メルマガの作り方とは？ 目的の決め方、本文作成のコツ、配信後の改善方法を解説

メルマガ作成の流れ

メルマガの作成は「1.事前準備をする」「2.本文と件名を作成する」「3.配信と改善を行う」の3ステップで進めます。

大まかな流れは、まず事前準備として実施する目的やターゲット、メールの形式、配信頻度を決定し、配信リストを整備します。次に、メール内容の作成に着手します。配信開始後は、効果測定の実施が欠かせません。成果が最大化するように継続してPDCAを回します。次項からは、各ステップの詳細について解説します。

メルマガの作り方1.事前準備をする

メルマガを作るための事前準備として、次の5つのステップを順に踏んでいきます。

• 目的を決める
• ターゲットを決める
• メールの形式を決める
• 配信頻度を決める
• 配信リストを整備する

施策の根幹である目的の部分を具体化した後は、顧客リストからターゲットを選定します。大枠の部分を明確にできたら組織内のリソースや体制を確認し、メールの形式や配信頻度を決定します。加えて、適切なセグメント配信を行うために欠かせない配信リストの整備も行います。これらの事前準備が不十分な場合、配信後に内容の軌道修正が発生しやすいため注意が必要です。

目的を決める

メルマガ配信の目的を明確にしておくとコンテンツの方向性が定まり、効果的なメルマガを継続して配信しやすくなります。目的の具体例は、「販売促進」「顧客との関係構築」「セミナーの集客」などです。運用時はこうした目的に応じて配信頻度や本文のトーン、成果指標（KPI）の調整を行います。また、一通に多くの内容を盛り込むとかえって読者に伝わらない可能性があるため、「何のための配信か」を常に念頭に置き、メルマガの内容を1つに絞ります。

ターゲットを決める

次に、既存顧客のリストから企業規模や業種、担当者の役職、抱えている課題といった属性を分析し、目的に沿ってターゲットを選びます。併せて、チーム内での認識のブレを防ぎ、施策の方向性を一貫させるために、想定読者像（ペルソナ）を設計します。読者像を具体化できると、メールの件名や本文作成のときに言葉選びのブレがなくなり、読者に深く刺さる文章を継続的に作成できるといったメリットが得られます。

メールの形式を決める

メールの形式には「HTMLメール」と「テキストメール」の2つがあります。HTMLメールは文字や画像を装飾できるなど、視覚情報において訴求力の向上が期待できますが、作成には専門知識が求められます。テキストメールは文字や記号データのみで構成されますが、簡単な操作で作成できます。HTMLを扱える人材の有無に加え、ターゲット属性といったさまざまな要素を考慮し、最適な形式を選択します。

配信頻度を決める

配信頻度は、自社の状況やリソース、ターゲットに合わせて決定します。例えば、目的達成を意識するあまり週に1回のペースで配信を開始すると、ネタ切れを招く恐れがあります。こうした状況を避えるには、自社が無理なく続けられるペースを確認し、最適な配信頻度を割り出すことが重要です。

また、メルマガの配信方法として、あらかじめ設定したシナリオに沿って段階的に配信するステップメールや、顧客の属性情報に応じて分類したリストへメールを出し分けるセグメント配信などが挙げられます。こちらも配信頻度の調整と合わせて、最適なものを検討します。

配信リストを整備する

顧客情報を基にして配信リストを作成します。配信リストはターゲット属性とメルマガの内容の整合性をとり、適切なセグメント配信が可能な状態にします。また、整備を進める上で、配信停止を希望したアドレスを対象から除外する更新作業は必須です。万が一、そのアドレスへメルマガを配信した場合は特定電子メール法違反となるため、更新漏れには細心の注意を払う必要があります。

なお、信頼性の高い名刺情報を活用したリストであれば、顧客のニーズに沿ったメルマガを配信でき、ユーザーの満足度やコンバージョン率の向上が期待できます。営業名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」では、名刺を99.9％の精度でデータ化し、その情報をさまざまなアプローチに活用可能。さらに、読者からの配信停止の希望をシステムが自動でリストに反映し、その方へメールが送られないようにできるなどリスト整備の効率化にも役立ちます。

メルマガの作り方2.本文と件名を作成する

事前準備を終えたら、続いてメルマガの作成に取りかかります。やるべきことは以下の3点です。

• 件名を考える
• 本文を書く
• 行動を促す（CTA）を設置する

メルマガは「件名」や「本文」、Webサイトへの誘導リンクなど「CTA（Call To Action：行動喚起）」の3要素で構成されています。中でも「件名」「CTA」の2つは、開封率・クリック率を大きく左右する重要な要素です。件名は読者が最初に目にする情報であるため、「このメルマガは自分には関係がなさそうだ」と判断された時点で開封率が途端に下がります。

また、件名では読者の興味を引きつけられたものの、CTAの表示場所や文言が適切でないために成果が得られないケースもあります。ここでは、メルマガの内容を作成する上での具体的なポイントを詳しくご紹介します。

件名を考える

文面をひと目見て内容が伝わるように、端的な件名を意識することが開封率の向上につながります。一日で何十通ものメールを受信するビジネスパーソンに興味を持ってもらうためには、いかに効率的にメッセージを伝えられるかが重要です。

また、読者が思わず開きたくなるように期限や割引額などの数字を盛り込み、具体性を高めることも欠かせません。ただし、ベネフィットを伝えようとして文字数が膨らむと受信画面では件名が見切れるため、訴求したいポイントを文頭に置くといった工夫が必要です。

本文を書く

一般的にメルマガは、ヘッダー、あいさつ、リード文、本文、CTA、フッターの順に構成されており、それぞれ文章量、改行のタイミング、見出しの見やすさなどの可読性を意識することが重要です。

メールの顔となるヘッダーには、配信元の印象を残すために自社のロゴ画像を挿入したり、読者の興味を引くひと言をテキストとして記載したりします。フッターには、配信元への連絡先やオプトアウト（受信拒否）するためのリンクを設置します。なお、近年は受信者がメール画面上からワンクリックで配信を解除できる「List-Unsubscribe（リストアンサブスクライブ）」の導入が推奨されており、オプトアウトするためのリンクをヘッダーに設ける企業が増えています。

本文はできるだけ宣伝色を抑え、読者の課題解決に役立つ情報を中心にすることがポイントです。また、内容が散漫にならないように、伝えたいメッセージは1通につき1つに絞ることで、読者の離脱率を軽減できます。

行動を促す（CTA）を設置する

続いて、適切なCTAを設置し、読者を次のアクションへと導きます。例えば、購入・資料請求・予約など、配信者が期待するアクションをリンクやボタンで明示します。目的に沿った内容にすることはもちろん、「セミナーに申し込む」のように具体的な行動をイメージできる文言を表示させることで、クリック率向上が期待できます。また、ひととおり読み終えた段階で表示させる以外に、本文内の目にとどまりやすい位置へ自然に配置することも有効です。

メルマガの作り方3.配信と改善を行う

メルマガが作成できたら、次はいよいよ配信のフェーズです。この段階で気をつけるべきことは以下の2点です。一つずつ解説していきます。

• テスト配信をする
• 配信して分析・改善する

テスト配信をする

顧客へ配信する前にテストを実施し、問題がないことを確認します。表示が崩れて想定通りの見た目にならなかったり、リンクが切れてWebサイトにアクセスできなかったりといった不具合が発生していないか、自身や社内向けにテスト送信します。

ダークモードの使用など顧客の閲覧環境は多様化しているため、スマートフォンをはじめとする複数の端末とメールソフトウェアで確認しておくことが重要です。こうした表示関連の確認に加えて、誤字脱字や配信対象リストの設定ミスがないかも、併せてチェックします。

配信して分析・改善する

メルマガ配信後は、開封率やクリック率などの定量データを確認し、実施効果を正確に評価します。結果が予想を下回る場合は、ボトルネックになっている箇所を特定し、改善を図ります。件名は魅力的か、ターゲット属性に合った時間帯に配信できているか、検証する要素を一つずつ絞ってA/Bテストを実施し、比較検証を進めます。成果に近づけていくためには、PDCAを着実に回すことが大切です。

メルマガ作成の注意点

メルマガ作成時は次の3つに注意することで、期待する結果を得やすくなります。

• 訴求ポイントはファーストビューに記載する
• 配信頻度を適切に保つ
• 特定電子メール法などのルールを守る

開封直後に表示される領域である「ファーストビュー」へ、一番の訴求ポイントを配置することで、メルマガを最後まで読まれる確率が高まります。また、読者の反応率を参考に、適切な配信頻度を保つことも重要です。

そのほか、特に注意が必要な部分として「特定電子メール法」の遵守が挙げられます。オプトアウト用のリンク設置や送信者情報の記載など、法律にのっとって作成しなければ法令違反で企業の信用失墜につながりかねないため、作成の際は十分に注意する必要があります。

訴求ポイントはファーストビューに記載する

件名を見てメルマガを開いた読者に対し、最初に目に入る領域で強い興味を引くことができれば、クリック率やコンバージョンの向上が期待できます。そのため、メールを開封した際にスクロールせず表示される領域のファーストビューには、最も伝えたい主要な情報を配置するのがポイントです。

ただし、この領域を画像だけで構成してしまうと、読者の受信環境によっては正しく表示されないリスクがあります。そのため、大切な情報はテキストを中心に記載し、どのような環境でも確実にメッセージが伝わるように工夫することが重要です。

配信頻度を適切に保つ

配信頻度が高すぎると受信トレイの圧迫などで配信停止につながる可能性があります。一方で、配信頻度が低すぎても読者との関係性が薄れてしまい、自社への関心が弱まりかねません。一方的な宣伝感を軽減しつつ読者との適度な距離を保つためには、読者のレスポンスを分析しつつ、最適な配信頻度を模索していく必要があります。

特定電子メール法などのルールを守る

メルマガは、特定電子メール法に基づいて作成することが法律で定められています。原則として、配信には相手の事前の同意（オプトイン）を得ることが必須です。また、読者がオプトアウトするためのメールアドレスやURL、配信者名や住所をはじめとする配信者情報の表示が義務づけられています。

こうした厳格なルールにのっとりメルマガを作成することはもちろん、読者がスムーズにオプトアウトできるようにヘッダーやフッターに専用のリンクを設置し、導線をわかりやすくすることが大切です。

メルマガ配信を効率化する方法

メルマガ配信を効率化するためには、メール配信システムやMAツールの導入が効果的です。配信リストの管理や定期配信の自動化ができるほか、オプトアウト用のリンクを容易に設置できたり、大量のメールを一斉に送信したりできます。また、配信リストの更新も効率化できるため、人的リソースの負担軽減にもつながります。

なお、製品ごとに搭載している機能は異なるため、セグメント配信機能や開封率・クリック率の分析機能など求めているものが搭載されているかどうかを事前に確認する必要があります。

名刺情報からメルマガ配信するなら「SKYPCE（スカイピース）」

営業名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、名刺情報をデータ化して一元管理できるサービスです。名刺というオフラインの接点を個人ではなく組織全体で共有することによって、ターゲット企業への一貫したアプローチが可能になります。

また、取り込んだ名刺情報を起点に「顧客に合わせた文面のカスタマイズ」「一斉配信」といったメルマガ配信の施策につなげられるほか、配信したメールにおける「URLのクリック率計測」なども可能です。

SKYPCE（スカイピース）の導入事例

SKYPCEの導入事例として、SKYPCEをご利用いただいているユーザー様に、導入を検討された経緯や導入後に得られた効果などについてお話を伺った記事を公開しています。ここでは、その中から3件の事例をピックアップして、記事の内容を一部抜粋してご紹介します。

【導入事例】日本情報システム株式会社 様

導入前の課題

当社では、展示会などで一度に多数のお客様と名刺交換をする機会があります。そうしたイベントで受け取った大量の名刺を管理するため、マーケティング部門を中心とした一部の部署で、他社の名刺管理ツールを導入していました。しかし、近年多発している情報漏洩等の事例に鑑み、当社でも名刺情報を含むデータ管理の体制やツールを見直していくことになりました。

導入後の効果

これまでは、一斉に配信するメールの差出人アドレスには会社の代表メールアドレスを使用していました。しかし、「一斉メール配信」機能なら名刺交換した従業員のメールアドレスを差出人に設定できるため、より高い開封率が見込めます。名刺情報からデータ化された正確なメールアドレスを使用することで、手入力によるミスを削減できるのもメリットです。

【導入事例】株式会社堀通信 様

導入前の課題

従来、当社では名刺を紙のままファイリングして個人で管理してきました。しかし、昨今たびたび報じられている情報流出などの事例を受け、お客様や取引先の情報をより安全に管理できるよう、名刺管理サービスの導入を検討することになりました。

導入後の効果

名刺交換をしたらすぐにスマートフォンで名刺を撮影し、「SKYPCE」に登録。データが反映されたら打ち合わせや商談のお礼メールを送信しています。「SKYPCE」でメールアドレスをクリックすると、本文の冒頭に相手の会社名・お名前が入った状態でメーラーが立ち上がるので、いちいち打ち込む手間がなく効率的です。

【導入事例】ウェブスペース株式会社 様

導入前の課題

DXが進む現代において継続的な売り上げ増加を目指すには、メール配信などを活用したデジタルマーケティングの強化は不可欠だと考えています。これまでは営業担当が個人で顧客情報を管理していたため、お客様が各営業担当にひもづいているイメージでした。これを「会社のお客様」という意識に変えていくため、会社全体でお客様の情報を管理できる名刺管理サービスの導入を検討しました。

導入後の効果

「SKYPCE」を導入したことで、名刺情報を営業部全体で共有し、顧客との接点が集約されたデータベースとして活用できるようになりました。タグで名刺を絞り込むこともできるので、必要な情報をすぐに探し出すことが可能です。また、展示会でいただいた名刺をまとめてスキャンし、名刺データを活用して「SKYPCE」からご来場御礼メールを配信しています。