日本電通株式会社様導入事例

導入経緯 名刺情報の属人化により
業務効率や安全性に課題

当社はもともと名刺の管理方法についてルールを定めていませんでした。そのため、管理方法が統一されていないことによる課題が複数発生していました。名刺管理が属人化しており、異動や退職時の引き継ぎが困難だったほか、個人向け名刺管理サービスの利用も散見され、セキュリティ面の懸念も。

そして、社長就任時に名刺交換の機会が急増した社長が、ファイリングによる名刺管理の煩雑さを軽減する必要性を感じていたことも要因の一つになり、法人向け名刺管理サービスの導入を決定しました。数あるサービスの中から「SKYPCE」を選んだのは、名刺を「会社の情報資産」として蓄積・管理するのにふさわしい安全性や、APIを使用してCRMと情報を連携できる拡張性、「ダッシュボード」機能で従業員の営業活動を可視化できる点などに魅力を感じたためです。

導入効果01 アプローチすべき相手を
組織図ツリーで把握

導入は全社一斉ではなく、初めは特に名刺交換の機会が多い経営層や本社の営業部に対象を絞りました。スモールスタートだったため初期設定は営業部で行ったのですが、UIが直感的でわかりやすいので、情報システム部門の手をわずらわせることなくスムーズに導入できました。

名刺を一元管理することで、今まで見えていなかったさまざまな情報が可視化された点は、当社にとって大きな効果でした。「ダッシュボード」機能では、「誰が」「いつ」「どの企業に」「何回」訪問しているかが一目瞭然に。併せて、名刺情報から生成される「組織図ツリー」を確認すれば、キーパーソンと接触できているかどうかが把握できるので、次にアプローチすべき部署や相手も見えてきます。これらの情報を生かすことで、個々の活動実態に基づいた的確な営業戦略の立案が可能になりました。

また、「SKYPCE」の導入により、名刺の整理や検索にかかる時間と手間が大幅に削減されました。小さな変化のように見えるかもしれませんが、一連の作業にかかるストレスを軽減できたことは、導入して感じた大きな効果の一つでした。

導入効果02 名刺を中心にした情報共有で
報連相を効率化

顧客情報の管理には以前からCRMを使用していましたが、手入力で顧客情報を登録していたため、担当者によって情報の粒度にばらつきがあることが課題でした。連携用APIを使用すると「SKYPCE」の名刺情報をCRMに取り込めるため、粒度が統一された正確な顧客情報が反映されます。営業訪問後すぐに名刺を登録すれば、帰社時にはデータ化が完了していることがほとんどなので、CRMへの情報の入力も効率的かつスピーディーに済ませられるようになりました。

また、営業訪問後に「活動記録」を入力することをルール化しています。活動記録を登録すると、関係者にも通知できるので、これまで口頭やメールで行っていた報告や相談も、「SKYPCE」に情報を入力するだけで完了。情報共有の手間が大幅に削減されました。今後は「活動記録」の情報をCRMに連携させることも検討しており、営業活動に関する情報の一元化をさらに進めていきたいと考えています。

展望 スモールスタートで効果を実感
他拠点にも導入を拡大

長らく、新製品やセミナーの案内は郵送で行ってきましたが、これからは「一斉メール配信」機能を併用したいと考えています。開封率やクリック率はデジタルだからこそ確認できる数値なので、それらを参考に、より効果的な情報発信を行っていきたいです。

当初は部門を絞って「SKYPCE」を導入しましたが、導入から約1年がたち、登録された名刺は1万枚にのぼります。さまざまな面で効果を実感していることから、今後は他拠点の営業部にも拡大予定です。名刺情報を起点として部署や拠点を横断した提案が可能になるので、さらなる営業機会の創出につながることを期待しています。