エクセルで名刺管理を行うには？ 注意点やほかの管理方法も解説

名刺管理の重要性

名刺は営業活動に生かせる有益な情報が詰まった資産であり、適切に管理し、営業活動に活用することで、さらなるビジネスチャンスをつかむことができる極めて重要なツールです。

日本のビジネスシーンでは、初対面であいさつをする際にお互いの名刺を交換することが一般的ですが、せっかく受け取った名刺をそのままファイルや引き出しの中で活用しないまま眠らせてしまっては、ビジネス機会の損失につながりかねません。

名刺を適切に管理するメリット

名刺を適切に管理することは、営業効率の向上、社内の情報統一、そして新たなビジネスチャンスの創出に直結します。ここでは、そんな3つのメリットについて解説します。

営業活動を効率化できる

名刺を適切に管理することで、営業活動を効率化することができます。名刺には相手の会社名、名前、部署、役職、メールアドレス、電話番号といった情報が記載されています。これらは、営業活動を行う上でとても役立つ情報です。適切に整理・分類された名刺情報があれば、営業活動を行う際にその企業の名刺情報を見つけ出し、アプローチの足掛かりにできる可能性が高まります。

社内で情報共有ができる

名刺情報を一元管理することで、社内で情報共有ができる点もメリットの一つです。名刺を交換したらその情報を自分だけにとどめるのではなく、データ化してきちんと管理することで社内に共有することができます。それによって、他部署の営業担当者と、自分が営業をかけたい企業の担当者がすでに名刺交換を行っていることがわかる可能性があります。名刺交換をしたことのある営業担当者から事前にヒアリングすることで、より効果的なアプローチにつなげられます。

ビジネスチャンスにつながる

名刺情報を適切に管理・活用することで、さらなるビジネスチャンスにつながる可能性があるのもメリットです。いつどこで名刺交換したのか、どんな印象の相手だったか、どんな悩みや課題を抱えていたのかといった情報を名刺情報と併せて記録・管理することで、営業活動を行う際の話題づくりや関係づくりに役立てられます。

また、部署や役職などの項目で情報を抽出できるようにしておけば、メール配信などを行う際によりパーソナライズされた配信が可能になります。

エクセルを使った名刺管理の方法

エクセルを使った名刺管理は、導入が容易で初期コストを抑えられます。エクセルでの名刺管理を始める方法としては、次のような選択肢があります。

エクセルで名刺管理用ファイルを自作する

エクセルを使った名刺管理方法の一つは、自分で新規にエクセルファイルを用意して、その中で名刺情報を管理する方法です。エクセルには、会社名や名前、所在地、部署、役職、電話番号、メールアドレスなど、一般的な名刺に記載されている情報を入力します。加えて、営業段階（初期接触、商談中、クローズ済みなど）や関連製品の情報も記録しておくと、営業活動をより体系的に進める上で役立ちます。

相手の会社名や名前については、検索性を高めるためにも、できればフリガナなども入力しておくと便利です。フリガナについては、関数を活用してエクセルで自動入力させることもできます。さらに、誰かが誤ってセルを削除することがないよう、セルに制限をかけて誤操作を防止する工夫をしておくことも大切です。

エクセルのテンプレートを活用する

インターネット上では、エクセルの名刺管理用テンプレートを公開しているWebサイトもあります。一から名刺管理用のファイルを作るのが大変な場合は、テンプレートを活用することで効率的に管理表を作成できるのでお勧めです。

テンプレートには、管理項目の少ないシンプルなものから、カスタマイズ性の高いものまでさまざまなタイプがあります。ただし、テンプレートは一度選んで使い始めてしまうと、ほかのテンプレートに切り替えようと思ったときに再び名刺情報を入力する手間がかかってしまいます。そのため、あらかじめ自社の名刺管理の目的や活用方法、エクセルのスキルなどを把握した上で適切なテンプレートを選ぶことが重要です。

エクセルと名刺管理ツールを連携する

名刺をスキャンして自動でデータ化したい場合は、名刺管理ツールの活用が効果的です。名刺情報をスキャナーやスマートフォンアプリでデータ化し、CSV形式のファイルとして出力できる名刺管理ツールであれば、営業活動に活用する送付先リストも手軽に作成することができます。 このアプローチにより、次のような営業施策が実現可能になります。

• イベント告知などのDM
• 年賀状
• 暑中見舞い
• メールマガジン

エクセルで名刺管理用ファイルを自作する手順

実際にエクセルで名刺を管理するためのファイルの作成方法について、具体的な手順を詳しくご紹介します。手順は次の6つです。

ステップ1：新しいエクセルファイルの作成と基本項目の設定

まずは、名刺管理に使用する新しいエクセルファイルを作成し、管理に必要な各項目をエクセルのシートに設定していきます。項目ごとに列を設定しておくと、名刺情報の検索がしやすくなるのでお勧めです。名刺管理に必要な項目として、以下が挙げられます。

• 氏名
• 会社名
• 業種
• 部署名
• 役職
• 電話番号
• メールアドレス
• 会社住所
• 名刺交換日
• 備考欄（最終訪問日、次回訪問予定、商談内容など）

ステップ2：テーブル化する

次に、データの入力や確認がしやすくなるようにテーブル化します。テーブルは、［挿入］タブの［テーブル］を選択することで作成可能です。テーブルには、一覧表の行の色が交互に塗り分けられたものなど、情報を確認しやすいデザインが多数用意されているほか、列のデータの並び替えや抽出が可能な機能も備えており、名刺情報の活用を効率化することができます。

ステップ3：フォーマットを統一し、名刺のデータを入力する

続いて名刺情報の入力をしていきますが、その前に入力する際のルールを決めておきます。各項目を統一されたフォーマットで入力することで、情報の確認や検索、活用を効率化することができます。エクセルには入力を効率化させる機能もあり、例えば「セルの書式設定」で「電話番号」を選択すると、入力時に自動でハイフンが挿入されるようになり、入力形式を手間なく統一することができます。入力ルールを設定しておくものとしては、次のような項目が挙げられます。

• 電話番号の形式（ハイフンの有無、数字の全角 / 半角など）
• 日付の形式（○年○月○日、または「yyyy/mm/dd」形式など）

ステップ4：フィルター・並べ替え機能でデータを整理する

エクセルには、入力した情報を手軽に整理できる、フィルター機能と並べ替え機能があります。フィルター機能では、例えば、「営業部の人」や「名刺交換日が同じ人」など、各項目に入力された内容を基に特定の条件で絞り込むことができます。また、並べ替え機能では、会社名順や名刺交換日順などに並べ替えることで名刺情報を整理することが可能です。

ステップ5：見やすいように色分けする

エクセルでは、セルに色をつけて見やすくすることもできます。例えば、「条件付き書式」を活用すれば、名刺交換日が一定期間ないものなどをまとめて強調表示できるほか、手動でセルに背景色をつけることで特定の重要な顧客を強調表示し、ひと目で発見できるようになります。

ステップ6：定期的に更新する

新しい名刺情報の追加や電話番号の変更など、定期的に内容を更新する必要があります。古い情報をそのまま放置していると、いざというときに顧客に連絡が取れないなど、営業活動に支障を来す可能性があるため注意が必要です。また、万が一ファイルが消失してしまった場合に備えて、定期的にバックアップを取っておくのが大切です。

エクセルを使った名刺管理のメリット

エクセルでの名刺管理には、導入の容易さや初期コストの低さなどの利点があります。主なメリットをご紹介します。

新たなコストがかからない

エクセルを活用して名刺管理を行えば、新たなツールを導入する必要がなく、コストを抑えられます。エクセルは業務に欠かせないツールであるため、ほとんどの企業で導入されているといっても過言ではありません。テンプレートも無料で配布されているものを活用すれば、コストをかけずに名刺管理が可能になります。

また、日常の業務でエクセルを使っている従業員が多いため、ツールの使い方に関する教育コストがかからない点もメリットといえます。

オフラインでも使用できる

エクセルはオフラインでも利用可能なツールです。外出先などでインターネットがつながらない環境でも、エクセルファイルをPCのローカル環境に保存しておけば問題なく、名刺情報を閲覧できます。

マクロを利用して自動化できる

マクロを使って作業を自動化できるのも、エクセルで名刺管理を行うメリットの一つです。マクロはエクセルの中・上級者向けの機能にはなりますが、工夫次第では名刺情報の重複をチェックしたり、メール送信リストを自動で作成するなど、名刺管理業務を効率化させることができます。

ほかのツール・システムにエクスポートできる

エクセルによる名刺管理では、ほかのツールやシステムへのデータのエクスポートが容易になります。例えば、名刺データをCSV形式のファイルでエクスポートし、営業支援ツールなどに取り込むことで、名刺データを活用した効率的な営業活動が可能になります。

エクセルを使った名刺管理のデメリット

エクセルを使用した名刺管理は、データ量増加の課題とセキュリティ面の制限が大きなデメリットといえます。次の点に注意が必要です。

更新の手間や入力ミスの恐れ

エクセルを使った名刺管理では、最新の情報をエクセルへ手入力しなければいけないため、更新の手間がかかるのがデメリットです。名刺情報は相手の人事異動や退職などにより頻繁に変わり、継続的かつ小まめに更新する必要があります。

手入力である限り、どれだけ気をつけていても入力ミスが発生する恐れは否定できません。エクセルで管理している名刺情報のメールアドレスに入力ミスがあり、顧客にメールが届かず、受注や商談につなげられなかったという事態が起きる可能性も十分にあり得ます。入力ミスが起きないよう注意することはもちろん、複数人による検証など、入力ミスをチェックする体制を整えておくことも必要です。

PCの動作が重くなる可能性がある

エクセルは管理する情報があまりにも増えすぎると、ファイルサイズが非常に大きくなります。特に、1,000枚を超えるような大量の名刺を管理する場合、スペックの低いPCでファイルを開いたり、作業したりしようとすると、PCの動作が重くなる可能性があります。

対策として、名刺管理用のエクセルファイルを複数用意して、項目を分けて管理する方法が考えられます。ただし、1つのファイルで管理するよりも利便性は落ちてしまうため、スペックの高いPCへの買い替えも対策の一つといえます。

セキュリティ面でのリスク

セキュリティリスクがあることも、エクセルで名刺管理を行うデメリットの一つです。エクセルファイルは、PCやUSBデバイスにコピーして簡単に持ち出すことができます。そのため、紛失・盗難やPCのマルウェア感染などによって名刺情報が外部に流出する可能性があります。

会社やチームでの共有が難しい

エクセルファイルでの名刺管理は、社内やチーム内での共有が難しい点も挙げられます。個人のPC内のローカル環境にファイルがある場合は、複数人で同時に編集することができません。また、個人のローカル環境で更新したファイルを社内で共有しているファイルに上書きしてしまうと、別の担当者によって更新されたデータが消えてしまう可能性があります。

エクセルを用いて営業チーム全体で一元的に名刺情報を管理・活用するには、一定の作業ルールを決める必要があるなど運用の手間が生じます。

エクセル以外での名刺管理方法

エクセルでの名刺管理の課題を解決するには、クラウドベースのツールや専用の名刺管理ツールの活用が有効です。

Google スプレッドシート

エクセルのように名刺情報をファイルで管理するのではなく、クラウド上でデータの管理や編集が行えるのがGoogle スプレッドシートです。Google アカウントがあれば無料で使用でき、操作性もエクセルに近いため、多くの企業で導入しやすいツールといえます。

Google スプレッドシートは、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスでき、1つのシートを複数人で同時に編集することも可能です。ただし、エクセルと同じく、名刺情報の登録・更新時にデータ入力の手間がかかることや、手作業による入力ミスの可能性があるといった点がデメリットといえます。

名刺管理ツール

名刺管理に特化したツールを導入することも一つの方法です。エクセルやGoogle スプレッドシートを使用する際のデメリットを解消し、適切かつ快適に名刺管理が行えます。専用の名刺管理ツールの主なメリットとしては、以下が挙げられます。

• 名刺情報の登録が簡単（スキャンまたは撮影で自動データ化）
• 名刺情報の検索や社内共有が容易
• その他の営業支援ツールとの連携が可能

エクセルやGoogle スプレッドシートでは名刺情報の手入力が必要ですが、名刺管理ツールでは名刺をスキャンしたり、スマートフォンのカメラで撮影したりするだけで、OCRやオペレーターのチェックによって自動的に高精度でデータ化され、組織のデータベースとして登録されます。

また、名刺情報の検索や社内での共有も容易にできるほか、SFA（営業支援システム）などと連携させることで名刺情報を営業活動に効果的に生かすことが可能です。

「SKYPCE」で適切な名刺管理を実現

エクセルでの名刺管理は、多くの企業にとって導入しやすい側面があるものの、デメリットも少なくありません。適切な名刺管理を行い、営業活動を活性化させるには、名刺管理ツールの導入が必要不可欠といえます。

Ｓｋｙ株式会社が提供する営業名刺管理「SKYPCE（スカイピース）」は、AI-OCRとオペレーターによるダブルチェックで、膨大な名刺情報を手入力することなく、99.9%の精度で自動でデータ化。使いやすい管理画面を通じて、社内でスムーズに共有することができます。また、会社名や名前、名刺交換日などの詳細な条件で素早く名刺情報を検索でき、効率的な営業活動につなげることが可能です。

さらに、データ化する際にユーザーから預かった名刺情報はすべて暗号化され、安全性を担保。加えて、企業の重役など慎重な取り扱いが必要な名刺情報の公開範囲を限定したり、ダウンロードを制限できたりするなど、セキュリティ面を考慮した柔軟な運用が可能です。また、解約時には、クラウド上に登録された名刺データをいつでも責任をもってすべて返却します。

名刺情報でビジネスを加速させるためには、いかに適切に名刺管理を行うかがカギとなります。エクセルでの名刺管理のデメリットを解消し、より効率的に名刺管理を行うためにも、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。

営業名刺管理「SKYPCE」の主な特長

• 簡単・高精度でデータ化
  名刺をスキャンするだけで、AI-OCRとオペレーターによるチェックを通じて、99.9％の精度でデータ化されます。

• 名刺情報に素早くアクセス
  初めてでも直感的に使える名刺管理画面を搭載。必要な名刺情報や過去に記録した商談メモを素早く検索・閲覧できます。

• セキュリティ面を考慮した運用
  名刺情報の公開範囲やダウンロード権限をユーザーごとに設定するなど、顧客情報を慎重に取り扱う運用が可能です。

• 他社製品との連携でより便利に
  CRMツールやSFAツール、グループウェアとの連携に対応。SKYPCEでデータ化された正確な名刺情報を、すでにご利用中のサービスでも効果的に活用できます。

【導入事例】NECフィールディング株式会社 様

導入前の課題

名刺は個人情報なので、取り扱いには留意する必要があります。特に当社は、中央省庁など政府組織のお客様との取引も多く、システムを導入する際は、経済安全保障の観点からも一定のセキュリティが担保されていることが大切だと考えていました。

導入後の効果

「SKYPCE」は、名刺のデータ化作業がすべて国内で行われる上、登録した名刺情報も日本国内のデータセンターで管理されるため、安心して使用できるサービスだと感じています。また、社員1,000名分約40万件の名刺データも短期間で移行できました。

まとめ

エクセルでの名刺管理は、導入コストがかからず手軽に始められる一方、手入力の手間や入力ミスのリスク、セキュリティ面での課題、複数人での共有の難しさといったデメリットがあります。特に名刺の枚数が増えるほど、これらの課題は顕著になります。

名刺情報を営業活動に効果的に生かすには、スキャンするだけで高精度にデータ化でき、社内での検索・共有も容易な専用の名刺管理ツールの活用が有効です。エクセル管理の限界を感じている場合は、営業名刺管理「SKYPCE」の導入をご検討ください。