか、組織内のPCを一括管理して情報セキュリティ対策を図る「SKYSEA Client View」や、仮想環境の利用で重要データの漏洩リスクを低減する「SKYDIV Desktop Client」といったほかの自社サービスと組み合わせることで、高度な情報管理やセキュリティ機能を実現します。

また、オンライン会議上で名刺交換できる「オンライン名刺交換」機能や、名刺交換した相手の企業の組織図を自動生成する「組織図ツリー」機能など、営業支援のための機能が豊富に備わっています。コロナ禍を経て珍しくなくなった顧客とのオンライン会議で名刺を交換し、生成された組織図ツリーを見ながら次のアプローチ機会や提案内容を考えるなど、これまで以上にスピーディーかつ効率的な営業活動を行うことができます。

営業活動の活性化において、大きな効果を発揮することができる「SKYPCE」の導入を、ぜひご検討ください。