名刺交換後にお礼メールは必要？ マナーや注意点を解説（例文つき）

名刺交換後にお礼のメールは必要？

名刺交換後のお礼メールは、相手との関係構築において大切な手段になります。丁寧なお礼メールを送ることで相手に好印象を残すことができ、今後のビジネスでもプラスの影響が期待できます。

もちろん、名刺交換後のお礼メールは必ず送らなければならないと決まっているわけではありません。メールではなく電話でお礼を伝えるほうが丁寧だと感じる方もいるので、相手の考え方を踏まえて状況に応じて判断することが大切です。

セミナーや懇親会など、一度に大勢の方と名刺を交換した後に、1通ずつお礼メールを送ると多くの時間がかかってしまい非効率です。名刺交換した後、なるべく早く名刺管理ツールに登録しておくことで、効率よくメールが送信できます。

営業支援 名刺管理サービスの「SKYPCE（スカイピース）」は、スマートフォンなどで名刺情報を読み込んで素早く登録。会社名や名前、名刺交換日などで検索し、名刺が手早く探し出せる、使いやすさにこだわった名刺管理ツールです。

また、名刺情報にタグをつけて管理できるので、登録時にセミナー名などのタグを付与しておけば、お礼メールを送る相手が大勢でもすぐに名刺情報が抽出できます。それらを対象に「One to Oneメール送信」機能を使えば、お礼メールを一度に送信することも可能です。

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名刺交換後のお礼メールにおけるマナー

名刺交換後のお礼メールを送る際に心掛けておくべきマナーをご紹介します。

メールはなるべく早く送る

お礼メールは名刺交換後、なるべく早く送ることが基本です。特に大人数が参加するセミナーや懇親会で名刺交換したときは、数日たってからお礼メールを送信しても、すでに自分の印象が薄れている可能性があります。SKYPCEなどの名刺管理ツールを使えば、効率よくお礼メールを送信することができますので、名刺情報が登録されたら、なるべく早くお礼メールを送る方がいいでしょう。

件名は簡潔に記述する

お礼メールを送る際、件名は簡潔かつ具体的に書き、メールを受け取る相手がひと目見ただけで、どこで出会った人なのか、誰から届いたメールなのか、が理解できるよう工夫することが大切です。例えば「◯◯のセミナーでの名刺交換のお礼」「◯◯の交流会での名刺交換のお礼」といったように、名刺交換した場面とお礼のメールであることを示した上で、会社名と自分の名前を明記する書き方がお勧めです。

相手に興味を示していることが伝わるよう意識する

お礼メールを送る際に、相手に興味を示していることが伝わるような内容にすることで、相手の印象に残りやすくなります。例えば、名刺交換の当日のエピソードや相手との会話の中で出た趣味などに軽く触れる内容にするのがお勧めです。こうした「話のネタ」を忘れてしまわないよう名刺の余白に書き留めておく方法もありますが、自分の名刺にメモを書き入れられることを嫌う人もいるので注意が必要です。

SKYPCEでは名刺の登録時にメモを入力して、名刺情報と紐づけて記録できますので、それらの情報を社内で共有することも可能です。詳しくはこちらのページ（https://www.skypce.net/sales/）もご覧ください。

ただし、お礼メールではプライベートな内容はほどほどに取り入れ、相手のプライバシーに踏み込み過ぎない範囲で、自身の興味を示すことが大切です。

返信不要の旨を添える

お礼メールでは「返信不要」という旨を書き添えておくことが重要です。メールを受け取った相手に無用な気を遣わせないよう、メールの文末には忘れずに記述するようにすると、丁寧な印象を与えられます。

名刺交換後のお礼メールで得られる効果

名刺交換後に、お礼メールを送ることで得られる効果をご紹介します。

相手に自分の存在をアピールできる

お礼メールを送ることで、相手に会社名や自分の名前を再認識してもらい、より強い印象が残せます。後日、あらためてビジネスに関する連絡をするといった場合でも、円滑にコミュニケーションが進められる可能性が高まります。

好印象を残せる

お礼メールを送ることで、相手に「礼儀正しい人」や「丁寧な人」といった好印象を残せます。名刺交換をするときに相手に与える印象の大切さを意識している人は多くいます。多くの人が忘れがちな「お礼メールを送る」という行為自体が他者との差別化になり、ポジティブな印象を持っていただけるようになります。

商談や契約につながる可能性がある

お礼メールに「お話の機会をいただけますと幸いです」や「いつでもお気軽にお問い合わせください」といったひと言を盛り込むことで、今後の商談や契約につながっていきます。お礼メールを通じてコミュニケーションを継続できれば、商談や契約の機会をつくることも期待できます。

名刺交換後のお礼メールの例文

名刺交換後のお礼メールを送る際、活用できる例文をご紹介します。

あいさつを兼ねてお礼メールを送るときの例文

名刺交換後のあいさつを兼ねてお礼メールを送る際の例文です。

アポイントのお願いを兼ねたお礼メールを送るときの例文

お礼メールを送る際、同時にアポイントの獲得を狙う場合の例文です。

セミナーや交流会後にお礼メールを送るときの例文

セミナーや交流会後にお礼メールを送る際の例文です。

商談や会社訪問後にお礼メールを送るときの例文

商談や会社訪問後にお礼メールを送る際の例文です。

自分が名刺を切らしていた場合に送るメールの例文

名刺交換の際、自分が名刺を切らしてしまっていた場合に送るメールの例文です。メールを送る際は、名刺を渡せなかったことへのおわびを書き添えておくことが大切です。

名刺交換後にお礼メールを送る際の注意点

名刺交換後にお礼メールを送る際に、気をつけるべきポイントをご紹介します。

お礼メールは代表者が送る

名刺交換の際、相手方が1名でこちらが複数名だった場合、お礼メールは最も役職の高い1名が代表で送るか、連名で送ることをお勧めします。複数名が個別にお礼メールを送ると、相手に多くのメールを確認する手間をかけさせるだけでなく、社内の連携が取れていない印象を与えかねないためご注意ください。

お相手が複数名いる場合は個別に送る

お相手が複数名でこちらが1名だった場合は、相手側の全員にそれぞれお礼メールを送るのが適切です。送る人と送らない人に差が生まれないよう、名刺を確認しながら慎重にお礼メールを送ることが大切です。

お礼メールの送信が遅れた場合はひと言添えておく

お礼メールの送信が遅れた場合は、謝罪のひと言を添えることが重要です。「ご連絡が遅くなり申し訳ございません」といった謝罪の言葉に加え、「◯月◯日に◯◯にて名刺交換をさせていただきました」のように名刺交換の日付を記しておくことで、相手に伝わりやすくなります。

まとめ

この記事では、名刺交換後のお礼メールを送る際のポイントや例文をご紹介しました。名刺交換後にお礼メールを送ることで、相手には丁寧な印象を与えられる可能性がありますが、文章の書き方や送り方には注意が必要です。記事内でご紹介した例文や注意点を参考にしていただければ幸いです。