名刺に載せる情報は何でもよい？ 必要事項や作成時の注意点を解説

名刺に記載すべき必要事項

名刺交換後の「いざ、連絡を取りたい」という時に、電話番号が間違っていたり、部署名が古かったりしては、せっかくのビジネスチャンスを逃しかねません。営業活動を円滑に進めるためには、名刺を渡した相手が必要とする情報を、正確に記載した名刺が不可欠です。ここでは、名刺としての役割を果たすために、最低限載せるべき必須項目を確認します。これを参考に、抜けや漏れがないか、しっかりチェックしてください。

名前

個人の名前は、名刺が伝えるべき重要な項目の筆頭です。そのため、真っ先に目に入るよう、目立つ場所に目立つ大きさで記載します。読み方の正確性は後々の営業活動に大きな影響を与えるため、ふりがな、またはローマ字表記で名前の読み方を入れておくことをお勧めします。

法人名、会社名

法人名や会社名は、必ず正式名称で載せ、株式会社は（株）などと省略しないようにします。正式名称で記載することで、後に名刺情報をデータ化する際のミスを防ぎます。フリーランスで屋号がある場合も正式名称で載せます。

海外への出張が多い人や外国人と名刺交換する機会が多い人は、名前だけでなく、社名などもすべて英語で表記しておくと便利です。

ロゴ

会社名のほかにロゴも載せておくと、会社や自分をアピールするのに効果的です。人間の脳は文字よりもイラストの方が記憶に残りやすいため、ロゴ入りの名刺にすることで会社を認識してもらいやすくなります。

部署名

複数の部署がある会社の場合、所属する部署名や課名を細かく記載する必要があります。正確な部署名は、相手が組織内の適切な連絡先を特定するために重要です。部署名と課名は、名前や会社名より小さいフォントを使って記載しましょう。

役職や肩書

役職や肩書は、その人の置かれている立場や決定権を示す重要な情報です。名刺の本人が意思決定権を持つ人物かどうかを判断する際の重要な要素となるため、縦書きの場合は名前の右上、横書きの場合は名前の左上に役職や肩書を記載するのが一般的ですが、部署名の後に続けて記載するパターンもあります。

郵便番号と住所

会社や事務所、店舗など、名刺の本人が所属している場所の住所を記載します。郵便番号から都道府県、建物名や部屋番号まで、省略しないことが大切です。正確な住所情報は、郵送での資料の送付といった営業活動に役立ちます。また、本社と自身が勤務している事業所が違う場合は、両方の住所を記載します。

WebサイトのURL

会社や店舗のWebサイトのURLを記載します。URLを記載することで、名刺を渡した相手に、自分の会社がどのような事業やサービスを提供しているのか、アピールすることにつながります。

メールアドレス

メールアドレスも名刺に必須の記載事項です。会社で使用している個人のメールアドレスや事業用のメールアドレスなど、名刺の本人に届くものを記載するのが基本です。

電話番号

日常的なやりとりがメール主体だったとしても、電話番号は必ず記載します。一般的には会社・事業所・店舗の代表番号を記載しますが、内線番号も記載しておくと取り次ぎがスムーズです。電話番号があることで、相手は迅速に連絡を取ることができ、会社から個人用の電話番号（IP電話の番号など）が支給されていれば、併せて記載します。

名刺に載せるとよい補足情報

最低限の必須項目に加え、相手の利便性を高める情報を添えることで、相手が相談しやすくなり、より良い営業成果につながります。続いては、必要に応じて名刺に記載することで、相手に好印象を与えることが期待できる補足情報をご紹介します。これらの情報の記載は必須ではありませんが、話題づくりになったり、相手にとって親切だったりするためお勧めです。

営業時間や定休日

店舗情報を記載する名刺には、営業時間と定休日を記載しておくと親切です。営業時間外で対応できないタイミングがある場合、営業時間を記載しておくことで、取引相手が無駄足を運ぶ手間などを省けます。

会社のキャッチフレーズ

名刺に会社をアピールするキャッチフレーズを記載するのも、印象づけに効果的です。会社の方針や仕事のスタンスを示すキャッチフレーズを記載することで、相手に自社をイメージしてもらいやすくなります。

顔写真や似顔絵

営業の仕事などでは、名刺に顔写真を載せるケースもあります。「顔を覚えてもらうこと」がビジネスの最初のステップだといわれており、顔写真や似顔絵などを載せることで印象に残りやすくなります。

サービスの紹介や経営理念

サービスの紹介や経営理念を名刺に記載することで、自社の事業展開を知ってもらうきっかけとなります。加えて、自分の担当業務以外のサービスも認知してもらうことができるため、新たな取引につながる可能性が高まります。

SNSのアカウント

自社の公式SNSアカウントを記載することもお勧めです。会社・商品・店舗などで公式SNSアカウントを持っている場合、名刺にその旨を記載し、アクセスしてもらうことで、Webサイトと同じように自社や自社商品をアピールできます。また、相手にSNSアカウントをフォローしてもらえたら、商品やサービスの最新情報を届けることも可能になります。

WebサイトやSNSアカウントの二次元バーコード（QRコード）

WebサイトやSNSアカウントのURLを二次元バーコード（QRコード）にして名刺に記載することも、相手に好印象を与える可能性があります。名刺を受け取った相手はURLをわざわざ入力する必要がないため、WebサイトやSNSアカウントへアクセスしてもらいやすくなります。

名刺作成時の注意点

名刺の見やすさと正確性は、営業活動の第一印象を左右する重要な要素です。名刺に記載する情報には、大きな宣伝効果を生み出す可能性があります。しかし、読みづらい文字を使うなど、視認性が悪い名刺ではその効果が下がってしまいます。ここでは、名刺作成時の注意点について解説します。

読みづらい字

前項で名前にふりがなを入れることをお勧めしましたが、特に読みづらい名前である場合や、間違えられやすい漢字、アルファベットなどが含まれている場合には、読み方を添えることが大切です。相手が名前を誤って記憶することを防ぎ、名刺を受け取った相手を困惑させないように配慮します。

文字のサイズや形

名刺は見やすさが重要なため、読みにくい文字はあまり印象が良くありません。小さ過ぎる文字サイズや奇抜な形のフォントは避け、誰もが読みやすいように配慮します。

名刺に使う色

印象の良い名刺にするためには、名刺に使う色にも注意しましょう。コーポレートカラーを使用するのは、会社を印象づけるために大切なことですが、文字が読みづらくなるような色は使わないようにすることが大切です。

名刺のサイズや形

日本で使われている一般的な名刺サイズは91mm×55mmです。目立たせようとして標準サイズより大きくしてしまうと、名刺入れや名刺ファイルに入らず、相手を困らせてしまうため、一般的なサイズで作成するのがお勧めです。また、星形や丸形などの奇抜な形状より、名刺入れに入れやすい長方形の方が相手に好印象を与えます。

名刺は「作る」だけでなく「管理」も重要

ここまで、ビジネスチャンスを広げるために名刺に盛り込むべき、欠かせない情報についてご紹介してきました。このように、一枚の名刺には、個人の連絡先だけでなく、その人の所属や立場を示す、極めて重要な情報が詰まっています。

営業活動をスムーズに進めるためには、まず「渡す側」がこれらの情報を正確に伝えることが大前提です。そして同時に、「受け取る側」も、その重要な情報を丁重に扱い、正しく管理する責任があります。

例えば、転職の際に「自分がもらったものだから」と顧客の名刺を気軽に持ち出したりすれば、守秘義務違反や個人情報保護法違反に抵触することにもなりかねません。名刺の保管や扱いには厳重な注意が必要です。

名刺管理なら「SKYPCE（スカイピース）」

先述したとおり名刺に記載された情報は、丁重に扱い、正しく管理する責任が伴います。 名刺情報の「安全な管理・活用」という課題解決に役立つのが、営業支援名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」です。「SKYPCE」は、名刺情報をスムーズにデータ化して、顧客情報を一元管理し、社内の安全な情報共有を可能にします。

【導入事例】 日本情報システム株式会社 様

導入前の課題

イベントで受け取った大量の名刺を管理するため、マーケティング部門を中心とした一部の部署で、他社の名刺管理ツールを導入していました。しかし、近年多発している情報漏洩等の事例に鑑み、当社でも名刺情報を含むデータ管理の体制やツールを見直していくことに。 そこで、今後は名刺管理ツールを全社的に導入していくことも踏まえて、使いやすさや機能拡張の可能性などの視点からツールを検討。名刺のデータ化がすべて国内で行われていることへの高い信頼性や、すでに導入していた「SKYSEA Client View」との連携が決め手となり、「SKYPCE」を導入しました。

導入後の効果

「SKYPCE」導入後は、スキャナーからまとめて名刺を取り込むことができ、データ化までの作業が効率化できています。UIもわかりやすく、画面に従って操作すれば、マニュアルを参照しなくても作業を完了できます。さらに、営業活動におけるターゲティングには「企業データベース」を参照。東京商工リサーチに登録された企業の売上高や従業員数を「SKYPCE」からレンジで確認できるので、今後どのようなアプローチをかけていくかなど、営業戦略を策定する上での情報収集に利用しています。