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Sky株式会社

公開日2024.05.17

名刺にメモ書きをしても大丈夫? 失礼にならないマナーを解説

著者:Sky株式会社

名刺にメモ書きをしても大丈夫? 失礼にならないマナーを解説

名刺には通常、取引相手の企業名や部署名、名前などが記載されています。名刺交換をして受け取った相手の名刺に、その人の印象や商談でのメモなどを書き込むことができれば、もっとスムーズに営業活動がしやすいのではと考える人もいるのではないでしょうか。しかし、名刺は持ち主の分身ともいわれるほど大切なツールなので、果たしてメモ書きをしても良いものか悩ましいところです。この記事では、名刺にメモ書きをする際に知っておきたいマナーや、メモ書きをするメリット、名刺にメモを書く場合のポイントなどについて解説します。

名刺にメモ書きをする際のマナー

名刺に直接書き込むことは、マナー違反ではありません。しかし、名刺はその人の分身ともいわれ、ぞんざいに扱うことは避けなければなりません。名刺にメモ書きをする際は、基本的なマナーを遵守することが大切です。まずは、名刺にメモ書きする際のマナーについて解説します。

名刺交換の場で名刺にメモ書きをしない

相手の名刺にも自分の名刺にも、交換した場所でメモ書きをするのはタブーです。ただし、メールアドレスが間違っている、部署名が変わったなどの理由で相手から訂正や追記を求められたときは、その場で修正内容をメモ書きして構いません。「失礼します」と断りを入れた上で、指定された事柄だけをメモします。

商談中に名刺をメモ代わりにしない

名刺交換の場で名刺にメモ書きをしないのと同様に、商談中のメモ代わりに名刺を使うのもマナー違反といえるでしょう。商談に入る前に、あらかじめメモ帳を用意しておくのがマナーですが、準備ができていなかった場合は、相手に断っていったん話を止めてもらい、手帳やメモ帳を取り出して対応します。焦って名刺にメモをしてしまい、ネガティブな印象を残さないように心掛けます。

紛失した場合を想定してメモ書きをする

メモ書きをした名刺を紛失した場合を想定し、相手のプライベートな情報やネガティブな情報を書き込むのは控えます。相手の自宅や家族のことなどプライベートが推測できる情報が書かれていると、紛失した名刺を誰かが拾った場合、トラブルに発展する可能性があります。同様の理由で、ネガティブな情報を書き込むのも控えましょう。特に相手の見た目や性格などに関する内容はこちらに悪気はなくともネガティブに捉えられる可能性があります。

名刺にメモ書きをするメリット

商談に関するメモはメモ帳に書くのが基本ですが、あえて名刺にメモを書くメリットがあります。ここでは、相手の名刺にメモ書きをするメリットと、自分の名刺にメモ書きをするメリットをそれぞれ解説します。

相手の名前やイメージを覚えやすくなる

受け取った相手の名刺に、その人の印象をメモしておくと、名前などを覚えやすくなるというメリットがあります。これは、名刺に記載されている情報と関連づけて記憶に残りやすくなるためです。継続的に顧客とコミュニケーションを取るビジネスパーソンは、今日会った人と話した内容を整理して覚えておく必要があります。記憶の糸口になるのが交換した名刺ですが、1日に多くの名刺を交換した場合、記載された名前や所属、肩書き、連絡先にピンとこないこともあります。そこで役立つのが、名刺の余白です。「名刺交換した日付」「相手の印象」などをメモしておけば、文字情報から会話の情景を思い出しやすくなります。併せて、「商談の内容と進捗度合い」「連絡すべきこととその期限」といった情報をメモしておけば、情報の抜け漏れも防ぐ効果も見込めます。なお、書くタイミングは商談が終わった後、帰社してから行います。

相手に自分を印象づけられる

自分の名刺にメッセージとしてメモを書いて渡すと、相手に自分を印象づけられるメリットがあります。ただし、名刺交換の場でメッセージを書き入れて渡すのは、あまり良い印象がない上に、インクがこすれてほかの名刺を汚すなどのリスクも想定されます。メッセージを書き入れた名刺を渡したいのであれば、訪問前に書き込んでおくのがお勧めです。また、相手に渡す名刺にメッセージを書きたいときは、原則として名刺の裏側を使い、名刺にメモ欄が設けられている場合は、そこにメッセージを書いておきます。書く内容は、例えば、業務に関するナレッジなどをSNSで配信している場合はそのアカウントを記載したり、趣味や座右の銘などを書き込んだりすることで、商談の話題づくりに役立てることが可能です。

名刺のメモを顧客管理に役立てる方法

顧客から受け取った名刺は、営業担当者や企業にとって重要な資産です。資産である名刺を顧客管理に役立てる方法として、名刺管理ツールの活用をお勧めします。各営業担当者が集めた名刺を名刺管理ツールに登録することで、組織全体で共有できる顧客管理用のデータベースを作成することができます。

例えば、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE(スカイピース)」なら、名刺にメモ書きした内容を入力できる「メモ」欄の活用が便利です。名刺を登録する際、名刺に書かれている内容を「メモ」欄に入力しておくことができるほか、事前に登録してある名刺に追加情報を記載するなど、さまざまな使い方ができます。例えば、顧客がテレワークをしている曜日や多忙な時間帯、全社的に出社が義務づけられている曜日などを共有しておくと、ほかの営業担当者がアポ取りをする際に役立ちます。「SKYPCE」は外出先からスマートフォンで名刺を登録してメモを追加できるので、忘れないうちに必要な情報を記録しておくことも可能です。

メモした名刺も営業活動に活用できる営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」

名刺は持ち主の顔ともいえる大切なツールです。メモ書きをする際はマナーを守り、失礼のないように情報をメモして営業活動に役立てることをお勧めします。

名刺管理ツールを活用して名刺情報を顧客管理に活用するなら、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」が役立ちます。スキャンした大量の名刺を一度に登録できるほか、スマートフォンを使って撮影した名刺の情報登録も行え、手軽に利用できるのが特徴です。また、顧客の名刺情報のほか、営業活動を記録し、共有することもできます。営業担当者が商談のメモや顧客に関する情報を入力したり、上長が活動記録から部下の進捗を確認したりすることも可能です。

名刺交換した顧客の特徴や重要な情報を記録し、効率的な営業活動に活用したい場合は、「SKYPCE」をぜひご活用ください。