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Sky株式会社

公開日2024.05.17

名刺交換のマナーを知ろう! 交換の順番や渡し方など基本を解説

著者:Sky株式会社

名刺交換のマナーを知ろう! 交換の順番や渡し方など基本を解説

社会人になり、会社同士のやりとりを行う場面で覚えておきたいのが名刺交換のマナーです。名刺交換に関するマナーは、ビジネスパーソンが社外の人と人間関係を構築する際において、身につけておきたい作法の一つです。自分の第一印象や相手との関係構築を良くし、その後の営業活動を幸先良く始めるためにも、マナーのポイントを押さえた名刺交換が大切といえます。この記事では、名刺交換におけるマナーとして、名刺の扱い方、名刺交換の流れ、渡す順番などを解説します。

名刺の扱いに関する基本的なマナー

名刺交換には、お互いの名前や所属に関する情報を共有することに加え、あいさつを通して相手との円滑なコミュニケーションを図るという役割もあります。マナーを守って名刺交換を行えば、相手にポジティブな印象を与え、今後の関係を築くための基盤とすることも可能です。まずは、名刺交換の際に心掛けるべき、名刺の扱いに関する基本的なマナーについて解説します。

汚れた名刺、折れた名刺を使わない

名刺の扱いに関するマナーの一つは、汚れた名刺、折れた名刺を使わないことです。名刺は、自分自身の名前と立場を紹介するためのアイテムであり、名刺交換はいわば「自身の分身」を相手に渡すようなものといっても過言ではありません。その名刺が汚れたり折れたりしていると、自身のビジネスに対する基本的姿勢や注意深さを疑われる原因になり得ます。

名刺は立って渡す

名刺交換は、基本的に立った状態で行うのがマナーです。会議室などでテーブルなどが間にある場合でも、必ず立って相手の近くに移動し、近い距離で名刺を渡すことが礼儀とされます。テーブル越しに名刺を差し出す、もしくは受け取るような行為はしないよう気をつけることが大切です。

名刺入れを使う

名刺入れを使用することも名刺の扱いに関する基本的なマナーの一つです。名刺は専用の名刺入れに保管し、名刺交換をするときも名刺入れから取り出して渡します。ポケットやかばん、財布から直接、名刺を取り出して渡す行為は、名刺の扱いが雑で、相手への配慮にも欠けているという印象を与えかねません。また、名刺入れを使用することで、名刺を常にきれいな状態に保つこともできます。

相手企業のロゴに指を置かない

名刺を受け取る際は、相手の名前などの文字は当然ながら、相手企業のロゴにも指がふれないようにします。ロゴに指を置かないというのは、相手企業への尊重を示すための行為です。名刺を持つ際は、指で情報が隠れないよう配慮しましょう。

相手の名刺は丁寧に扱う

相手から受け取った名刺は、失礼がないよう丁寧に扱うことも、名刺の扱いに関する基本的なマナーです。相手の名前や企業ロゴが指で隠れないよう持つことに加えて、両手で受け取る、なるべく胸より上の位置で持つ、テーブルの上に静かに置くなどの配慮が求められます。名刺を受け取ったときから、最後に名刺入れにしまうときまで、相手の分身という意識で、丁寧に扱うことを心掛けます。

名刺交換の流れ

名刺の扱いに関する基本的なマナーを踏まえた上で、次に名刺交換の基本的な流れについて解説します。ここでは、商談で取引先の会社に訪問した場合を例に解説します。

1. 名刺を準備しておく

名刺交換の前には、いつでも名刺を取り出せるよう、名刺入れを用意しておきます。名刺交換のタイミングが来たときに慌てないよう、あらかじめ上着の内ポケットやかばんの取り出しやすい場所に、名刺入れを入れておくとスムーズです。

2. 名刺を渡す

名刺交換をする際は、相手が読みやすい向きにした名刺を名刺入れの上にのせて、胸元あたりで両手を差し出しながら渡します。軽くお辞儀をしながら「◯◯社××事業部の△△と申します」と社名や所属部署、名前を告げます。こちらから訪問した場合は相手よりも先に名刺を渡す、相手の名刺よりも自分の名刺をやや低い位置で差し出すこともポイントです。

3. 名刺を受け取る

名刺を受け取る際は、渡すときと同じように両手で受け取るのが基本です。受け取りながら、「頂戴いたします」と一声添えます。このとき、相手も同じように差し出して同時に交換することになった場合は、右手で自分の名刺を差し出しながら、左手で相手の名刺を受け取るようにします。この場合は、相手の名刺を受け取ったら、すぐに右手を添えるようにします。

4. 名刺を置く

受け取った名刺は、すぐにしまうのではなく、机の上に置いた自分の名刺入れの上に出しておきます。その際は、名刺の上に筆記具などを置かないようにし、自分から見て左側に置くのが基本です。相手が複数名いて、最も立場が上である人がわかる場合は、名刺入れの上にその人の名刺を置くようにします。また、相手が席に着いたときに、名刺入れの隣から座席の順番に合わせて並べることで、相手の名前を確認しながら話がしやすくなるのでお勧めです。ただし、あまり毎回名刺を見ながら名前を呼ぶのも失礼になりかねません。なるべく早めに名前を覚えるように心掛けることが大切です。

5. 名刺をしまう

名刺を名刺入れにしまうのは、基本的に商談や会話が終了してからです。そのときもできるだけ相手が名刺を名刺入れに収めるのを確認してから、自分もしまうようにします。自分から先にしまってしまうと、早くこの場を切り上げて帰りたいというニュアンスが相手に伝わる可能性があるためです。また、しまうときも名刺を折り曲げるようなことがないよう、丁寧に名刺入れに入れるように心掛けます。

名刺交換の順番

名刺交換では、単に名刺を交換するだけでなく、渡す順番にもマナーがあります。名刺交換の順番について解説します。

立場が下の人から上の人に渡す

一般的に、名刺は立場が下の人から上の人へ先に渡すのがマナーとされています。商談で訪問したのであれば、訪問した側から渡します。また、相手が複数名だった場合は、その中で最も役職が上の人から順に名刺を渡していきます。

上司から先に名刺交換を始める

自社が複数で訪問している場合は、役職が上の人から順に名刺を渡します。上司と一緒に訪問したのであれば、まず上司が相手の一番役職が高い人に渡し、自分はその後に続いて同じ人に渡します。

名刺交換で起こりがちなトラブル

名刺交換の基本的なマナーを心得ていても、実際の名刺交換のシーンでは不測の事態が起きる場合があります。ここでは、名刺交換の際に起こりがちなトラブルと、その場合の対処法について解説します。

名刺を忘れてしまった

万が一、名刺を忘れてしまった場合は、「申し訳ございません、あいにく名刺を切らしておりまして」といった表現を用いて謝罪し、口頭で自分の名前や部署名を伝えます。名刺を渡せないのはマナー違反であることは否めませんが、「忘れました」と言ってしまうより、「切らしました」と伝えるほうが角も立ちません。併せて、後日名刺を郵送するか、次に会う際に改めて手渡すことを提案すると、誠実さを伝えられます。

相手に先に名刺を出された

たまたまタイミングが合わず、自分が名刺を差し出すよりも、相手が先に名刺を差し出しているという場合もあります。それに対し、相手を待たせたままかばんの中などから名刺を探し始めるのはあまりスマートな対応と言えません。少しでも時間がかかりそうなら、まず「頂戴いたします、◯◯社の△△です」と名乗りつつ、名刺をいったん受け取ったほうが無難です。その後、すぐに名刺を取り出し「申し遅れました」と言いながら、改めてあいさつをしながら名刺を渡します。

名刺交換のタイミングを逃した

何らかの理由で商談や会話が始まってしまい、名刺交換のタイミングを逃してしまう場合があります。また、すでに商談が始まっていて、途中から来た相手との名刺交換ができないといったケースもあり得ます。この場合は、商談が終わってから、「恐れ入りますが、お名刺をいただいてもよろしいでしょうか」と丁寧に申し出て、名刺交換をすれば問題ありません。

受け取った名刺は名刺管理ツールで管理する

ビジネスにおいて欠かせないアイテムである名刺は、受け取った名刺が増えるほど管理が大変です。大量の紙の名刺を物理的に管理するのは限界があり、すぐに目当ての名刺を見つけられなかったり、なくしてしまったりすることもあります。そこでお勧めなのが、名刺管理ツールを利用した管理方法です。

名刺管理ツールは、大量の名刺をスキャナーで読み込んだり、スマートフォンで撮影したりするなどして情報を読み取り、データ化して管理できるITツールです。名刺情報をデータ化することで、情報の整理と検索を簡単に行えるようになり、情報のバックアップと共有も容易になります。名刺交換で受け取った名刺は、会社に持ち帰ってしっかり管理してこそ、情報として今後のビジネスに生かすことができます。

顧客の名刺管理なら営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE(スカイピース)」

ビジネスパーソンであれば、名刺交換の基本的なマナーを守ることは常識といえます。相手を尊重する気持ちを忘れず、名刺を丁寧に扱うことを心掛けていれば、失礼のない立ち居振る舞いができるはずです。また、受け取った名刺をしっかりと管理することも、相手との先を見据えた関係構築に役立ちます。

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE(スカイピース)」は、スマートフォンで撮影した名刺をデータベース化できる機能や、名刺をスキャナーや複合機でまとめて登録できる機能を搭載しています。名刺情報のデータ化から顧客管理まで、さまざまな業務の自動化が可能です。なお、名刺のスキャンにはOCR(光学的文字認識)を利用していますが、「SKYPCE」ではオペレーターによるチェック・修正も行っており、OCRの弱点を補った高精度のデータ化を可能にしています。このようなシステムを搭載した「SKYPCE」によって、受け取った名刺を正確な情報に基づいて管理し、顧客への営業メール送信といった営業活動にも活用できます。

大切な名刺情報をデータとして適切に管理し、営業活動の強化をサポートできる「SKYPCE」の導入を、ぜひご検討ください。

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