株式会社栃木シンコー様導入事例

導入経緯 名刺情報の連携による
SFA上のデータ適正化に期待

当社が名刺の管理方法について意識し始めたのは、社内でフリーの名刺管理ツールの利用が散見されるようになったことがきっかけでした。名刺はお客様からお預かりした個人情報です。また、個人ではなく“当社の従業員”に対して渡されたものであるという考えから、名刺を会社の資産として安全に管理する手だてが必要でした。

同時に、営業案件の管理に使用している「Salesforce」の運用における課題も抱えていました。細かい顧客情報を手入力するのが手間で、名前欄に名字のみが入力されている、メールアドレスの登録がないなど、データクレンジング（適正化）が必要な状態でした。

この2つの課題を、名刺管理ツールで解消することに。メーカーと販売会社として長年の取引があるＳｋｙ株式会社の「SKYPCE」が、「Salesforce」とのデータ連携も可能だったことから導入を決定しました。

導入効果01 名刺をデータ化しただけで
複数の場面で効率化を実感

当社は、「SKYPCE」をお客様に販売する立場でもあります。デモンストレーションを見る機会も多いので、導入前から活用のイメージは湧いており、名刺のデータ化だけでもメリットがありそうだと思っていました。

まず感じた利点は、着信時に「SKYPCE」の名刺情報を基に、相手の名前だけでなく、企業・団体名も表示されるようになったこと。スマートフォンの電話帳に会社名を入力しても、着信時には名前しか表示されませんが、名刺を登録しておけば、どの組織の誰からの着信なのかがわかるようになりました。

もう一つは、外出先でも簡単に名刺情報を確認できること。以前は訪問直前に相手の情報を確認したい場合、外出先であってもPCを立ち上げ、「Salesforce」で確認する必要がありましたが、今はスマートフォンで名刺情報を検索するだけです。

さらに、当社の取引先には自治体や協同組合など、人事異動が頻繁に行われる組織も多くあります。新しく受け取った名刺を取り込むと、情報が上書きされ、異動の履歴が可視化される点も便利です。

一つひとつは小さな変化ですが、積み重なることで大きな効果を得られました。

導入効果02 精度の高い顧客情報を
案件情報の管理に活用

導入後、新たに名刺交換したお客様の情報は、すべて「SKYPCE」から「Salesforce」に連携することで、精度の高いデータを活用できるようになりました。もともとメールの署名を「Salesforce」に連携できるアドオンは使っていましたが、誰しもが簡単に使える操作性ではありませんでした。

「SKYPCE」ならマニュアルを見なくても操作できるので、すぐに活用が浸透しました。受け取ったその場で名刺を取り込んでおけば、帰社したときにはデータ化が完了し、「Salesforce」に情報が連携されていることが多いです。担当者は案件情報を入力するだけになり、業務効率も向上しました。

一方で、過去に登録したデータのクレンジングについては課題が残っています。「Salesforce」上のデータが不正確だと名刺情報との突合ができないので、当該データに名刺情報を上書きしても問題がないか、確認が必要です。誰が見ても顧客を特定できるデータベースを目指して、精査を進めていきたいです。

展望 「一斉メール配信」機能による
お客様への案内の強化を検討

約2年前から、新たな取り組みとして展示会への出展を行っており、出展頻度を増やしていく計画もあります。紙のちらしを配布したり、営業担当者がメールを送信したりしてお客様への案内を行っていますが、手間がかかる上、メールには誤送信のリスクもつきものです。そこで、「一斉メール配信」機能を活用し、案内を強化・効率化していきたいと考えています。

また、出展時に獲得した名刺を「SKYPCE」で取り込み、お礼メールの配信を行うことも検討中です。「タグ」を活用して配信先の指定を効率化しながら、誤送信を防ぐ仕組みを整えていく予定です。