SFAを導入するメリット・デメリットは？ 現場目線、経営層目線で詳しく解説

SFAを導入する目的

SFAとは「Sales Force Automation」の略語であり、営業活動の生産性向上や業務効率の改善を実現するためのツールの総称です。行動管理や案件管理、商談内容管理など、営業活動をサポートする機能を搭載しており、日本語では「営業支援システム」とも呼ばれています。

SFAを導入する主な目的は、次の3点です。

• 営業活動の生産性を高めて売上を向上させる
• 営業活動を一元管理して属人化を防ぐ
• ノウハウやナレッジを蓄積し、営業スキルを標準化する

SFAを導入する際には目的を整理し、自社に合うツールを選ぶことが重要です。なお、目的によってはSFAよりもMAやCRMの方が適している場合があります。以下の記事では、SFAとMA、CRMの違いや選び方のこつについて解説していますので、ぜひご覧ください。

【営業現場】SFAを導入するメリット・効果

営業現場目線で、SFAを導入するメリットや効果について、詳しく解説します。具体的には、次の3つが挙げられます。

• 営業活動を可視化できる
• 情報を一元管理することで属人化を防げる
• 営業活動の効率が上がる

営業活動を可視化できる

SFAの導入によって、「誰が、いつ、どの顧客に、どのような提案をし、今どの段階にあるのか」といった営業活動の状況を、リアルタイムで可視化できます。営業担当者自身がタスクを整理しやすくなることに加え、マネージャー層が案件の停滞や対応漏れなどの課題に迅速に気づきやすくなるため、適切なタイミングでのフォローや指導が可能になります。結果的に、営業活動の効率改善や、生産性の向上につながります。

情報を一元管理することで属人化を防げる

SFAを活用すると、これまでは各営業担当者が個別で記録していた活動内容を営業チーム内で蓄積・共有できるため、属人化を防ぐことにつながります。個人のスキルや人間関係に依存しない環境をつくることで、「担当者が不在で、顧客からの問い合わせに円滑に対応できない」といった事態を防ぎ、チーム全体での対応が可能になります。また、担当者の異動・退職時にも顧客情報が会社に残ります。

さらに、成果を出している営業担当者のパターンを分析し、データに基づいた効果的な商談のタイミングやアプローチの仕方などを共有すれば、チーム全体のパフォーマンスの向上にもつながります。

営業活動の効率が上がる

SFAの導入により、営業活動の記録や報告、顧客情報の管理が一元化され、営業担当者の負担が軽減されます。ツールによっては、日報や週報の自動作成、レポート出力などの機能が備わっているものもあります。営業担当者は外出が多いため、スマートフォンやタブレット端末からでもSFAにアクセスできるようにしておくと、スキマ時間に入力でき、さらなる業務効率化が見込めます。

業務効率が高まれば、顧客への提案内容を考えたり、より密なコミュニケーションを取ったりといった業務に重点的に取り組めるようになり、結果的に売上の向上につながると考えられます。

【経営層】SFAを導入するメリット・効果

経営層目線で、SFAを導入するメリットや効果について、詳しく解説します。具体的には、次の3つが挙げられます。

• 教育コストを削減できる
• メンバーを適正に評価できる
• データに基づいて経営判断できる

教育コストを削減できる

前述したように、SFAを活用することで、各営業担当者が個別で記録していた活動内容やノウハウを、営業チーム内で蓄積・共有できます。これらのノウハウから業務プロセスを標準化し、マニュアル化すれば、新人や若手を育成するための有用な教材として活用できます。これにより、新人育成にかかるコストを抑えられる上、新人が「どの順番で、何を確認し、どのタイミングで提案するか」など、業務における具体的な流れを理解しやすくなります。

メンバーを適正に評価できる

SFAの導入により、営業チームのメンバーを適正に評価できる点も、メリットの一つです。SFAによって、受注件数や売上だけでなく、訪問件数や提案数、商談化率など、詳細までをデータで把握でき、評価に反映できます。

また従来、売上に直接つながらないマネジメント業務は成果が見えづらく、正当な評価が難しい面がありました。しかし、マネージャーの活動業務や指示、フォローの履歴なども可視化されるため、評価を定量的に行いやすくなります。

データに基づいて経営判断できる

SFAに記載された案件金額や受注確度、受注予定日などを基に、売上予測や予実管理に活用できます。また、商品・エリア・担当者・営業フェーズごとに、どの部分で成果が出ているかを分析しやすいのも強みです。経営層はこれら最新のデータを基に、自身の経験や勘に頼ることなく、より確度の高い実践的な判断を下すことが可能になります。

SFAを導入するデメリット

SFA導入に当たって考慮すべきデメリットもあります。事前にこれらを把握し、対策を講じておくことが必要です。具体的には、次の3つが挙げられます。

• 導入・運用にコストがかかる
• 情報を入力する手間がかかる
• 成果が出るまでに時間がかかる

導入・運用にコストがかかる

SFAの導入には、初期費用やライセンス費用が発生します。このほか、カスタマイズやデータ移行など、運用管理にも費用がかかります。導入前に「どんな業務を整理したいのか」「どの売上指標を改善したいのか」などを明確化した上で、具体的な予算を決定しておくことが重要です。

情報を入力する手間がかかる

SFA導入後は、これまでにExcelやほかのシステム上に蓄積した情報などを含め、営業に関わるすべての情報をSFAに入力する必要があります。導入直後は大変ですが、土台が整えば、その後はスムーズに運用できます。

ただ、導入して終わりでは意味がありません。営業担当者が継続して入力しやすいように、必要以上に入力項目を増やさない、モバイル対応が充実しているシステムやメール・カレンダーと自動連携できるツールを選ぶなど、工夫して負担を軽減することも大切です。

成果が出るまでに時間がかかる

SFAにデータが蓄積され、分析・改善のサイクルが回り始めるまでには、一般的に数カ月～半年程度の期間がかかります。現場が早く使い慣れるように、SFAを使うメリットを事前にしっかりと伝えることが重要です。また、導入直後は入力ルールの整備など、運用の定着に時間がかかるため、短期的な成果だけで判断しないようにするのもポイントです。

SFAを導入する際のポイント

SFAを導入する際は、次の3つのポイントを意識するとよいでしょう。

• 導入する目的を明確にする
• 入力項目を絞って作業負荷を下げる
• ツールの定着支援を行う

導入する目的を明確にする

SFAを導入する際には「何を改善したいのか」を明確にし、自社に合うツールを選ぶことが重要です。目的が曖昧なまま導入すると、現場は入力する意味を理解できず、経営層もどのデータを見ればよいかを判断しにくくなります。目的の例としては、「案件の進捗を可視化したい」「営業報告を効率化したい」「売上予測の精度を上げたい」「顧客情報の管理における属人化を防ぎたい」などが挙げられます。

入力項目を絞って作業負荷を下げる

SFA導入の際のよくある失敗例として、マネージャーなど管理側の要望を優先するあまり、入力項目を増やしすぎるケースがあります。日々の営業活動に追われる現場の担当者にとって、詳細な入力は大きな負担となります。結果的に入力が後回しになって情報の鮮度や質が落ちる可能性も考えられます。

そうならないよう、まずは案件管理や顧客対応に必要な最小限の項目から始め、運用しながら追加していくのがお勧めです。また、入力項目を決める際は、最初に明確化した「導入目的」に対して必要な情報かどうかを基準にするのも重要です。

ツールの定着支援を行う

操作の研修や入力ルールの設定、活用マニュアルの共有、問い合わせ窓口の準備などの工夫を施し、ツールの定着をサポートすることが大切です。最初は案件確認や日報作成など、効果が見えやすい機能から活用するのがお勧めです。

ツールによって機能は千差万別です。そのため、ツールの選定時にはあらためて「導入目的」に立ち返り、「自社にとって本当に必要な機能かどうか」を確かめることがとても重要になります。またこのとき、SFAの活用方法を習得できるサポートサービスの有無なども確認しておくと、ツールの定着に役立ちます。

導入しやすいSFAなら「SKYPCE（スカイピース）」

法人向け営業名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」には、SFA機能が標準搭載されています。名刺情報を基に「人」単位で情報を管理できるサービスの特長を生かし、見込み顧客ごとに名刺情報とひもづけてリード情報を管理。ナーチャリング（顧客育成）を通して案件化した場合には、そのまま案件としてスムーズに管理できます。

リード・案件ごとの営業活動の履歴を「活動履歴」として残せるほか、上司や同僚がコメントやリアクションを行えるなど、チーム内の情報共有を支援する仕組みが整えられています。また、正確な名刺情報を生かしてメールマガジンの一括配信やダイレクトメールの送付先リストの作成にも活用できるなど、ナーチャリングに役立つ機能も豊富です。

SFA機能を活用した営業活動の効率化をお考えの際は、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。

SKYPCE（スカイピース）の導入事例

SKYPCEの導入事例として、SKYPCEをご利用いただいているユーザー様に、導入を検討された経緯や導入後に得られた効果などについてお話を伺った記事を公開しています。ここでは、その中から3件の事例をピックアップして、記事の内容を一部抜粋してご紹介します。

【導入事例】株式会社堀通信 様

導入前の課題

従来、当社では名刺を紙のままファイリングして個人で管理してきました。しかし、昨今たびたび報じられている情報流出などの事例を受け、お客様や取引先の情報をより安全に管理できるよう、名刺管理サービスの導入を検討することに。名刺管理ができる無料のサービスも数多く存在していますが、登録した情報を別のサービスに流用されるといったリスクを懸念し、すでに導入していた「SKYSEA Client View」とも連携できる「SKYPCE」の導入を決めました。

導入後の効果

当社では、「SKYPCE」の活用を売上につなげるため、社内で勉強会を開くなどして積極的な活用を促しています。中でもスムーズな情報共有に効果的だと感じたのが、任意で名刺データに情報を追記できる「メモ」機能です。

例えば、社内での立ち位置や業務内容などお客様に関するメモを残しておき、担当者が変更になった際の引き継ぎに活用。同じお客様に複数の従業員が関わっている場合も、それぞれの案件で知り得た最新の情報を「メモ」に入力しておき、より正確な情報を社内で共有しています。

【導入事例】日本情報システム株式会社 様

導入前の課題

当社では、展示会などで一度に多数のお客様と名刺交換をする機会があります。そうしたイベントで受け取った大量の名刺を管理するため、マーケティング部門を中心とした一部の部署で、他社の名刺管理ツールを導入していました。しかし、近年多発している情報漏洩等の事例に鑑み、当社でも名刺情報を含むデータ管理の体制やツールを見直していくことになりました。

導入後の効果

名刺のデータ化がすべて国内で行われていることへの高い信頼性や、すでに導入していた「SKYSEA Client View」との連携が決め手となり、「SKYPCE」を導入しました。導入後は、スキャナーからまとめて名刺を取り込むことができ、データ化までの作業が効率化できています。

今後は、イベントに参加されたお客様に後日送るお礼メールでの「一斉メール配信」機能の活用を検討しています。この機能なら名刺交換した従業員のメールアドレスを差出人に設定できるため、より高い開封率が見込めます。名刺情報からデータ化された正確なメールアドレスを使用することで、手入力によるミスを削減できるのもメリットです。

【導入事例】株式会社テリーナテリーナ 様

導入前の課題

当社の営業活動において、名刺情報は非常に重要です。しかし、以前は交換した名刺は机の引き出しの中。気がついたときには仕分け作業が滞り、残念ながら管理できているとはいえない状態でした。そのため、名刺情報の確認が必要な発送等の作業を外出先から依頼した場合、対応する社員は該当の名刺を探すだけで時間を費やしてしまうこともありました。 そしてもう一つ問題だったのは、名刺を交換した際に得た情報は私の頭の中にしか入っておらず、社員に共有する仕組みがなかったことです。そこで、名刺情報を活用した営業活動をもっと効率的に行うため、名刺管理サービスを導入することにしました。ツール選定の際は「登録したデータがすべて返却されること」を最も重視しました。

導入後の効果

「SKYPCE」導入後は、外出先から社内にいる社員に発送や連絡、訪問先の指示などを依頼する際、会社名と担当者名を伝えるだけですぐに検索できるようになりました。探す、思い出すなどの無駄な時間を減らすことができています。

また現在、名刺情報に業種別のタグを付与する運用を行っています。担当者の名前はわかるのに会社名を失念してしまい、外出先からの業務依頼がなかなか進まないことがあったのがきっかけです。会社名が思い出せなくても、お客様や取引先の業種を忘れることはないため、例えば社員に「電気の～」と伝えると、タグで検索し、すぐに目的のお客様の情報を探し出すことができました。

まとめ

本記事では、SFAを導入するメリットやデメリット、導入時のポイントについて解説しました。SFAを導入する際はまず目的を明確化し、自社に合ったツールを導入することが重要です。その上で、現場の担当者が運用しやすいように入力負荷を下げたり、導入支援体制を整えたりといった工夫を行うことで、導入後のメリットを感じやすくなります。

SFA機能を標準搭載し、名刺を登録するいつもの作業から、見込み顧客のリード管理、案件管理までをまとめて対応できる営業名刺管理「SKYPCE」の導入を、ぜひご検討ください。