名刺管理アプリは安全？ 仕組みや安全性を確認するポイントを解説

名刺管理アプリの安全性は？

名刺管理アプリは、顧客管理を行う上で大変便利なツールですが、個人情報を扱うことから一定のセキュリティリスクを伴うのも事実です。しかし、正しいサービスを選択・運用することで、安全性を確保することができます。次のようにサイバー攻撃や情報漏洩に関する対策を行うことで、安全性を担保しています。

サイバー攻撃に備えている

名刺管理アプリの多くはサイバー攻撃に備えています。サイバー攻撃とは、インターネットを介して情報端末に不正アクセスし、個人情報を盗んだり、システム機能を停止させたりする行為全般のことです。アプリケーションなどのセキュリティレベルが低いと、サイバー攻撃を受けてしまい、データが盗まれる可能性が高まります。

しかし、名刺管理アプリのほとんどは、アプリ自体に不正ログインやデータの持ち出し防止といった仕組みを備えています。特に有料サービスであれば、アクセス制限、SSL（暗号化通信）など、複数層のサイバー攻撃へのセキュリティ対策が施されているため、より安全に顧客情報を管理することが可能です。多くの法人向けサービスでは、定期的なセキュリティ監査や脆弱性診断も実施されています。

情報漏洩に備えている

名刺管理アプリの多くは情報漏洩にも備えています。名刺管理アプリに関連した主な情報漏洩の原因として考えられるリスクには、SNS自動連携、サイバー攻撃によるデータ盗難、端末の紛失・盗難などが挙げられます。このうち、SNSとの自動連携は、アプリのアクセス制限の設定で回避可能です。

また、データを管理するサービス事業者の信用度は、アプリの導入前に確認することが大切です。例えば、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際認証ISO/IEC 27001といったセキュリティ認証を取得している企業であれば、一定レベル以上の情報管理体制が保たれていますので情報漏洩にも十分に備えていると考えられます。このような認証取得は、定期的な第三者監査を通じて維持されるため、継続的なセキュリティ水準が保証されます。

このほか、営業名刺管理「SKYPCE（スカイピース）」のように、スマートフォンやタブレット端末を紛失した場合を想定した仕組みを用意している名刺管理サービスもあります。このようにリスク想定と対策を事前に講じている名刺管理サービスであれば、安全性は高いといえます。

無料の名刺管理アプリがお勧めできない理由

法人の営業活動で名刺管理アプリを導入する場合、無料（フリー）のサービスはお勧めできないといえます。名刺管理アプリには、有料のものと無料のものがありますが、無料のアプリはコストがかからず手軽に導入できることが魅力的な反面、セキュリティ上のリスクが懸念されます。ここでは、企業が無料の名刺管理アプリを導入した場合に懸念されるリスクについて解説します。

セキュリティの脆弱性が懸念される

無料の名刺管理アプリがお勧めできない理由として、セキュリティの脆弱性が懸念される点が挙げられます。名刺管理アプリで利益を上げるわけではないため資金源が限られ、セキュリティに関する専門家の雇用や定期的なセキュリティ監査など、必要なセキュリティ対策が講じられていない可能性があります。実際、多くの無料サービスでは、セキュリティ担当チームが十分に配置されていないというケースが報告されています。

サイバー攻撃は日々進化し、新しい脅威が常に出現しますが、運営会社によるアプリの継続的な更新などの対策が行われない場合、新たな脅威に対して脆弱性が生じることも懸念されます。特に、ゼロデイ脆弱性などの新種の攻撃に対応するには、継続的な技術投資が必須です。

このほか、名刺情報を保管するクラウドサーバーがどのような場所にあり、どのように運用されているのかが明確でない場合も、サイバー攻撃に対して脆弱性がある可能性を考え、避けた方がよいといえます。

情報を持ち出される可能性がある

無料の名刺管理アプリがお勧めできないもう一つの理由としては、従業員が自分の所有する名刺を管理するためにそれぞれ勝手に無料のアプリを使用している場合、管理者はどのような名刺がデータ化されてアプリに保存されているかを把握できないということが挙げられます。つまり、転職時などに情報をそのまま持ち出されてしまう可能性があり、そのことを発見するすべもありません。

名刺情報は会社の重要な資産であるとともに、個人情報そのものです。当事者の悪意のあるなしにかかわらず、外部への漏洩は防がなければなりません。名刺管理アプリの利用・アクセス権の統一管理、私物端末に名刺情報を入れないといった運用ルールの徹底、社員のセキュリティ教育の定期的な実施など、会社として情報漏洩を防ぐための対策が必要です。

名刺管理アプリの仕組み

名刺管理アプリの仕組みは、どのようになっているのでしょうか。さまざまなアプリがありますが、共通しているのは、テキスト入力などの手間をかけず名刺データを取り込めることです。OCR（光学文字認識）技術と一元管理システムを組み合わせることで、効率的で安全な名刺データベースを実現しています。具体的には、スマートフォンのカメラやスキャナーで名刺を読み取ってデータ化し、システムで一元管理しています。一例として、営業名刺管理「SKYPCE（スカイピース）」の仕組みをご紹介します。

テキスト入力などの手間を最小限に抑えて名刺データを取り込む

「SKYPCE」には、AI技術を組み合わせたOCRが用いられており、スキャナーやスマートフォンのカメラなどを使って画像として名刺を取り込み、名刺に記載された文字情報を自動で読み取ってデータ化しています。この自動読み取りにより、手作業による入力は最小限に抑えることができます。もちろん、データ化された名刺情報はアプリ上で手軽に検索できるので、目的の名刺がいつでもすぐに取り出せます。

しかし、OCRの精度を100％に近づけるには多くの技術的な障壁があります。特に、名刺のように書式が一定でないものを対象に文字認識することは非常に難度が高く、AIを用いて精度向上を図ってもすべての名刺を100％正確にデータ化することはできません。 電話番号やメールアドレスなどは、1文字間違っているだけで利用することはできません。そのため、OCRを用いてデータ化を行った場合は必ず正しくデータ化されているかを確認し、必要に応じて訂正する必要があります。「SKYPCE」では、AIによる自動読み取りに加えて、これらの確認・訂正作業を専門のオペレーターが行うことで、ユーザーは画像を取り込むだけで、正確な情報の登録ができるようにしています。このダブルチェック体制により、OCRの弱点を補い、高精度なデータ化を実現しています。

やりとりをすべて暗号化した上で名刺をデータ化

「SKYPCE」では、スキャンした名刺画像はクラウド経由でＳｋｙ株式会社内のサーバーに転送され、OCRやオペレーター作業によってテキスト化した上で、SKYPCEのクラウドサーバーに送信します。大切な名刺情報を守るため、データの取得から処理・返送のすべての段階において、一連のデータのやりとりはすべて暗号化されています。これにより、インターネット経由の通信中に情報が盗聴・改ざんされるリスクを排除しています。

名刺データを社員間で共有できる

「SKYPCE」でデータ化した名刺情報は一元管理され、社員間で共有することが可能です。例えば、以前に社内の誰かが相手先の担当者と名刺を交換して登録していれば、その情報をほかの部署の社員が新たなアプローチを行う際に活用することもできます。このような情報共有により、営業チーム全体での顧客対応品質の向上が期待できます。また、スマートフォンやタブレット端末にも対応しているため、リモートワーク中や外出先など場所を問わず名刺の取り込み、閲覧が可能になるので、業務効率の改善が期待できます。

名刺管理アプリを使わないデメリット

紙の名刺だけで管理し、名刺管理アプリを導入しない場合、営業効率とセキュリティの両面でリスクが発生します。紛失などによる物理的な情報漏洩のリスクや、情報を顧客管理に生かせないだけでなく、ビジネスチャンスを逃してしまうこともあり得ます。ここでは、名刺管理アプリを使わないことで考えられるデメリットをご紹介します。

顧客管理がうまくいかない

名刺管理アプリを使わないと、せっかくの情報を顧客管理に生かせない場合があります。具体的には、紙の名刺を紛失してしまい、フォローアップすべき見込み顧客の取りこぼしが発生する可能性があったり、誰がどの顧客と接点を持っているのかがわからず、重複して同じ人にアプローチしてしまったりすることもあります。また、名刺を共有することなく顧客情報を名刺の所有者だけが知っているという状態が続けば、顧客管理が個人任せになり、属人化することも考えられます。

情報漏洩のリスクが高まる

名刺管理アプリを使った適切な名刺管理が行われない場合、情報漏洩のリスクが高まります。情報漏洩は、紙やデータにかかわらず発生する可能性があるリスクです。例えば、紙の名刺を施錠もせず自分のデスクの引き出しに保管し、外出時に自由に持ち出せる状態で管理する、名刺情報を誰でもアクセス可能な共有フォルダーに保存するなど、不適切な管理が情報漏洩を招きかねません。会社が運用する名刺管理アプリで情報を管理できれば、システム管理者が適切にデータを管理しやすくなり、情報漏洩を防ぐことにつながります。

ビジネスチャンスを逃す可能性も

名刺管理アプリなどで情報共有ができていないと、ビジネスチャンスを逃してしまうこともあります。例えば、人事異動や退職により営業担当者が変わった際にうまく引き継ぎができていないため、関係が途切れてしまうことも多々あります。特に長期的な営業関係では、クライアント単位や案件単位で管理しているだけでは、相手の担当者との関係を把握できないこともあり、ビジネスチャンスを失ってしまうこともあり得ます。

名刺管理アプリの安全性を確認する際のポイント

安全に名刺管理アプリを利用するには、サービス選定時に複数のセキュリティ要件を確認することが重要です。どのような点に注意して安全性を確認すればよいかポイントを解説します。

サービス事業者が情報セキュリティに関する認証を取得しているか

名刺管理アプリを提供するサービス事業者が、情報管理の取り組みの一環として、プライバシーマークやISO/IEC 27001などの情報セキュリティに関する認証を取得しているか確認します。 プライバシーマークは、日本産業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」に基づいて定められた個人情報保護体制の基準を満たした事業者に付与されるマークです。この認証は毎年の更新審査を通じて維持されるため、継続的なコンプライアンス水準が保証されます。 ISO/IEC 27001は、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）に関する国際規格を指し、情報の機密性・完全性・可用性の3つをバランスよくマネジメントして情報を有効活用する体制が整っている組織が認証を受けています。クラウドサービスを利用する場合は、クラウドサービスに関する情報セキュリティ管理策の規格であるISO/IEC 27017の認証についても併せて確認することをお勧めします。

データを暗号化しているか

名刺管理アプリが、データ通信時に暗号化通信（SSL）を使っているかどうかを確認することも必要です。多くの名刺管理アプリでは、名刺情報がインターネットを経由してクラウドサーバーに格納されます。この通信経路でのデータ保護は、セキュリティの最も基本的な要件です。データ通信時にデータを暗号化することで、情報漏洩や第三者による情報操作などのリスクを回避することが可能です。加えて、保存データの暗号化（Encryption at Rest）についても確認しましょう。

IPアドレス制限やログイン認証機能などがあるか

サービスにログインするための認証方法についても確認しておくことが大切です。不正アクセスを防ぐための対策があるかどうかも、名刺管理アプリの安全性を担保する上で大切です。主な認証方法には、次のようなものがあります。

名刺管理アプリ・サービスのセキュリティ関連機能

• IPアドレスの制限：
  特定のIPアドレスからのアクセスのみを許可し、社外からの不正アクセスを防止

• ログイン認証：
  ユーザーIDとパスワードによる基本的な認証

• 多要素認証 / 二段階認証：
  パスワード以外に、スマートフォンのワンタイムパスワードなどを組み合わせた強力な認証方式

独自のセキュリティ対策を構築しているか

より安全なデータ保護のために、名刺管理アプリ以外のシステムと連携することで、さらに強固なセキュリティ対策が可能な名刺管理サービスがあります。

営業名刺管理「SKYPCE（スカイピース）」は、Ｓｋｙ株式会社が提供するクライアント運用管理ソフトウェア「SKYSEA Client View」や、シンクライアントシステム「SKYDIV Desktop Client」と組み合わせて利用することで、エンドポイントセキュリティの観点から、名刺管理のセキュリティを強化することが可能です。このような多層防御により、サーバー側とクライアント側の両面から情報を保護します。

安全性が高い名刺管理の「SKYPCE（スカイピース）」

名刺管理アプリの導入を検討する場合、「SKYPCE（スカイピース）」は、法人向けサービスついて高いセキュリティ基準を満たしています。SKYPCEは、下記の特長によって安全で効率的な名刺管理を実現しています。

• ISO/IEC 27001認証取得：
  国際的な情報セキュリティ基準に準拠した体制

• AI-OCR+オペレーターダブルチェック：
  AI自動読み取りと人手による確認により、99.9%以上の精度を実現

• エンドツーエンド暗号化：
  データの取得から返送まで全プロセスで暗号化

• 紛失対応機能：
  モバイルデバイス紛失時のリモートデータ削除

• 複層セキュリティ：
  SKYSEA Client View・SKYDIV Desktop Clientとの組み合わせで、エンドポイント保護を強化

SKYPCEは、中央官公庁・地方自治体などの高いセキュリティ要件を有する組織における導入実績も多く、信頼性が実証されています。

【導入事例】沖縄県名護市 様

導入前の課題

名刺管理サービスを導入することになったのは、企業の担当者との名刺交換枚数が膨大な商工・企業誘致課が、企業誘致活動の効率化を検討していた際に、ITのイベントで「SKYPCE」の実演を見たことがきっかけです。企業誘致は、5～10年かかってようやく結果に結びつくケースも珍しくありませんが、自治体では異動が避けられないため、その間に情報の引き継ぎができないまま担当者が交代してしまうケースもありました。

導入後の効果

「SKYPCE」のスマホアプリを活用すれば、職員が手入力で電話帳に登録する必要がなく、外出時にも名刺情報から発信できます。着信時は名刺情報を登録した相手の所属や名前が表示される点も便利です。さらに、認証が通らなければ「SKYPCE」アプリを開くことができないため、紛失など万が一第三者の手に渡ってしまった際も、外部の方にご迷惑をおかけする心配が少なく安心できます。また、「SKYPCE」の「メモ」や「活動記録」にやりとりを残しておけば、名刺情報を起点に時系列で確認できるため、情報の引き継ぎに有効です。