案件管理とは？ 意味や営業での役割、管理表の作り方を紹介

案件管理とは｜定義と扱う情報の全体像

案件管理とは、取引先の情報や商談の進捗状況を記録し、組織全体で把握できるようにする取り組みです。ここでは次の2点を紹介します。

項目	概要
案件管理の定義	何を、どこまで管理する取り組みなのか
案件管理で扱う情報の全体像	基本情報と進捗情報の2種類に整理する

案件管理の定義

案件管理は、取引先ごとの案件について、進捗状況や関連情報を可視化し、記録・共有することを指します。具体的には「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」という基本情報に加え、受注の見込み度合いや受注予定日、見込み金額なども管理します。こうした情報を整理しておくことで、たとえ担当者が不在の場合でも、ほかのメンバーが状況を確認しやすくなります。急な休みや引き継ぎが発生しても、それまでの経緯を踏まえた対応を続けられることが、案件管理を行う目的の一つです。

案件管理で扱う情報の全体像

案件管理で扱う情報には、大きく分けて「顧客に関する基本情報」と「案件の進捗に関する情報」の2種類があります。基本情報に含まれるのは、案件名や取引先名、担当者名などです。進捗に関する情報には商談のフェーズや受注確度、次に取るべきアクションなどが含まれます。これらを一元的に管理することで、案件ごとの状況を関係者と共有しやすくなります。どちらか一方だけでは「案件の中身はわかっても次に何をすればよいかが見えない」という状態になりがちです。具体的にどのような項目を用意すればよいかは、この記事の「案件管理表に入れる項目とは」で詳しく紹介します。

案件管理が必要な理由とは

案件管理を行う目的は、営業活動を可視化して組織としての対応力を高めることにあります。ここでは、次の2点について紹介します。

項目	概要
属人化の防止につながる	担当者が変わっても経緯を踏まえた対応ができる
営業プロセスの改善につながる	つまずきやすい段階を振り返って改善できる

属人化の防止につながる

案件情報が、営業担当者個人の頭の中や手元のメモだけにとどまっていると、その担当者が休んだり、異動や退職をしたりした際に、対応が滞ってしまう恐れがあります。案件管理によって情報共有できる状態にしておけば、担当者が替わった場合でも、それまでの経緯を踏まえた対応ができます。営業活動が特定の個人の経験や勘に依存しすぎている状態は、組織にとって潜在的なリスクがある状態だといえます。案件管理は、こうした属人化を防ぐための土台になります。

営業プロセスの改善につながる

案件ごとの進捗や受注確度を記録しておくと、商談のどの段階でつまずきやすいか、どのようなアプローチが受注につながりやすいかを振り返りやすくなります。例えば、提案までは進むものの見積もりの段階で止まる案件が多いとわかれば、提案の内容ではなく価格の伝え方に課題があると見当をつけられます。こうした振り返りを積み重ねることで、営業活動全体のプロセス改善に生かせます。このように案件管理は、単に情報を記録するだけでなく営業活動そのものの質を高める手がかりにもなります。案件を段階ごとに区切って管理し、営業プロセスを改善する方法は、次の記事で紹介しています。

案件管理表に入れる項目とは

案件管理を始めるときは、まず案件管理表に入力する項目を整理します。ここでは、案件管理表で管理する一般的な項目を紹介します。

項目	内容の例
案件名	取引先名や商材名を組み合わせた名称
顧客情報	取引先名、担当者名、連絡先
進捗フェーズ	初回接触、提案、見積もり、契約前など
受注確度	高・中・低など段階的な評価
見込み金額	受注できた場合の想定売上
受注予定日	契約締結を見込む時期
次回アクション	次に取るべき対応と予定日
最終接触日	直近でやりとりした日付
担当者	案件を担当する営業担当者名

これらの項目のなかでも、「次回アクション」と「最終接触日」は特に見落とされやすい項目です。この2つを管理しておくと、長期間放置されている案件をいち早く見つけられるようになります。反対に、この2つが空欄のままでは、一覧を見ても次に何をすればよいかが読み取れず、案件管理表が更新されないまま形だけが残ってしまいます。

一方で、すべての項目を最初から完璧に埋めようとすると、入力の手間が増えて運用の負担が大きくなりがちです。まずは案件名と進捗フェーズ、次回アクションといった最低限の項目から始め、自社の営業活動に合わせて必要なものを少しずつ足していくことが大切です。なお、表の項目にある「受注確度」の考え方や管理の手順は、次の記事で紹介しています。

案件管理表の作り方（表計算ソフトウェア編）

案件管理を始める最も手軽な方法としては、表計算ソフトウェアを使う方法があります。ここでは、次の2点を紹介します。

項目	概要
基本ステップ	項目を列見出しにして案件ごとに1行を割り当てる
運用時に押さえておきたいルール	複数人で使う際に決めておきたい入力の決まり

基本ステップ

まず、前章で紹介した項目を列見出しとして設定します。案件ごとに1行を割り当て、案件が増えるたびに行を追加していく方法が基本です。進捗フェーズや受注確度といった項目は、入力するための選択肢（リスト）をあらかじめ決めておくと、担当者ごとの表記のばらつきを防ぎやすくなります。見込み金額の合計や、フェーズごとの案件数を集計する欄も併せて用意しておけば、案件全体の状況を一目で把握できます。

運用時に押さえておきたいルール

表計算ソフトウェアでの案件管理は、一人で使うときには自由に運用できますが、複数人で使う場合はルールを決めておくことが大切です。ルールがないまま始めると、同じ項目でも人によって書き方が変わり、後から集計や検索ができなくなってしまいます。案件管理表を全員が同じ見方をできる資料にするために、次の3点を最初に決めておくと運用が安定します。

• 入力するタイミングを決める（商談直後、日報作成時など）
• 進捗フェーズや受注確度の表記を統一する
• 誰が最終更新者かがわかるようにする

これらのルールがないまま運用すると、担当者によって入力の粒度がばらつき、案件管理表そのものが形骸化してしまうことがあります。特に入力のタイミングが決まっていないと、更新が後回しになり、情報が古いまま残りやすくなります。案件数が増えてきたり、複数人が同時に編集する機会が増えてきたりした場合は、後述する運用の工夫や、専用ツールの活用も併せて検討すると有効です。

営業の案件管理を成功させるポイント

案件管理表を用意しただけでは、案件管理が定着するとは限りません。ここでは、営業の案件管理を無理なく続けるためのポイントを2つ紹介します。

項目	概要
属人化を防ぐ運用の工夫	入力を業務フローに組み込んで更新を習慣にする
表計算ソフトウェアから専用ツールへの移行を検討するタイミング	表計算ソフトウェアで対応しきれなくなる目安

属人化を防ぐ運用の工夫

案件管理を組織に定着させるためには、入力すること自体を業務フローに組み込むことが有効です。例えば、商談直後や日報作成のタイミングで案件管理表を更新するルールにしておくと、入力の抜け漏れを減らしやすくなります。また、定例会議で案件の進捗を確認する場を設けておくと、案件管理表が「作ったきり更新されない」状態を防げます。常に最新の状態が保たれていれば、案件管理表を会議の資料としてそのまま使えるため、報告のために別の資料を用意する手間も省けます。

表計算ソフトウェアから専用ツールへの移行を検討するタイミング

案件数が増えてくると、表計算ソフトウェアでの管理では入力や更新が煩雑になり運用が難しくなる場面も出てきます。とはいえ、案件が少ないうちから専用ツールを導入しても、使いこなせないまま費用だけがかかることもあります。案件の数だけでなく、情報を共有する人数や更新の頻度も含めて判断すると、移行時期を見極められます。一般的に次のような状況に当てはまる場合が、専用の案件管理ツールへの移行を検討する目安になります。

• 案件数が増え、一覧での把握が難しくなってきた
• 複数の部署やメンバーでリアルタイムに情報を共有したい
• 外出先や訪問先からも案件情報を更新・確認したい

こうした状況では、運用ルールを工夫するだけでは追いつかないこともあります。専用の案件管理ツールであれば、複数人が同時に更新しても入力内容が上書きされず、外出先や訪問先からでも最新の案件情報を確認できます。ただし、移行そのものが目的になると現場の負担だけが増えてしまいます。自社の案件数や共有範囲の広がりに応じて、無理のない範囲で移行を検討することをお勧めします。

案件管理と商談管理・顧客管理の違い

案件管理と近い言葉に、商談管理や顧客管理があります。ここでは、それぞれの違いを説明します。

項目	概要
商談管理との違い	記録する範囲と、掘り下げる深さが異なる
顧客管理との違い	「動いている案件」か「取引先との関係」かが異なる

商談管理との違い

案件管理は、案件名や取引先の基本情報、進捗状況など、案件に関わる情報を幅広く管理するものです。一方、商談管理は商談そのもののプロセスに重点を置きます。商談の進め方や履歴、次のアクション、場面ごとのやりとりの内容など、より詳細な商談の内容を記録します。案件管理が「案件全体の見取り図」だとすると、商談管理は「その中の商談部分を詳しく記録したもの」だといえます。どちらか一方を選ぶものではなく、案件管理で全体を押さえ、重要な商談は商談管理で掘り下げる、という使い分けが基本です。商談管理で管理する項目や効率化の方法は、下記の記事で紹介しています。

顧客管理との違い

顧客管理は、取引先に関する情報を継続的に蓄積していくものです。取り扱う情報には過去の取引履歴や担当者の異動歴、問い合わせ内容なども含まれます。案件管理が「進行中の案件」に焦点を当てるのに対し、顧客管理は「取引先との関係性」を対象にする点が異なります。実際の営業活動では、「案件管理」「商談管理」「顧客管理」を明確に切り分けるというより、それぞれの情報を組み合わせて活用しているケースが多く見られます。顧客管理の進め方や管理方法は、下記の記事で紹介しています。

案件管理を名刺情報から始める視点

ここまで、案件管理表を軸にした管理方法を紹介してきました。最後に、案件管理の起点となる「顧客との接点情報」の活用について、次の2点を紹介します。

項目	概要
名刺交換から案件化までの流れ	接点情報を組織で共有し、案件として立ち上げる
接点情報の活用例	名刺情報を起点に案件を管理するサービスの例

名刺交換から案件化までの流れ

展示会や訪問営業、セミナーなどで交換した紙の名刺には、見込み顧客や既存顧客、過去に接点があった企業の担当者など、営業活動につながる情報が含まれています。こうした接点情報が個人の名刺入れや手元のファイルにとどまっていると、時間がたつにつれて案件化のきっかけを逃してしまいます。名刺交換で得た情報を速やかに組織全体で共有できる状態にして、必要なタイミングで案件として立ち上げられるようにしておくことが、案件管理の入口になります。案件管理表に取引先名や担当者名を書き写す手間も減るため、入力の負担を抑えることにもつながります。

接点情報の活用例

こうした接点情報の活用に対応したサービスの一例として、Ｓｋｙ株式会社が提供する法人向け営業名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」が挙げられます。SKYPCEでは、スキャナーや複合機、スマートフォンで取り込んだ紙の名刺を、AI-OCRなどの技術とオペレーターによるチェックを通じて99.9％の精度でデータ化し、組織全体で共有できます。データ化作業はすべて国内・自社で実施しており、海外への委託は行っていません。

SKYPCEは名刺管理が中心のサービスですが、標準機能としてリード管理や案件管理、活動記録、取引先管理といったSFA（営業支援）の機能も備えています。名刺交換で得た接点情報から案件を立ち上げ、その後の営業活動の記録までをシームレスに管理できるため、名刺管理をそのまま案件管理の入口にできます。名刺情報を共有するだけでも属人化の解消につながるため、名刺管理を単体で活用しているユーザーも多くいます。

併せて、東洋経済新報社や東京商工リサーチが提供する企業データベースを標準搭載している点も特長です。取引先企業の基本情報をその場で確認できるため、案件管理を始める際の情報整理にも活用できます。すでに外部製のSFA・CRMを使用しているの場合には、名刺データを活用できる連携用APIも標準で用意されています。案件管理の入口を名刺情報から見直したい方は、ぜひSKYPCEをご検討ください。機能の詳細は、下記のページでご確認いただけます。

まとめ｜案件管理の基本を振り返る

この記事で紹介した内容を振り返ります。要点を整理すると、次のとおりです。

• 案件管理とは、取引先の情報や商談の進捗を可視化し、記録・共有する取り組みである
• 案件管理は、属人化の防止や営業プロセスの改善につながる
• 案件管理表には、案件名や進捗フェーズ、次回アクションなどの項目を用意する
• 表計算ソフトウェアでも始められるが、案件数が増えたら専用ツールへの移行も検討する
• 名刺交換などの接点情報を起点にした案件管理ツールという選択肢もある

まずは自社の案件管理表を見直すところから始めてみてはいかがでしょうか。表計算ソフトウェアでの運用に難しさを感じている方や、名刺情報の共有から見直したい方は、ぜひ営業名刺管理「SKYPCE」をご検討ください。サービスの詳細をまとめた資料のダウンロードはもちろん、具体的なご相談やご質問も承っておりますので、どうぞお気軽にお問い合わせください。