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2023.09.29

名刺交換を複数名で行う際のマナーは? 1対1での交換との違いなどを解説

名刺交換を複数名で行う際のマナーは? 1対1での交換との違いなどを解説

複数名のお相手と名刺交換を行うときの渡し方や渡す順番、受け取り方などが曖昧な場合は、失礼にならないよう注意が必要です。打ち合わせは複数名で行うことも少なくないため、取引先に訪問する際は、名刺交換のマナーをしっかり押さえておくことが大切です。この記事では、名刺交換を複数名で行う際の手順やポイントをご紹介します。

名刺交換の基本

名刺交換を複数名で行う際の手順の前に、基本的な名刺交換の方法をご説明します。

社名と名前を名乗る

名刺を相手に差し出すときは、必ず自分の社名と名前を伝えます。名前は名字だけでなくフルネームで名乗るのがマナーとされています。聞き取りづらい会社名や名前の場合は、相手に正しく伝わるようゆっくり話すことを心掛けることが大切です。

必ず立ち上がり、相手と適度な距離を保つ

名刺交換は、必ず立った状態で行います。相手が座った状態で名刺を差し出したとしても、そのまま受け取らず立ち上がってから受け取るのがマナーです。また、名刺交換を行う際は離れ過ぎず、適度に近づきながら行うことがポイントです。

名刺を速やかに出せる状態にする

名刺入れは上着のポケットなどすぐに取り出せる場所にしまっておきます。いざというときに慌てないよう、事前に名刺を名刺入れのカバーの下に挟んでおくとスムーズに交換できます。

名刺を両手で受け取り、名前を確認する

相手に名刺を差し出されたら「頂戴いたします」と答えながら両手で受け取ります。名刺を受け取った後はすぐにしまうのではなく「◯◯様ですね」と相手の名前を復唱し、確認することが大切です。相手の名前の読み方がわからないときは、最初に確認しておくことで呼び間違いが防げます。

受け取った名刺はテーブルに並べて置く

相手から受け取った名刺は名刺入れにしまうのではなく、テーブルに並べて置きます。打ち合わせに必要な書類などが多く、テーブルに名刺を並べるスペースがないような場合は、一礼してから名刺入れにしまうのがマナーです。

名刺交換を複数名で行う場合の手順

名刺交換を複数名で行う際の手順をご紹介します。「名刺交換の基本」の項で説明した内容を踏まえ、スムーズに名刺交換が進められるよう参考にしてください。

人数分の名刺を準備しておく

複数名で名刺交換をする場合は、事前に相手方の人数分の名刺を出しておき、カバーの下に挟んでおきます。

名刺を1枚ずつ取り出していると時間がかかるだけでなく、慌ててしまい取り出した拍子に名刺が折れ曲がる可能性もあるので注意してください。あらかじめ必要な枚数を確認し、人数分の名刺を出して名刺入れに挟んでおくという準備をすることで、スムーズに名刺交換ができます。

名刺交換中に遅れて参加される方がいるなどして、想定よりも多くの方と交換することになり、あらかじめ取り出しておいた名刺が足りなくなることもあります。名刺を用意するときは、人数分よりも少し多めに取り出しておくとよいでしょう。

訪問者側から名乗り上司から順番に交換する

名刺交換の場では、訪問者側から名刺を差し出すのがマナーとされています。また、自分たちが訪問者側で複数名いる場合は、役職が高い順に差し出します。また、お相手が複数名いる場合も立場が上の方から名刺交換を行います。

名刺交換の仕方(1名 対 複数名の場合)

自分1人に対して複数名のお相手と名刺交換を行う場合の、名刺を渡す順番をご紹介します。

例えば、自分が訪問した際、お相手としてAさん、Bさん、Cさんという3名が次のような位置関係で立っているとします。そして(1)~(3)の順に役職が高い場合は、下記のとおりの順に名刺交換を行います。

■名刺を差し出す順番

  • 自分からCさんに渡す → Cさんの名刺を受け取る
  • 自分からBさんに渡す → Bさんの名刺を受け取る
  • 自分からAさんに渡す → Aさんの名刺を受け取る

自分が訪問側ですので、お相手の最も役職が高い方(Cさん)に対して、自分から先に名刺を渡します。

続いて、役職の高い順にBさん、Aさんと自分から名刺を差し出します。逆に自分が訪問される側の場合は、お相手から名刺を差し出されるのを待ちます。

名刺交換の仕方(複数名 対 複数名の場合)

複数名同士で名刺交換を行う際の、名刺を渡す順番をご紹介します。

先ほどと同じ位置関係と役職ですが、訪問側は自分のほかに上司もいる場合はどうでしょう。

■名刺を差し出す順番

  • 上司からCに渡す → 上司がCさんの名刺を受け取る
  • 上司からBに渡す → 上司がBさんの名刺を受け取る
  • 上司からAに渡す → 上司がAさんの名刺を受け取る
  • 自分からCに渡す → Cさんの名刺を受け取る
  • 自分からBに渡す → Bさんの名刺を受け取る
  • 自分からAに渡す → Aさんの名刺を受け取る

複数名同士で名刺交換を行う際は、最初にお互いの上司同士が名刺交換を行います。上司が名刺交換をしている間は手の空いている人同士で名刺交換を始めず、上司の名刺交換が終わるまで待つのがマナーとされています。上司の名刺交換が終わったら、相手方の役職が高い人から順番に自ら名刺を差し出します。

複数名で名刺交換を行う際のポイント

複数名で名刺交換を行う際の気をつけておきたいポイントをご紹介します。

受け取った名刺の持ち方

複数名で名刺交換を行う際は、お相手から受け取った名刺を名刺入れの下に移動させ、次の人に渡す名刺を名刺入れの上に置いて準備しておきます。2人目以降から受け取った名刺は、直前に受け取った名刺の下に重ねていくことで、役職順に並べられます。

次の人に名刺を差し出す際の持ち方

複数名で名刺交換を行う際は、相手方から受け取った名刺を名刺入れの下に移動させたまま連続で行います。名刺を1枚受け取った後、次の方と名刺交換の前にしまわないようにしてください。

お相手から受け取った名刺を名刺入れの下に移動させたら、名刺入れの上に自分の名刺を準備して、次の方と交換します。複数名で名刺交換を行う場合はこの手順を繰り返します。

テーブルへの名刺の並べ方

名刺交換が終わったら相手の席順を確認し、席順通りにテーブルの上に並べます。このとき、お相手の中での最も上位役職の方の名刺を、名刺入れを座布団に見立ててその上に置くとよいでしょう。テーブルに席順に合わせて並べることで、打ち合わせ中にお相手の名前や役職を忘れてしまった場合でも、名刺を見てすぐに確認できます。

名刺交換の順番に迷ったときの対処法

相手方に名刺を渡そうと思っても、相手の役職がわからない場合もあります。余計な混乱をしないために、お相手の参加者が入室する順番を見ておくとよいです。一般的に会議室や応接室には役職が高い人から順に入室することが多いので、役職を判断するヒントになります。

もし、お相手が先に着席して待っている状態なら、部屋の入口から最も遠い座席が上座となるため、その席に着席している人が、最も役職の高い方の可能性が高いです。

そのほかに知っておきたい名刺交換のマナー

ここでは、複数名で名刺交換を行う際に知っておきたいマナーをご紹介します。ここでご紹介する内容は、1人対1人の名刺交換の場合でも通用するものです。

お互い同時に名刺を差し出した場合の対処

名刺交換は、目下にあたる人または訪問者側から名刺を差し出すのが一般的です。しかし、双方同時に名刺を差し出してしまった場合は、まずは自分の左手を名刺から離し、相手の名刺を先に受け取ります。お相手も自分の名刺を受け取ったことを確認して右手を離し、あらためてお相手の名刺を両手で受けるようにします。

同時交換はマナー違反?

この同時交換の方法は、本来例外的なものでしたが、最近では一概にマナー違反とはいわれなくなりつつあり、同時交換が行われる場面も増えていますので、同時交換となっても落ち着いて対応できるよう、手順を覚えておくことが大切です。

もし名刺が足りなくなったときは?

名刺交換の際に自分の名刺の枚数が足りなかった場合は、「名刺を切らしており、申し訳ございません」とおわびを述べて、相手から名刺を受け取ったときに、会社名と名前を伝えましょう。打ち合わせなどでは、予定外の参加者が急に増えることも少なくありません。予定外の名刺が必要になる場面も考えられますので、名刺が足りなくならないよう、常に余裕を持った枚数を用意しておくことが大切です。

万が一、名刺を忘れたときの相手への伝え方

名刺を忘れてしまった場合も、名刺を切らしてしまった場合と同様に相手に対して失礼に当たります。ただ、正直に「名刺を忘れてしまいました」と伝えると、相手に悪い印象を与えてしまう可能性があります。名刺を忘れてしまった際は「名刺を切らしてしまいました」と伝えるほうが無難です。

お相手から先に名刺を差し出されたときは?

本来、自分から先に名刺を差し出すべきシチュエーションで、お相手から先に差し出された場合は、慌てて自分の名刺を差し出すのではなく、「頂戴いたします」と言って名刺を受け取ります。

そして、相手の名刺を丁寧に受け取ってから「申し遅れました」と言い添えた上で、自分の会社名と名前を名乗りながら名刺を差し出すのがスマートな対応です。

名刺の保管・管理方法

名刺の管理方法はさまざまにありますが、アナログでの管理方法とデジタルでの管理方法があります。それぞれ自分が管理しやすい方法を選びましょう。

主な名刺の保管・管理方法は次のとおりです。

■アナログでの管理方法

  • 名刺ホルダーに収納する
  • 手帳に貼る
  • ノートに貼る

■デジタルの管理方法

  • Microsoft Excelなどを使い名刺に記載された情報を入力する
  • 名刺管理アプリや名刺管理サービスを利用する

なお、名刺には名前や連絡先などの個人情報が記載されているので、不要になった名刺はそのままゴミ箱に捨てるのではなく、シュレッダーにかけてから廃棄しましょう。

名刺交換時のNG行為

名刺交換時にマナー違反とされる行動には次のようなものがあります。相手に対して失礼に当たる行為をしないよう注意が必要です。

名刺入れ以外から名刺を取り出す、しまう

かばんやスーツのポケットから直接自分の名刺を取り出すのは失礼に当たります。これらに名刺をむき出しで入れておくと、名刺が汚れていたり、折れ曲がっていたりすることも少なくありません。その名刺をお相手に差し出すことで、粗暴な人だと受け止められかねません。名刺入れから取り出す手間はあっても、状態のよい名刺を相手に渡せるよう名刺は必ず名刺入れに入れて持ち歩きましょう。

同様に、お相手から受け取った名刺をかばんやポケットにしまうこともよくありません。名刺を粗末に扱うことで、お相手の存在を大切に扱うつもりがないのだと判断される場合もあります。

テーブル越しに名刺を渡す

名刺交換の際は、テーブル越しに交換するのではなく、お相手と自分の間に何もない場所に移動して行いましょう。そのときお相手が移動する手間が最小限となるよう、自ら相手の席まで近づくことが大切です。

下を向きながら渡す

名刺を交換する際に手元が気になると、つい視線が下がってしまうものです。しかし、お相手から視線をそらしたまま名刺を交換するのはよくありません。手元は1~2秒で確認し、しっかりとお相手の目を見て笑顔で名刺を交換することが大切です。

名刺を受け取ってすぐ名刺入れにしまう

名刺を受け取ってすぐに名刺入れにしまわないように注意してください。前述のとおり、すべての方から名刺を受け取って着席したら、お相手から受け取った名刺を、実際の着席順にテーブルの上に並べるのが一般的です。このとき、1枚だけテーブルに置いて残りの名刺をしまったり、一部の名刺だけを並べたりするのも失礼とされています。

名刺を受け取るときは、名刺入れの下に重ねて持つため、間違って複数の名刺が重なったままテーブルに並べてしまうこともあります。名刺を並べたら、お相手の人数と名刺の枚数が合っているか、着席順に間違いがないかを必ず確認することを習慣づけることが大切です。

お相手の名前や会社のロゴマークを指で覆う

お相手の名刺を手に取るときは、記載されている名前や会社のロゴマークなどの上に自分の指を置き、隠してしまわないように注意してください。名刺を持つときは、普段から余白に親指を置くように意識しておくと防げます。

まと

この記事では、名刺交換を複数名で行う際の手順やマナーについて解説しました。初対面の場合が多い名刺交換の際に失礼に当たる行為をしてしまうと、印象を害してしまいその後の仕事にも影響しかねません。第一印象で悪いイメージを残さないように、名刺交換におけるマナーはきちんと押さえておくことが大切です。名刺交換のマナーを確認するために、本記事が参考になれば幸いです。