Microsoft Outlook（アウトルック）の使い方を初心者にもわかりやすくご紹介！トラブルの対処法も紹介

Outlook（アウトルック）を使うための初期設定

Outlookを使い始める前に初期設定を行います。まずは、PCにOutlookがインストールされているかをご確認ください。Windowsのタスクバーにある検索ボックスに「Outlook」と入力してください。検索結果にOutlookのアプリケーションが表示されれば、インストール済みです。

1.Outlook（アウトルック）のインストールを行う

マイクロソフト社が提供している商品の中で個人で利用できるパッケージのうち、Outlookを含むものは次のとおりです。（2023年9月時点）

• Office home & Business 2021（1人用）・・・43,980円（税込）
• Microsoft 365 Personal（1人用）・・・14,900円（税込） / 年
• Microsoft 365 Family（2～6人用）・・・21,000円（税込） / 年
• Office Personal 2021（1人用）・・・37,700円（税込）
• Microsoft Outlook 2021（1人用）・・・20,590円（税込）

また、組織では次のビジネス用プランでOutlookが利用できます。
金額は1ユーザーあたりの利用料を記載しています。

• Microsoft 365 Business Basic・・・750円（税込） / 月
• Microsoft 365 Business Standard・・・1,560円（税込） / 月
• Microsoft 365 Business Premium・・・2,750円（税込） / 月
• Microsoft 365 Apps for business・・・1,030円（税込） / 月

上記のプランで利用できるアプリケーションや機能については、マイクロソフト社のプラン比較表をご覧ください。

なお、インストールの際には、次の2つが求められます。

• Microsoftアカウントへのサインイン
• Officeのプロダクトキーの入力

Microsoftアカウントをお持ちでない方は、あらかじめ「Microsoftアカウントサイト」にて、アカウントを作成しておいてください。Officeのプロダクトキーは購入した製品に付属しています。

2.Outlook（アウトルック）のメールアドレスを設定する

Outlookで使用するメールアドレスを設定する方法をご紹介します。メールアドレスの設定には自動設定と手動設定の2通りの方法があります。

メールアドレスを自動設定する方法

この方法でうまく設定できなかった場合は、次の手動設定を試してください。

メールアドレスを手動設定する方法

Outlook.comのメールアドレスを取得し、追加する方法

Outlook.comで使用しているメールアドレスを取得し、Outlookで使用する場合の手順は、次のとおりです。

メールアドレスは、上記の「自動設定する方法」または「手動設定する方法」でご紹介したのと同様に、それぞれの手順で追加できます。

Outlook（アウトルック）のログイン方法

ここでは、Outlookにログインする方法をご紹介します。デスクトップ版、Webブラウザ版に分けてご紹介するので、併せてご確認ください。

デスクトップ版のログイン手順

デスクトップ版のOutlookでのログイン手順は次のとおりです。

Webブラウザ版のログイン手順

Webブラウザ版のOutlookでのログイン手順は次のとおりです。

Outlook（アウトルック）の基本設定

ここでは、デスクトップ版のOutlookを利用する際に行う基本的な設定をご紹介します。

画面表示の変更

Outlookの画面は、自分が使いやすいようにカスタマイズできます。

Outlookの画面：各部の名称

画面上部のバー（リボン）のレイアウト、表示形式の変更方法

画面左のウィンドウ（フォルダーウィンドウ）の表示形式の変更方法

画面中央（ビュー）の表示形式の変更方法

画面中央（メッセージプレビュー）で表示されるメッセージ行数の変更方法

画面右のウィンドウ（閲覧ウィンドウ）のレイアウト変更方法

署名設定

Outlookで作成するメールに挿入できる「署名」の設定方法をご紹介します。

フォントの変更

Outlookで使われているフォントが読みづらいと感じる場合は、フォントを変更することもできます。フォントの種類だけでなく、文字サイズなども変更できるので、自分が読みやすいように変更すると、より使いやすくなります。

連絡先・グループの作成

Outlookでの連絡先の追加方法には次の2種類があります。

「新しい連絡先」から作成

「差出人」から作成

また、Outlookでは複数の連絡先を「連絡先グループ」としてまとめられます。作成したグループのメンバーに対して一斉送信ができるので、メールの作成や送信にかかる時間や手間が減らせます。

連絡先グループの作成手順

通知設定

Outlookの通知設定では、デスクトップ通知のON / OFFや通知音などが設定できます。

通知の設定手順

メールをフォルダーにまとめて整理する

Outlookでは用件や目的に応じたメールフォルダーを作成し、受信メールをわかりやすく整理できます。

フォルダーを作成しメールをフォルダーへまとめる方法

メールの振り分けの設定

Outlookでは、仕分けルールに従ってメールを各フォルダーに振り分けることができます。例えば、次のように条件を指定してメールを細かく整理できます。

• 差出人Aから届いたメールを◯◯フォルダーに振り分ける
• Bという件名のメールが届いたら××フォルダーに振り分ける

仕分けルールの設定手順

迷惑メール対策

Outlookの迷惑メール対策には次の3つの方法があります。

• 受信拒否リストに追加する
• 処理レベルを設定する
• 仕分けルールで迷惑メール対策する

受信拒否リストにメールアドレスを追加する方法

または、受信したメールを右クリックし「迷惑メール」内の「受信拒否リスト」をクリックでリストに追加できます。

処理レベルを設定する方法

仕分けルールで迷惑メール対策する方法

メール本文中に埋め込まれた画像の表示設定

Outlookの初期設定では、セキュリティ対策の観点からメールの本文中に埋め込まれた画像は表示されません。

メール本文中の画像を表示させる方法（メールごとに都度手動で表示する）

メール本文中の画像を表示させる方法（次回以降は自動的に表示させる）

Outlook（アウトルック）のメールの使い方

Outlookでの基本的なメールの使い方をご紹介します。

メールを送信する

Outlookを使ってメールを送信する手順は、次のとおりです。編集途中で送信してしまうといった送信ミスを防ぐため、メールの宛先は最後に入力することをお勧めします。

Outlookでのメールの送信方法

CC・BCCを使ってメールを送信する

「メールの用件には直接関わらないものの、内容を共有したい」という相手がいる場合は、CC欄やBCC欄にメールアドレスを入力します。なお、CCに設定したメールアドレスはほかの受信者にも表示されますが、BCCに設定したメールアドレスは表示されません。

▼BCCを使ったメールの送り方について詳しくは、こちらの記事をご覧ください
OutlookでBCCを使ったメールの送り方は？ ケース別に手順を紹介

▼BCCを使った際のメール例文は、こちらの記事をご覧ください
BCCを使ってメールを一斉送信する際の例文を紹介！ 送信時のマナーや注意点も解説

■CC・BCCへのメールアドレスの追加方法

メールの形式を変更する

Outlookでは、「HTML形式」「テキスト形式」「リッチテキスト形式」の3種類に設定できます。

HTML形式はOutlook既定の形式で、初期設定でも採用されています。HTML形式でメールを作成すると、フォントや文字色の変更、箇条書きなどの装飾ができ、メールの本文内に画像も追加できます。ただし、受信側の環境によってはメールの内容が正しく表示されない場合があります。

テキスト形式は、テキストのみで構成するメール形式で、受信側の環境を問わずメールを送信できます。しかし、HTML形式で利用できる文字装飾や画像挿入は、テキスト形式では利用できません。

リッチテキスト形式は、OutlookまたはMicrosoft Exchange Client Versions 4.0および5.0のみで利用できるメール形式です。リッチテキスト形式でもHTML形式と同様の装飾が行えますが、マイクロソフト社では現在の既定であるHTML形式を推奨しています。

■新規メール作成時に形式を変更する方法

■すべてのメールに同じ形式を設定する方法

太字・下線・斜体・取り消し線を使う

Outlookのメールの形式が「HTML形式」または「リッチテキスト形式」の場合、太字・下線・斜線・取り消し線といった文字の装飾ができます。

太字にする方法

下線を入れる方法

斜体にする方法

取り消し線を入れる方法

メールに画像を挿入する

メールの本文中に写真やスクリーンショットなどの画像を挿入する方法は、次のとおりです。

画像を挿入する方法

ファイルを添付する

メールにPDFやExcel形式のファイルなどを添付して送信する方法は次のとおりです。

ファイルを添付する方法

メールを削除する

メールを削除する方法には、1通ずつ削除する場合とまとめて削除する場合の2通りの方法があります。

メールを1通ずつ削除する方法

メールをまとめて削除する方法

Outlook（アウトルック）のそのほかの機能の使い方

Outlookには、メール関連の機能以外にもさまざまな機能があります。それぞれの使い方をご紹介します。

予定表の使い方

Outlookでは予定表を使ってスケジュール管理もできます。

予定の追加方法

新しい会議の設定方法

OutlookではMicrosoft Teamsを用いた会議予定を追加できます。

新しい会議の設定方法

メモ機能の使い方

Outlookにはメモ（付箋）機能もあります。

メモの作成方法

Outlook（アウトルック）のデータ移行の方法

Outlook内のデータを別のPCへ移行させる方法をご紹介します。PCの買い替えの際などに、メールアドレスの引き継ぎ以外にも過去のメールデータを移行させることで、継続的にメールを管理することができます。

1.Outlook（アウトルック）のデータのバックアップを保存する

まずは、PC内にOutlookのデータのバックアップを保存します。

Outlookのデータのバックアップを保存する手順

2.Outlook（アウトルック）のデータを外部記憶装置に保存する

OutlookのデータをUSBメモリやSSDなどの外部記憶装置に保存します。

外部記憶装置に保存する手順

ファイルを貼りつけてデータを保存できたら、外部記憶装置を移行先のPCに接続します。

3.外部記憶装置からデータを取り込む

続いて、Outlookのデータを保存した外部記憶装置を移行先のPCに取り込み（インポート）ます。

移行先のPCにインポートする手順

Outlookが使いにくいと感じたら！　便利に使うためのお勧め機能

Windowsのメーラーの代表格としてよく使われているOutlookですが、使い続けていると使いにくいと感じる場面もあるのではないでしょうか。ここではOutlookをより使いやすくする機能をご紹介します。

メールを予約送信する

メールをあらかじめ作成しておき、指定した時間になれば送信したいという場合は、配信タイミング機能を使えば、メール送信の予約ができます。

予約送信の方法

なお、メール送信の予約を行ったPCなどが、指定時間にインターネットに接続している状態で、なおかつOutlookが起動されているという状態でのみメールが送信されます。PCでメールの送信を予約する場合は、指定日時にOutlookを起動していなければならないため、注意が必要です。

メールを並べ替える

Outlookのメールは、初期設定の状態では日付順に並んで表示されていますが、差出人別や件名別などさまざまな条件で並べ替えることができます。

メールを並べ替える方法

フラグを使ってメールを管理する

期限内に返信しなければならないメールなど、メールの用件に合わせて期限を設けて管理したい場合はフラグを設定するのがお勧めです。

フラグの設定方法

フラグがついたメールだけを絞り込んで表示したい場合は、上記の手順でメールを並べ替える際に「フラグの状態」「フラグ：開始日」「フラグ：期限」の中から目的に合う条件を選択すると、フラグのついたメールがまとまって表示されます。

メールを色づけする

Outlookでは特定の条件に合うメールに色をつけて分類することができます。多くのメールが届いても、件名や差出人ごとにメールを色づけすることで、視覚的に見分けやすくなります。

メールに色づけする方法

メールを検索する

受信トレイや送信済みアイテムの中から閲覧したいメールを素早く見つけるには、検索機能を使うのが便利です。

メールの検索方法

Outlook（アウトルック）の利用中によくあるトラブルとその対処法

Outlookを利用する際に、よく生じるトラブルと対処法をご紹介します。マイクロソフト社が提供しているOutlookのヘルプページも、ぜひ併せてご確認ください。

メールが受信できない

Outlookでメールが受信できない場合は、次の原因が考えられます。

• インターネット回線への接続の問題
• オフライン作業中になっている
• フォルダーの指定が外れている（エラーメッセージに「0x8004010f」が表示される）

メールが受信できないときは、インターネット回線に正常に接続できているかを確認してください。また、「送受信タブ」を開き「オフライン作業中」ボタンが有効になっていないかを確認します。

もし、エラーメッセージに「0x8004010f」と表示される場合は、
プロファイルが破損している可能性があります。

Outlookにおけるプロファイルは、アカウント情報やデータファイル、各項目の設定内容を記録したデータを指しており、Outlookはこれらのデータを基に送受信したメールの保存場所を判断しています。

プロファイルを作り直す場合は、次の「新しいプロファイルの作成」を参考に作成してみてください。

新しいプロファイルの作成方法

メールが送信できない

Outlookでメールが送信できない場合は、次の原因が考えられます。

• インターネット回線への接続の問題
• オフライン作業中になっている
• 宛先のメールアドレスが誤っている
• 「接続したら直ちに送信する」にチェックが入っていない

メールが送信できないときも受信できない場合と同様に、インターネット回線が正常に接続できているかを確認してください。また、「送受信タブ」を開き「オフライン作業中」ボタンが有効になっていないかを確認します。

また、メールが送信できない原因としてメールアドレスの誤りもよくあります。pとq、bとdを間違えたり、余計な文字が入っていたり、メールアドレスの記述間違いがないか、入力したメールアドレスを確認してください。

ほかにもOutlookオプションにある「接続したら直ちに送信する」のチェックを外していて、送信トレイにメールが残ったままの状態ということもあります。メールが「送信済みアイテム」ではなく「送信トレイ」に残っている場合は「送受信」タブを開き、「すべて送信」をクリックするとメールを送信できます。

また、次の設定を行うことで送信ボタンのクリック後すぐに送信を実行することができます。しかし、誤送信防止などセキュリティ対策の観点から、いったん送信トレイに格納された上で、上記の手順で送信を実行することが推奨されていますので、ご注意ください。

送信ボタンクリック後すぐにメール送信を実行する設定

上記の対処をお試しいただいても解決しない場合は、情報システム管理者または契約中のプロバイダに相談することをお勧めします。

メールの検索ができない

Outlookを起動してしばらくの間は、サーバーとの接続やメールの受信動作などを処理するため、負荷が高まり一部の機能がうまく動かないこともあります。また、新しいメールアドレスを設定した直後は、サーバーに残っているメールを大量に受信することもあるため動作が重たく感じることもありますが、いずれの場合もしばらく待つと解決する場合があります。

数分待っても検索機能が使えないという場合は、何らかの理由で検索処理を効率よくするためにOutlookが自動生成している「検索インデックス」が破損している可能性があります。次の手順に従って、再構築することで解決する場合があります。

検索インデックスを再構築する方法

上記の対処をお試しいただいても解決しない場合は、情報システム管理者または契約中のプロバイダに相談することをお勧めします。

Outlookの動作が重い

Outlookの動作が重くなる原因として、主に次の2点が原因と考えられます。

• お使いのPCが、Microsoft Office（Outlook）のシステム要件を満たしていない
• データ容量が非常に大きなOutlookデータファイル（.pstファイル）がある

まずは使用しているMicrosoft Office（Outlook）のシステム要件を確認し、PCのスペック（性能）がそれらを満たしているかをご確認ください。そして、Outlook内の不要なメール（特に容量の大きな添付ファイルを含むもの）などを削除してOutlookデータファイルの容量を削減してみてください。これらを行っても解決しない場合は、PCを再起動したり、Microsoft Office（Outlook）をアップデートしてみることもお勧めします。

デスクトップアプリが起動しない

Outlookのデスクトップアプリが起動しない場合は、次の対処法をお試しください。

• PCを再起動する
• タスクマネージャーから「OUTLOOK.EXE」（実行ファイルの本体）を終了させる
• アドイン（拡張機能）を無効にする

タスクマネージャーから「OUTLOOK.EXE」を終了させる方法

アドインを無効にする方法

上記の対処を行っても解決しない場合は、PC自体に問題があることも考えられるため、情報システム管理者やPC修理サービスなどの専門家に相談することをお勧めします。

メールが文字化けしてしまう

メールの文字化けを解消するには、メールの文字コードを変更する必要があります。 文字コードとは、PC上で文字や記号を表示するために、それぞれに割り当てられた固有の番号を指します。

文字コードの変更方法

メールが消えてしまった

Outlookは、基本的に自動でメールを削除することはありません。突然メールが消えてしまったという場合は、次のことを確認してください。

• 未読のメールのみを表示する設定にしている
• メールが含まれないお気に入りフォルダーを表示している
• フォルダーが折りたたまれている
• メールがゴミ箱に入っている

まとめ

この記事では、Outlookの使い方を初心者向けにわかりやすくご紹介しました。Outlookは、メールだけでなく予定表やメモとしても活用できる便利なアプリケーションです。Windowsを使っている方や使いやすいメーラー（メールアプリケーション）を探している方は、この記事を参考にOutlookを使ってみていただければ幸いです。

• この記事で紹介しているOutlookに関する情報は2023年9月時点のものであり、機能説明および操作手順はバージョン2308（ビルド16.0.16731.20052）に基づいて記載しています。