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Sky株式会社

2023.10.27

アポ取りとは? 成約につながる電話やメールのコツを徹底解説

アポ取りとは? 成約につながる電話やメールのコツを徹底解説

アポ取りは、営業活動において商談や訪問、プレゼンテーションの機会を得るために行われます。この記事では、アポ取りで使われる主な手法や成約につなげるためのポイント、アポ取りのコツなどを詳しくご紹介します。アポ取りの精度を高め、効率よくアポイントを獲得したい方はぜひ最後までご覧ください。

アポ取りとは

アポ取りの「アポ」は「アポイントメント」の略称で、約束、予約といった意味を持ちます。つまり、アポ取りは商談や訪問、プレゼンテーションの機会を得るための活動を指します。優れた商品やサービスを提供していても、見込み客(商品やサービスを利用していただける可能性がある企業)に詳細を知っていただけなければ、購入や成約には至りません。営業担当者が見込み客に対して、商品やサービスについて深く知っていただくためには、アポの獲得が重要です。

アポ取りで使われる主な手法

アポ取りに使われる主な手法をご紹介します。

電話でのアポ取り

電話でのアポ取りは「テレアポ」と呼ばれることもあり、アポ取りによく用いられる手法の一つです。電話は見込み客と直接コミュニケーションを取る手法として有用で、アポ取り以外にもカスタマーサポートやアンケートなど、さまざまな用途で活用されています。電話でアポ取りをする際は、顧客リストを作成して電話をかける流れが基本です。電話に加えて別の手法を併せて使うことで、見込み客とコミュニケーションを取りながら確度の高いアポイントの獲得が期待できます。

▼電話でのアポ取りについて詳しくは、こちらの記事をご覧ください
テレアポとは? 企業で重視される理由や成功のためのコツを解説

メールでのアポ取り

メールは、電話と同様に効果的なコミュニケーション手法の一つです。電話の場合、見込み客が忙しく対応していただけないこともありますが、メールは任意のタイミングで読めるので、タイミングに左右されにくい強みがあります。また、メールではアポイントの日程調整を行う際、文字ベースでのやりとりとなるので日時を間違えるリスクを軽減して約束できます。しかし、目を引く件名や内容ではなかった場合、返信はおろか開封もされない恐れがありますのでご注意ください。

Webサイトでのアポ取り

自社のWebサイトに問い合わせフォームや予約フォームを設置することで、見込み客に個人情報や希望日程を入力していただき、アポイントの獲得へつなげる手法です。しかし、単にフォームを設置しているだけでは見込み客がアクションを起こすことは少ないので、Webサイト内で有用性の高いコンテンツを掲載したり、SNSを頻繁に更新して商品やサービスの魅力を発信したりするなど、関心度を高める工夫が必要です。

アポ取りを成約につなげるためのポイント

アポ取りをきっかけに成約につなげるために意識すべきポイントは、次のとおりです。

自社の商品やサービスに適したターゲットを設定する

アポ取りでアポイントを獲得した後の、最終的な目標は成約につなげて顧客に商品やサービスを長く使っていただくことです。そのため、アポ取りを行うターゲットを決める際は、自社の商品やサービスとターゲットの需要と供給が一致している企業を選ぶことが大事です。

過去と現在の顧客の情報を参考に、自社の商品やサービスを継続的に利用してくれている顧客にはどのような傾向があるのか、事業規模や業界、世間のトレンドなども加味して分析し、適切なターゲットの仮説検証を繰り返すことが大切です。

狙うターゲットに優先順位をつける

ターゲットが絞れたら手当たり次第にアプローチするのではなく、事前に業界や企業規模などの属性ごとにリストアップすることがお勧めです。リストを見ながら、成長率や過去の顧客獲得単価などを基に、属性ごとの優先順位を設定します。優先順位が高いターゲットからアプローチすることで、効率よく成約につながることが期待できます。

説得力が高まるよう戦略を練る

アポ取りで見込み客とコミュニケーションを取る際に説得力を高められるよう、あらかじめ戦略を練ることが重要です。戦略を練る際は、次のようなポイントを意識すると効果的です。

  • ターゲットの属性や、商品、サービスに合わせた資料がそろっているか
  • 電話で話そうとしている内容やメールのシナリオに不備がないか
  • ターゲットにとって有益な情報や、心を動かすために必要なコンテンツが用意できているか

このようなポイントを意識しながら、見込み客にとってメリットになる話題を心掛けることで、より深く自社の商品やサービスに対する関心を持っていただきやすくなります。

インサイドセールスを活用する

近年、企業ではナーチャリング(見込み客を育成すること)からアポ取りまでを担うインサイドセールスを行う傾向が見られます。インサイドセールスは、見込み客に対して電話やメール、Web会議システムなどの非対面での営業活動を行うことで確度を高め、営業担当者による商談につなげる手法です。

アポ取りはインサイドセールスの中でも特に重要視されており、インサイドセールスにより確度の高い見込み客を育成することで、営業担当者は効率よく商談の機会が得られ、効果的なアプローチができます。

アポ取りで必要な事前準備

アポ取りで必要な事前準備は、主に次の2つです。

企業のリサーチや情報収集

アポ取りを行う前には情報収集が欠かせません。自社の商品やサービスを利用する可能性のある企業のWebサイトなどを見ながら、次のような情報を集めると提案内容を考える際に役立ちます。

  • 事業内容
  • ビジネスモデル
  • 活動エリア
  • 市場におけるニーズ
  • 競合の企業
  • 成長性
  • 業界の動向
  • 社員数

これらのような項目を調べ、企業に対する理解を深めることが大切です。もし過去に取引したことがある企業の場合は、当時の営業担当者に失注理由や取引実績を確認するのもお勧めです。

トークスクリプトの準備

電話でアポ取りを行う場合は、事前にトークスクリプト(営業に使用する台本)を準備することが重要です。アポ取りでは、トークスクリプトを用いてある程度決まった流れで見込み客と話せるため、個別に用意するのではなく、営業部門の中でトークスクリプトを共有するのでも問題ありません。トークスクリプトは、次の内容を参考に作成してみてください。

  • 電話受付の方への対応
  • 担当者が不在だった場合の対応
  • 留守番電話時の対応
  • 見込み客の商品やサービスへの関心度を測る際のヒアリング内容
  • 見込み客からよくある質問と回答例
  • 検討状況を確かめる際のヒアリング内容
  • 導入時期を聞く際のヒアリング内容
  • 失注理由を聞く際のヒアリング内容

会話がトークスクリプトから外れた場合も慌てずに対応できるよう、見込み客の回答パターンやそれに対する会話の広げ方を複数準備しておくと、安心してアポ取りに臨めます。

電話でアポ取りをするコツ

電話でアポ取りを行う際に押さえるべきポイントを、実際のアポ取りの流れに従ってご紹介します。

自社の商品やサービスがどれだけ期待されているかを確認する

電話をかける見込み客が、自社の商品やサービスに対してどれくらい期待しているのかを把握することが大切です。もし見込み客が自社の商品やサービスに対してあまり期待していなかった場合、商品やサービスの良さを熱く語っても響きづらく、逆に不快感を抱かせるケースがあります。

反対に、見込み客が期待を寄せていたにもかかわらず、期待値の低い相手に接するときと同様の温度感で会話を進めてしまうと、見込み客の興味が薄れてしまうこともあります。アポ取りの際は見込み客の期待値に合わせた適切なコミュニケーションを心掛けることが大切です。

最初に電話をかけた理由を伝える

電話でのアポ取りの際、最初に電話をかけた理由を伝えることが重要です。理由を伝えることで、相手もすぐに電話の必要性を判断できます。もし見込み客が提案したい商品やサービスに必要性を感じていた場合、費用や機能について質問を投げ掛けるといったリアクションをすることもありますので、見込み客のニーズや関心がどこにあるのかを探りながら会話を進めることがポイントです。

リアクションに合わせてプレゼンテーションする

見込み客から、質問など何かしらのリアクションがあった場合は、その内容から興味を引けることを判断し、商品やサービスのプレゼンテーションをします。例えば、商品やサービスの費用について聞かれた場合は、費用について答えた後、自然な流れを意識しながらアピールポイントを伝えるプレゼンテーションに移ります。プレゼンテーションは1分間を目安に、より簡潔に商品やサービスについて話すことを心掛けます。

アポイントの日時は選択肢の中から選んでいただく

プレゼンテーションが終わり、見込み客が商品やサービスに関心を抱いている様子であればアポ取りに進みます。アポイントを取りたい旨を伝え、「〇月〇日の〇時から〇時、または〇月〇日の〇時以降はいかがでしょうか」といったように具体的な日時を複数提示し、相手に選ばせる聞き方をすると、日程調整がスムーズに進みます。

このように、アポ取りで日程調整を行う際は自ら具体的な日時を提示し、会話をリードすることが重要です。アポ取りは数をこなしながらスピーディーに進める必要があるため、見込み客と相談しながら日程調整していると時間がかかってしまいます。自ら都合の良い日程をあらかじめ提示し、見込み客に選んでいただくかたちで確定させることで効率よく日程調整が行えます。

メールでアポ取りをするコツ

メールでアポ取りを行う際に押さえるべきポイントを、実際のアポ取りの流れに従ってご紹介します。

メールを開封したくなるよう件名を工夫する

アポ取りをメールで行う際は、まずはメールを開封していただかなければ始まりません。いきなり知らない人や企業からメールが届いた場合、不信感を抱いて開封しないまま削除してしまうケースも多いです。件名を工夫することは、見知らぬ相手からのメールを開封していただくための鍵であるため、見込み客の興味を引く一文を意識して作成することが大切です。

メールを送った理由を明確に伝える

メールを開封していただいたら、最初の3行で興味を持って読み進めてもらえるように、メールを送った理由を明確に伝えます。なぜこのメールを送ったのか、何を勧めたいのか、このメールを読むことでどのようなメリットがあるのかなどを簡潔にまとめることが重要です。

話を聞いてみたいと思っていただける内容にする

メールの本題を記述する際は、見込み客に「もっと詳しく話を聞いてみたい」と思わせる魅力的な内容にすることを心掛けます。アポ取りメールの中でもメインといえる内容ですので、特に慎重に作成することが大切です。商品やサービスの機能の説明や、見込み客にとってメリットになり得る点について詳しく記述します。

ただし、長文にし過ぎてしまうとメールを最後まで読んでいただけない可能性があるため、見込み客が興味を持ちそうな内容を記載した上で「詳細は添付のPDFをご覧ください」と、商品やサービスの資料を添付することがお勧めです。

メールに具体的な商談日時を記述する

アポイント獲得を狙うために、メールで日程調整を簡単に行えるよう工夫が必要です。メールで商品やサービスについて紹介した後には「ぜひ一度、面談の機会をいただきたく、次の日程の中でお会いできる日はございますでしょうか」と続け、具体的な日時を複数提示します。

アポ取りメールの例文

これらの内容を考慮してメールの文案にまとめると、次のような内容になります。ぜひ参考にメールを作成してみてください。

件名:貴社の〇〇事業をサポートするサービスのご案内【株式会社〇〇・△△△△(フルネーム)】

本文: 株式会社△△ 〇〇〇〇 様

突然のご連絡失礼いたします。 株式会社〇〇の△△△△と申します。

営業活動の一環で貴社の事業内容を拝見したところ、弊社のサービス「〇〇〇」をご活用いただけるのではないかと思い、ご連絡いたしました。

現在〇〇〇をご利用いただいている貴社と同様の事業を行っているお客様の中には、△△という課題を抱えていたことが多く、〇〇〇で課題解決のお手伝いをしております。 〇〇〇は、XXX件の導入実績があり、ご利用いただいているお客様のX割がXX%のコスト削減に成功しております。

〇〇〇の導入企業様として弊社Webサイトにてご紹介しているA社様やB社様におかれましては、両社ともこのようなメールを送り、ご提案の機会をいただいております。

貴社ともぜひ面談の機会を30分~1時間ほどいただきたく、つきましては次の日程のうち、お会いできる日時はございますでしょうか。

〇月〇日(〇)〇時~〇時
〇月〇日(〇)〇時~〇時
〇月〇日(〇)〇時~〇時

いずれの日時もご都合が悪い場合は、再度調整いたしますので遠慮なくお申しつけくださいませ。 ご検討のほど、何とぞよろしくお願い申し上げます。

相手が求める情報が提供できる資料を選んで添付する

メールに商品やサービスに関する資料を添付する際は、あらゆる資料を添付するのではなく、見込み客にとって有用な資料に絞り、添付ファイルの数が多くなり過ぎないようにします。資料の数が多いと確認の手間が増えるだけでなく、見込み客の求める情報が見つかりづらくなり、ストレスとなる恐れがあります。見込み客がどのような情報を求めているかを見極め、適切な資料に絞って送付することが重要です。

アポ取りがうまくいかない場合のチェックポイント

アポ取りがうまくいかない場合、次のようなポイントを押さえられているかをご確認ください。

電話で強く売り込んでいないか

電話でアポ取りをする際、見込み客のニーズや関心事に関係なく自社の商品やサービスの紹介を続けてしまうと、本題に入る前に電話を切られてしまう場合があります。見込み客に対して有益な情報を提供することが重要なため、売り込み要素が強いアプローチは避けるべきです。

不要な話を多く提供していないか

アポ取りの際に、まとまりのない話や不要な情報を与え過ぎると、見込み客を退屈させる原因になります。見込み客に関心を持っていただけそうな話や有益な話の要点を絞って提供することが大切です。また、見込み客が聞きたい内容もある程度は想定しておき、いざ質問された際に即答できるよう準備しておくことをお勧めします。

日程調整を相手に委ねていないか

日程調整を行う際、「ご都合の良い日時をお教えください」と相手に委ねてしまうと、面倒に思われたり、連絡が途切れてしまったりする恐れがあります。前述のとおり、日程調整では自らリードして、具体的な日時を提示することが重要です。

事前準備をおろそかにしていないか

事前の企業リサーチやトークスクリプトの準備がおろそかになっていると、見込み客が必要としている情報を提供できなかったり、質問にうまく対応できなかったりする可能性があります。見込み客の状況や関心度に合わせた会話を展開するためにも事前リサーチやトークスクリプトの準備は重要です。前述のとおり、営業部門内で共通のトークスクリプトを作成しておくと、準備にかかる時間も短縮できます。

名刺データを一元管理し、営業活動を効率化

見込み客から受け取った名刺は、名刺管理ツールに登録することでデータとして管理できます。名刺管理ツールを利用すれば、社内で名刺情報を共有しやすくなるため、顧客リストの作成や情報共有の面で効率化が期待できます。

社内で名刺情報が共有されることによって、自分自身は面識のない見込み客でも、名刺を受け取った従業員から顧客情報をヒアリングしたり、お互いに営業戦略を検討したりできます。

名刺管理ツールのSKYPCE(スカイピース)は、名刺ごとに営業活動が記録できます。アポ取りも含めたアプローチの状況を顧客企業および営業担当者単位でも確認できるため、名刺を起点にさまざまな営業活動の効率化を実現します。

▼SKYPCEの最新の機能については、こちらのページをご覧ください
営業支援 名刺管理サービスのSKYPCE:新機能

まと

この記事ではアポ取りの手法や成約につなげるためのポイント、電話やメールでアポ取りを行うときに生かせるコツなどを詳しくご紹介しました。できるだけ多くの顧客を獲得するためにアポ取りは効率的に行う必要があります。皆さまの活動に、この記事の中でご紹介した内容が参考になれば幸いです。