SFAと他ツールを連携させるメリットは？ タイミングやポイントも解説

SFAとは

SFAとは「Sales Force Automation」の略で、日本語では営業支援システムと呼ばれるツールです。顧客情報、アプローチの履歴、商談の進捗状況、受注確度など、営業活動に関する情報を一元管理し、組織で共有することができます。

日々の営業活動を可視化することで、マネジメントやフィードバックの質の向上を図れるほか、ナレッジやノウハウの共有により組織として再現性のある営業プロセスを構築できるようになるなど、営業活動の効率化が期待できます。

SFAと連携できるツール

SFAは単体で活用するだけでも営業活動の効率化が期待できますが、次のようなツールと組み合わせることでより大きな効果を発揮します。

• CRM
• MA
• ERP
• グループウェア
• 社内コミュニケーションツール
• 会計システム
• 名刺管理ツール

ただし、多くのツールと連携すればするほど良いというわけではなく、組織の課題に応じて適切なツールと連携させることが重要です。ここでは、それぞれのツールについて解説します。

CRM

CRMとは「Customer Relationship Management」の略で、日本語では「顧客関係管理」と呼ばれます。顧客情報や顧客との関係性を一元的に管理できるツールで、顧客との良好な関係を長期的に築くことを目的とします。

SFAが営業活動の管理に特化しているのに対し、CRMは顧客との接点を管理するのに特化しています。SFAとCRMを連携させることで、進行中の商談だけでなく、受注後の問い合わせ対応や契約更新の履歴なども管理できるようになり、継続的な取引や顧客の満足度向上につなげられます。

MA

MAとは「Marketing Automation（マーケティングオートメーション）」の略で、リード（見込み顧客）の獲得から商談へ進むまでの一連のマーケティング活動を自動化するツールです。主にリードのスコアリングやメール配信といった機能を搭載し、リードに情報提供を続けることで購買意欲を高めていくリードナーチャリングにも役立ちます。

Web閲覧やメール開封、商品の資料請求など、行動データから自社商品への興味・関心が高いリードを見極めることができるため、SFAと連携させることで、より適切なタイミングでのアプローチが可能になり、リードの育成から成約までの流れがスムーズになります。

ERP

ERPとは「Enterprise Resource Planning」の略で、企業経営における基本的な4つの資源である「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」を1か所に集約し、企業活動を最適化するために有効活用するシステムです。

ERPでは、会計管理や生産管理、購買管理などさまざまな機能が統合されています。SFAと連携させることで、商品の生産状況や在庫状況など、営業部門以外で管理している情報も踏まえたより適切な営業戦略を立てることが可能になります。

グループウェア

グループウェアとは、チームのスケジュール管理やプロジェクト管理などを効率化するツールです。各営業担当者やチームの予定を共有することで業務の日程調整をしやすくしたり、プロジェクトの進捗をカレンダーに反映してメンバーのタスクや作業負荷を可視化することができます。

SFAと連携させることで、営業活動の履歴と併せて商談や打ち合わせのスケジュールなども一元管理できるようになります。社内での情報共有がよりスムーズになり、案件ごとの人的リソースの配分も効率的に行えます。

社内コミュニケーションツール

組織で利用しているコミュニケーションツールやチャットツールがある場合は、SFAと連携させることで営業活動に関する情報共有をよりスムーズにできます。例えば、重要な案件に進展があった場合は自動で通知が来るようにすることで、情報を素早く共有し、今後の対応方針をチーム内ですぐに検討できるようになります。チーム内や各部門の連携を強化し、より迅速な意思決定を可能にします。

会計システム

会計システムとは、見積書や請求書の作成のほか、顧客からの入金情報の確認などを支援するツールです。SFAと連携させることで、受注した商談情報を基に請求書などを効率的に作成できるようになり、営業部から経理部への情報共有もスムーズに行えます。

名刺管理ツール

名刺管理ツールとは、営業担当者がそれぞれの営業活動で入手した名刺情報をデータ化し、組織で管理・共有するためのツールです。顧客の名前や会社名、部署、役職などを一元管理することができます。

SFAと連携することで、SFAに顧客情報を入力する手間を省けるほか、名刺交換で得た情報をリード情報や案件情報とひもづけて管理できるようになり、展示会やセミナーで大量に名刺を取得した場合でも、リードを漏れなく確実にフォローすることができます。

SFAとほかのツールを連携させるメリット

SFAとその他のツールを連携させるメリットとして、主に次の4つが挙げられます。

• 業務効率を高められる
• 属人化を防げる
• 部門間の連携をスムーズにできる
• 成約率を高められる

それぞれのメリットについて解説します。

業務効率を高められる

名刺情報や顧客へのアプローチ履歴、商談の内容などを複数のツールで管理していると、情報が分散されてしまい、確認作業や別システムへの入力作業に手間や労力がかかってしまいます。

SFAとそのほかのツールを連携させることで、営業活動に関するさまざまな情報を一元管理し、必要な情報へ素早くアクセスできる環境を整えることが可能です。情報収集や転記などの事務作業にかかっていたコストを削減しながら、組織に蓄積された情報を活用しやすくすることで、業務のさらなる効率化につなげられます。

属人化を防げる

SFAをほかのツールと連携することで、業務の属人化防止につなげられます。例えば、名刺管理ツールと連携することで、名刺情報とひもづけながら営業活動を管理できるようになり、誰がどの顧客とどのようなやりとりをしているのか、より正確に可視化することが可能です。担当者が異動・退職した際にも、スムーズに案件を引き継ぐことができます。

また、成功した案件を基にノウハウやナレッジを蓄積すれば、組織として再現性のある営業プロセスを確立しやすくなり、各営業担当者の能力や人脈に依存しないチームづくりが可能になります。

部門間の連携をスムーズにできる

SFAとそのほかのツールをうまく連携することで、部門間の情報共有をよりスムーズに行えます。例えば、MAと連携することで、マーケティング部が獲得・育成したリードの情報を営業部へスピーディーに伝えることが可能です。

こうした情報共有は、社内のコミュニケーションを活性化させることにもつながり、組織としての目標達成に向けて各部門の協力体制をより強固なものにします。

成約率を高められる

SFAとほかのツールを連携させ、顧客の情報を一元管理できる仕組みを整えれば、成約率の向上も期待できます。例えば、MAと連携させることで、自社商品への興味・関心度が高いリードへ最適なタイミングでアプローチすることが可能になり、より効率的に商談を進めることが可能です。

また、商談の進捗状況を社内のチャットツールで共有できるように連携しておくと、次の営業戦略をチーム全体でスピーディーに検討でき、より効果的なアプローチにつなげられます。

SFAと他ツールの連携を検討するタイミング

組織の営業活動において次のような課題を感じているときは、SFAと他ツールの連携を検討する良いタイミングかもしれません。

• リードが増えて適切にアプローチできていないとき
• 営業部とマーケティング部で連携ができていないとき 失注した顧客への再提案ができていないとき
• 名刺情報を会社として管理できていないとき

それぞれのケースについて詳しく解説します。

リードが増えて適切にアプローチできていないとき

組織にとってリードが増えるのは良いことですが、増えれば増えるほど、どのリードからアプローチするべきか、優先順位を決めるのが難しくなります。その結果、組織のリソースを適切に配分できなくなったり、アプローチ漏れが発生してしまう可能性もあります。

このような課題を感じている場合は、SFAとMAを連携させることがお勧めです。MAでリードをスコアリングすれば、自社商品への興味・関心度が高まっているタイミングを逃さず、適切にアプローチすることが可能になります。

営業部とマーケティング部で連携ができていないとき

営業部とマーケティング部で顧客情報を別々に管理していると、情報共有に時間がかかるほか、共有すべき情報に漏れが生じるなど、適切なアプローチを行えない可能性があります。

このような課題を抱えている場合は、SFAとCRMやMA、社内のチャットツールなどを連携させるのがお勧めです。顧客の行動履歴や提案への反応などを、異なる部署間で迅速かつ漏れなく共有できるようになり、より質の高いアプローチにつなげられます。

失注した顧客への再提案ができていないとき

営業活動で失注することは珍しくありません。しかし、失注後も継続的に顧客をフォローしておくことで、再び商談の機会を得られる可能性もあります。

失注した顧客への再提案ができていない場合は、SFAとCRMやMAを連携させ、顧客の管理・育成に注力するのがお勧めです。メール配信などで定期的に自社商品の情報を提供し、顧客の興味・関心が高まったタイミングで再度アプローチをすることが可能になります。

名刺情報を会社として管理できていないとき

手に入れた名刺情報は、営業担当者が個人で管理するよりも、社内で共有した方が組織の人脈を効果的に活用しやすくなり、商談や受注につなげやすくなります。

組織の人脈を活用しきれていないと感じる場合は、SFAと名刺管理ツールを連携させるのがお勧めです。名刺管理ツールに登録された正確な名刺情報をリード情報や案件情報とひもづけやすくなり、顧客との接点を可視化しながらスムーズに営業活動を進められます。

SFAとほかのツールを連携させる際のポイント

SFAとそのほかのツールを連携させる際は、次のポイントを押さえることで、より大きな効果を発揮します。

• 連携させる目的を明確にする
• データクレンジングを行う
• トレーニングを実施する

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

連携させる目的を明確にする

SFAとほかのツールを連携させる前に、連携の目的を明確にすることが大切です。例えば、成約率を上げることを目的とする場合と、部門間の連携をスムーズにすることを目的とする場合では、連携させるべきツールが異なります。目的があいまいなまま連携させると、不要なデータが蓄積され、かえって使いにくくなってしまう可能性があるため注意が必要です。

データクレンジングを行う

データクレンジングとは、データの重複や表記の揺れ、誤字を解消したり、古いデータを削除したりすることで、データを活用しやすいように整える作業です。ツールを連携させる前にデータクレンジングを行わなければ、誤ったデータや重複したデータが複数のシステムに拡散されてしまうリスクがあります。異なるツール間で会社名の表記方法を統一したり、同じタイミングでデータ更新を行うなど、ルールを明確にしておくことでスムーズな運用につなげられます。

トレーニングを実施する

ツールの連携がうまくいったとしても、社員による活用が進まなければ意味がありません。そのため、連携したデータがツール上でどのように表示されるのか、またはどのような操作を必要とするのかなど、スムーズに活用するための研修やトレーニングを行うことが大切です。特に、ツールを連携させた意図をしっかり理解してもらうことで、システムが形骸化するのを防ぐことができます。

SFAと連携できる名刺管理ツールなら「SKYPCE（スカイピース）」

法人向け営業名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」には、SFA機能が標準搭載されています。名刺情報を基に「人」単位で情報を管理できるサービスの特長を生かし、見込み顧客ごとに名刺情報とひもづけてリード情報を管理。ナーチャリング（顧客育成）を通して案件化した場合には、そのまま案件としてスムーズに管理できます。

リード・案件ごとの営業活動の履歴を「活動履歴」として残せるほか、上司や同僚がコメントやリアクションを行えるなど、チーム内の情報共有を支援する仕組みが整えられています。また、正確な名刺情報を生かしてメールマガジンの一括配信やダイレクトメールの送付先リストの作成にも活用できるなど、ナーチャリングに役立つ機能も豊富です。

SFA機能を活用した営業活動の効率化をお考えの際は、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。

「SKYPCE（スカイピース）」の導入事例

SKYPCEの導入事例として、SKYPCEをご利用いただいているユーザー様に、導入を検討された経緯や導入後に得られた効果などについてお話を伺った記事を公開しています。ここでは、その中から3件の事例をピックアップして、記事の内容を一部抜粋してご紹介します。

株式会社栃木シンコー様

導入前の課題

営業案件の管理に使用している「Salesforce」の運用における課題を抱えていました。細かい顧客情報を手入力するのが手間で、名前欄に名字のみが入力されている、メールアドレスの登録がないなど、データクレンジング（適正化）が必要な状態でした。

導入後の効果

新たに名刺交換したお客様の情報を、すべて「SKYPCE」から「Salesforce」に連携することで、精度の高いデータを活用できるようになりました。「SKYPCE」はマニュアルを見なくても操作できるので、すぐに活用が浸透しました。受け取ったその場で名刺を取り込んでおけば、帰社したときにはデータ化が完了し、「Salesforce」に情報が連携されていることが多いです。担当者は案件情報を入力するだけになり、業務効率も向上しました。

日本電通株式会社様

導入前の課題

当社はもともと名刺の管理方法についてルールを定めていませんでした。そのため、管理方法が統一されていないことによる課題が複数発生していました。名刺管理が属人化しており、異動や退職時の引き継ぎが困難だったほか、個人向け名刺管理サービスの利用も散見され、セキュリティ面の懸念もありました。

導入後の効果

名刺を一元管理することで、今まで見えていなかったさまざまな情報が可視化された点は、当社にとって大きな効果でした。これらの情報を生かすことで、個々の活動実態に基づいた的確な営業戦略の立案が可能になりました。また、営業訪問後に「活動記録」を入力することをルール化しています。活動記録を登録すると、関係者にも通知できるので、これまで口頭やメールで行っていた報告や相談も、「SKYPCE」に情報を入力するだけで完了。情報共有の手間が大幅に削減されました。

リーンマーケティング株式会社様

導入前の課題

業務で得た名刺は、各人が無料の個人向け名刺管理サービスを使用してデータ化していました。その情報を営業活動に利用するには、名刺情報をCSV形式のデータで出力し、手作業で統合する必要があったため、フローを合理化したいと考えるように。ツール選定では、当社が使用している顧客管理プラットフォーム「HubSpot」との連携が必須要件でした。複数のツールを比較した中で、外部システムとの連携APIを提供している「SKYPCE」が、ツールとしての信頼性も高く予算にもマッチしました。

導入後の効果

名刺が登録されると、自動で「HubSpot」に連携され、名刺情報に更新がある場合は、1時間以内にデータが上書きされる仕組みです。情報の突き合わせ時のキーには、メールアドレスを使用。突合を行うサーバーは、大手クラウドサービス上に構築することで、情報をセキュアに扱えるようにしています。「HubSpot」で管理している見込み顧客の情報に正確な名刺情報が反映されるようになったことで、昇進や異動などの情報を正しく把握でき、キーパーソンにアプローチしやすくなりました。特に、公開されることが少ない中小企業の人事情報をキャッチアップできるのは、営業活動の確度向上に大きく寄与しています。

まとめ

ここまで、SFAとそのほかのツールを連携させるメリットや連携させるタイミング、連携時のポイントについて解説しました。ツールの連携を図る際は、まず目的を明確にした上で、組織の課題解決に適したツールを選定することが重要です。営業名刺管理「SKYPCE」なら、AI-OCRやオペレーターによる確認・修正を通じて登録された正確な名刺情報を、SFAと連携してスムーズに活用することができます。SFAと名刺管理ツールの連携をお考えの際は、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。