ほくでん情報テクノロジー株式会社様導入事例

導入経緯 お客様の情報を安全に管理するため
セキュリティレベルを厳しくチェック

当社ではもともと個人や部署単位で名刺管理を行っており、個人でファイリングしたり、部署によっては会社から認可を得た上でフリーの名刺管理ツールを使ったりしていました。しかし、お客様や取引先の社内窓口が探しにくい、異動時に顧客情報を引き継げないなどの課題があったことから、名刺管理ツールの組織的な導入を検討することに。

その際に最も重視したのは、個人情報である名刺を、会社の資産として安全に管理できることです。当社では、SaaS導入時に必ず独自のセキュリティチェックリストの対応を義務付けており、Pマークの取得有無やデータ管理体制などを厳しくチェックしています。「SKYPCE」導入にあたってはＳｋｙ株式会社の本社を訪問し、データ入力環境を実際に視察。名刺情報を特定できないよう複数のオペレーターで分割入力する取り組みや、関係者以外への入室制限など、高いセキュリティレベルが確認できたため、導入を決定しました。

導入効果01 イベント出展案内をメールで一斉配信
作業工数を3分の1にまで軽減

現在は、社長および役員とマネージャークラス、営業を担当するメンバーが主に「SKYPCE」を活用しています。導入後は部門や役職を横断して人脈が可視化されるため、自分が初めてお会いした方であっても、別の部門に接点があれば、それを踏まえてコミュニケーションが取れるようになりました。さらに「企業データベース」を使うことで、まだ会社としてはおつき合いがない企業の情報を閲覧できる点も便利です。

また、当社の営業担当はお客様の業種に合わせて2部門に分かれています。それぞれがSFAツールなどを活用して案件管理を行っていますが、そこに「SKYPCE」が加わったことで、具体的な案件になる前の接点も管理できるようになりました。

例えば、前年のイベントやセミナー等で名刺交換をした方には、「一斉メール配信」機能を使って今年のイベント出展情報をご案内しています。「SKYPCE」導入以前は、Microsoft Excelのリストから個人でメールを作成して送付していたため、体感としては作業工数が3分の1程度にまで軽減されました。

導入効果02 ユーザーであり販売店として
地域に寄り添った提案活動を強化

外出の多い営業担当にとって、スマートフォンアプリの存在も欠かせません。当社では、個人情報である名刺を社外に持ち出すことは禁止しており、外出時にお客様の連絡先がすぐに確認できず不便でした。当社の営業担当は全員が北海道全域を担当するため、土地勘のない場所を訪問する機会も多くあります。「SKYPCE」のスマートフォンアプリから地図や連絡先を確認できるようになったことで、より効率的に回れるようになりました。

また、同様の課題を抱える道内のお客様に対しては、販売店として「SKYPCE」の導入をご支援しています。特に中小規模のお客様には、営業活動の記録を蓄積できる「活動記録」やメール配信など、簡易的なSFA機能を搭載した営業ツールとしてご紹介。kintoneをはじめとした多様な外部製品との連携が可能で、お客様の既存環境に適合しやすいところも、ご提案する上で大きなメリットだと感じています。

展望 全社員やグループ全体への展開で
情報資産の安全な利活用を促進したい

「SKYPCE」を導入した営業担当や管理職を中心に活用効果が実感できたことから、今後は全社員への利用拡大を計画しています。全社展開に向けて、「タグ」のつけ方や「活動記録」の入力方法など社内ルールを整備し、営業活動やマーケティングでの業務効率化を図っていく予定です。

さらに、将来的には「ほくでんグループ」全体への横展開も視野に入れています。グループ会社同士で共通した接点を持っているケースも多いため、「SKYPCE」を起点にして「ほくでんグループ」全体での情報資産の活用促進につなげたいと考えています。販売店としても、道内のお客様に寄り添ったご提案を強化し、「SKYPCE」のさらなる拡販を目指す予定です。