株式会社オープンアップシステム様導入事例

導入経緯 取引実績に基づく信頼と
今後の期待感で入れ替えを決定

当社では数年前まで、業務で得た名刺は各担当者が個人で管理していました。商談の内容や進捗状況も、表計算ソフトウェアを用いて属人的に管理している状態でした。しかし、当社グループ内で会社統合があった際、それらの情報が残っておらず引き継ぎに支障を来したことをきっかけに、「情報は組織の大切な財産である」という思いを強くしました。

そこで、営業活動に関する情報を一元管理するツールの導入を検討。顧客情報や案件情報の可視化と共有に加え、蓄積した情報を分析し、営業戦略の策定に活用することも想定していたため、CSV形式で営業活動の記録をダウンロードできる他社製の名刺管理ツールを導入しました。しかし導入の翌年、「SKYPCE」にも同等機能が搭載。Ｓｋｙとはエンジニアの派遣業務で取引があり、企業として信頼していたことや、商品のロードマップから今後の発展性を感じられたこと、さらに費用も抑えられることから入れ替えを決めました。

導入効果01 毎商談後に「活動記録」を入力
状況の可視化と共有がかなう

データ移行は自分たちで行いました。Ｓｋｙからは手順のレクチャーを受けただけでしたが、別途作業を依頼することもなく、当社の情報システム部で対応を完結できました。約5,000件あった名刺情報の移行を3時間程度で完了。現在は、営業部のメンバーをメインに、開発部などお客様と接する部署の管理職、役員で使用しています。UIもわかりやすく、移行後も操作に迷うことはありませんでした。

最も活用している機能は「活動記録」です。「SKYPCE」は、名刺の取り込みはもちろん、「活動記録」の入力・閲覧もスマートフォンアプリで行えます。移動中などの隙間時間を効率的に使えるので、「活動記録」の入力は商談後のルーティンになりました。入力時は、活動タグに「受託開発」や「SES営業」など案件の種別を示すタグと、案件名のタグを付与。閲覧時はそのタグで情報を絞り込めるので、どの活動でどんな進捗があったのかを自身で振り返るだけでなく、管理職が部下の状況を把握することにも役立っています。

今では「SKYPCE」に「活動記録」を登録するだけで案件情報が共有できるようになり、営業部の日次ミーティングの時間短縮につながりました。その分、営業コアタイムが増え、営業活動への注力が可能に。「活動記録」に登録された案件情報は、会社やグループに業績を報告する際のエビデンスとしても活用しています。

導入効果02 営業活動のスピードがアップ
週次のメール配信も効率化

情報の可視化や共有が進んだことで、社内のコミュニケーションが活性化しました。担当者自身だけでなく、周囲のメンバーも状況を把握できるようになったため、アドバイスがしやすくなり、お客様への提案スピードも格段にアップしました。

社外とのコミュニケーションにも変化がありました。当社ではパートナー企業に対し、案件情報を紹介するメールを毎週配信しています。以前は手作業で1件ずつ配信していたため、余計な手間がかかっていました。「SKYPCE」には、特定のタグが付与された名刺の連絡先にメールを一斉配信できる機能があるので、あらかじめ配信先となるパートナー企業の名刺にタグを付与しておけば、1回の作業で配信が完了。業務効率が大きく向上しました。

展望 「ダッシュボード」機能を用いた
活動量の可視化を目指す

すでに「SKYPCE」の「活動記録」は当社の情報共有に欠かせないものになっていますが、自らアクセスして状況を確認しなければなりません。登録時に任意のメンバーに通知する機能があれば、さらに情報共有が進み、提案のスピードアップが図れると思います。

また、「ダッシュボード」機能の活用も検討中です。当初の目的であった営業活動の分析には、日々の活動量の可視化が不可欠です。さまざまなパラメータで活動状況をグラフ化できるようなので、これから具体的な活用方法を検討していきます。この機能の活用が、さらなる営業活動のレベルアップにつながることを期待しています。