SFA・Excelで営業管理するメリットは？ データを移行して運用する方法も解説

SFAとは

SFAとは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略称で、「営業支援システム」と訳されます。具体的には、顧客情報、案件の進捗、過去の商談履歴、営業担当者の行動、そして将来の売り上げ予測などをシステム上で一元管理できるシステムです。

営業活動の状況を可視化するとともに、データを蓄積して活用することで、個人の経験や勘に頼る営業から脱却し、営業活動の効率化や組織的なアプローチを可能にします。

SFAとExcelで営業管理を行うメリット・デメリットを比較

SFAとExcelのどちらが常に優れているというわけではありません。企業規模や営業プロセスの複雑さなど、自社の状況によって適した管理方法は異なります。それぞれのメリット・デメリットを以下にまとめました。それぞれの詳しい特徴については後述します。

	SFA	Microsoft Excel
メリット	・複数人での同時作業や情報共有が容易 ・MAやCRMなど他システムと連携可能 ・多様なデータの収集や分析機能が豊富 ・モバイル端末からどこでも操作可能	・日常的に使用しており導入ハードルが低い ・新たなツールの初期費用がかからない ・自社の運用に合わせて自由にカスタマイズ可能
デメリット	・初期費用や月額利用料などのコストが発生 ・システム障害時にアクセスできないリスク ・現場が操作に慣れるまでに時間がかかる	・データ量が増加すると動作が重くなる ・複数人での同時操作や最新版の管理が困難 ・他のツールやシステムとの自動連携が難しい

SFAで営業管理を行うメリット

SFAで営業管理を行うことにはいくつかのメリットがあります。ここでは、次の4つのメリットについて解説します。

• 複数人での同時作業や共有ができる
• MAやCRMと連携できる
• さまざまなデータを収集・分析できる
• モバイル端末から操作できる

複数人での同時作業や共有ができる

SFAはクラウド上でデータを一元管理するため、複数人でリアルタイムに情報の入力や編集が行えます。これにより、顧客情報や案件の進捗、日々の活動履歴をチーム全体で瞬時に共有可能です。

担当者が不在のときや、異動・退職が発生した場合でも、SFAを見れば過去の商談内容や経緯を確認できます。属人化を防ぎ、組織として顧客対応の品質を維持できる点が大きな強みです。

MAやCRMと連携できる

SFAは、ほかのシステムと連携して業務効率を高められます。MAはマーケティング活動の自動化、CRMツールは顧客との関係性を管理するツールです。

MAで獲得・育成した見込み客の情報をSFAへ引き継ぐことで、営業担当者は最適な商談化のタイミングを把握できます。さらにCRMとツール連携させれば、受注後のサポート状況や過去の履歴も参照でき、部門間の情報断絶を減らして一貫した顧客対応を実現します。

さまざまなデータを収集・分析できる

SFAを活用すると、営業活動にまつわる多種多様なデータを蓄積し、分析できます。管理できるデータは、顧客情報や案件情報をはじめ、商談ステージ、受注確度、活動履歴、売り上げ見込み、担当者別の実績などです。

蓄積したデータから案件数、受注率、売り上げ予測、商談の状況を可視化できます。データに基づいて現状を把握できるため、営業プロセスの課題を早期に見つけ出すのに役立ちます。

モバイル端末から操作できる

多くのSFAはスマートフォンやタブレット端末からの操作に対応しています。外出先や移動中の隙間時間を利用して、最新の顧客情報や商談履歴を簡単に確認できます。

商談直後にモバイル端末から結果を入力すれば、情報の鮮度を保てます。現場からの入力が迅速に行われることで、マネージャーも営業担当者の活動状況をいち早く把握でき、タイムリーな指示やサポートが可能になります。

SFAで営業管理を行うデメリット

SFAでの営業管理にはメリットがある一方で、導入前に把握しておくべき課題も存在します。ここでは、次の3つのデメリットについて解説します。

• 導入・運用にコストがかかる
• システムの不具合や障害の影響を受ける
• ツールの定着に時間がかかる

導入・運用にコストがかかる

SFAを導入するには、システムの構築や初期設定などの導入コストがかかります。また、業務に合わせたシステムのカスタマイズや改修が必要になる場合があり、その都度追加費用が発生することも少なくありません。

さらに、導入時だけでなく、毎月のライセンス利用料といったランニングコストも発生し続けます。そのため、目先の月額費用だけで判断するのではなく、カスタマイズ費やサポート費を含めた「総保有コスト」の視点で費用対効果を見極める必要があります。

システムの不具合や障害の営業を受ける

現在主流のSFAの多くは、インターネット経由で利用するSaaS型です。そのため、自社のネットワーク環境やサービス提供元のサーバー稼働状況に大きく依存します。

万が一システム障害が発生した場合、SFAにアクセスできなくなるリスクがあります。障害発生中は、商談情報の確認、活動履歴の入力、レポートの閲覧、顧客情報の検索が一時的に行えなくなり、業務に支障が出る可能性があります。

ツールの定着に時間がかかる

専門的なツールであるSFAはExcelと比較して操作が複雑で、機能も多岐にわたります。そのため、現場の担当者がシステムを使いこなせるようになるまでには、一定の時間が必要です。

また、入力項目やプロセスが細かく設定されていると従業員にとって負担が大きくなり、利用率の低下や定着の長期化につながる可能性もあります。導入に失敗しないためには事前に十分な検討を行い、従業員への丁寧なトレーニングやサポート体制を構築しておくことが重要です。

Excelで営業管理を行うメリット

Excelで営業管理は、行うことにはいくつかのメリットがあります。ここでは、次の3つのメリットについて解説します。

• 導入ハードルが低い
• 導入の初期費用がかからない
• カスタマイズしやすい

導入ハードルが低い

Excelは、多くの企業で標準的なソフトウェアとして導入されており、日常的な業務で広く浸透しています。新しい専用システムを導入するよりも操作に慣れている人が圧倒的に多い点が強みです。

また、行と列というシンプルな構造で情報を整理でき、フィルターや並べ替え機能を使えば確認したい案件をすぐに見つけることができます。顧客管理表、案件管理表、売上管理表、活動管理表などをExcelで作成すれば、短期間で営業管理を始められます。

導入の初期費用がかからない

すでにExcelが導入されている企業であれば、営業管理を始めるための新たなシステム初期費用は発生しません。そのため、営業管理のためだけに追加のコストをかけずに済むのが大きな利点です。

また、SaaS型のSFAの多くは従量課金制を採用していますが、Excelであれば利用人数が増えても追加のライセンス費用を気にすることなく運用できます。

カスタマイズしやすい

自社の営業フローに合わせて、管理項目やシートの構成を自由に変更できる柔軟性もExcelのメリットの一つです。

例えば、顧客管理、案件管理、売上管理、活動管理をそれぞれ別のシートに分けたり、必要に応じて新しい列を追加したりする作業が容易に行えます。さらに、関数、ピボットテーブル、フィルター、条件付き書式、グラフなどを組み合わせれば、自社独自の簡易的な営業分析のダッシュボードを自作することも可能です。

Excelで営業管理を行うデメリット

手軽に利用できるExcelですが、管理するデータ量や関わる人数が増えるにつれて、いくつかのデメリットが顕在化します。ここでは、次の3つのデメリットについて解説します。

• データが増えると動作が重くなる
• 複数人で同時に操作できない場合がある
• さまざまなツールとの連携が難しい

データが増えると動作が重くなる

Excelは、データ量が増えるにつれてファイルサイズが大きくなり、動作が重くなる傾向にあります。そのため、大量の情報を長期間蓄積して管理することには不向きです。 特に、数千行を超えるようなデータになると、ファイルを開く、保存する、フィルターをかけるといった基本的な操作だけでも時間がかかるようになります。複雑な計算処理にも待ち時間が生じるため、日常業務の効率を低下させる要因となります。

複数人で同時に操作できない場合がある

PCにインストールして利用する従来のExcelは、原則として複数人で同時に編集できません。誰かがファイルを開いて編集状態にしている間、ほかの人は「読み取り専用」でしか開けず、必要なときに入力できないといったトラブルが頻発します。

Microsoft 365などを利用すればクラウド上での共同編集も可能ですが、最新バージョンであることや、特定の保存場所を利用していることなど一定の条件が必要です。ファイルを個別に分けて後から集計したり、メールへの添付でやりとりしたりする運用では、どれが最新版かわからなくなったり、誤ったデータの上書きが発生したりするリスクが高まります。

さまざまなツールとの連携が難しい

Microsoft Excelは、ほかのITツールとデータを自動で同期できないため、情報のやりとりを手作業で行う必要があります。例えば、獲得した名刺情報やMAツールのリード情報をExcelへ手動で貼りつけるといった作業です。

手動でデータを移す運用では、転記ミスや登録漏れ、更新の遅れ、重複データが発生しやすくなります。名刺管理、MA、CRMツール、会計ソフトウェア、グループウェアなどとデータを連携し、業務を自動化したい段階になったら、SFAへの移行を検討すべきタイミングといえます。

ExcelでSFAのように営業管理する場合に必要な項目

Excelを使ってSFAに近い水準で営業情報を管理するには、目的別にシートを分け、必要な管理項目を設定します。ここでは、次の4つの管理表に必要な項目を解説します。

• 顧客情報を管理する場合の項目
• 案件情報を管理する場合の項目
• 売上情報を管理する場合の項目
• 活動状況を管理する場合の項目

顧客情報を管理する場合の項目

顧客情報は、営業活動の基盤となる情報です。担当する顧客が増えた際、情報管理が行き届いていないと、適切なタイミングで提案ができなかったり、引き継ぎ不足によるトラブルが生じたりする可能性が高まります。

そのため、会社名、部署名、担当者名、連絡先（電話番号・メールアドレス）などの基本情報に加え、業種、企業規模、過去の取引履歴、顧客のニーズや課題なども管理項目に含めるのが有効です。これらを集約することで、営業活動の効率化や分析に役立てられます。なお、手動で入力する際は会社名や担当者名の表記ゆれが起こりやすいため、あらかじめ入力ルールを統一しておくことが重要です。

案件情報を管理する場合の項目

案件情報とは、商談のアポイントから成約に至るまでの一連のプロセスで生じる情報のことです。案件ごとに進捗を可視化することで、状況に応じた適切なアプローチが可能になります。

案件情報管理表には、案件名、担当営業、商材、商談ステージ、受注確度、見込み金額、受注予定日などを入力します。これらの指標を定量的に管理すれば、「受注確度や見込み額が高い重要案件」をひと目で判断でき、適切なタイミングでアクションを取れるようになります。

また、案件IDや顧客IDを設定し、顧客情報管理表とひもづけて管理しやすい状態にしておくことも重要です。

売上情報を管理する場合の項目

売上情報は、営業活動の成果を測るための重要な指標です。目標とセットで管理することで達成度合いを把握でき、営業担当者ごとのパフォーマンスの可視化やモチベーション向上にもつながります。

売上情報管理表には、売上金額、粗利、受注日、売上計上月、請求状況、入金状況などを入力します。「売上計上月」を設けることで、月次・年次の売上集計や目標達成率の確認が容易になります。

また、案件管理表と連携できるよう案件IDを共通項目にしておくと、個別の案件から売り上げへのプロセスをスムーズに追うことができます。

活動状況を管理する場合の項目

活動状況は、アポイントから成約に至るまでの、顧客に対する日々の活動記録です。これを管理することで、担当者の行動のムダや課題を早期に発見し、的確なアドバイスにつなげられます。

活動状況管理表には、活動日、接触した担当者、活動種別（どのような手段でアプローチしたか）、商談内容、次回アクションなどを入力します。活動種別は、「電話」「メール」「訪問」「Web商談」などに分けてプルダウンで選択できるようにしておくと便利です。

また、活動件数や提案件数などを集計できるようにしておけば、成約率の高い行動パターンを分析・特定でき、チーム全体の営業力を底上げするナレッジとして活用できます。

SFAでの営業管理が向いている企業の特徴

事業が成長して扱う情報量が増えるにつれて、Excelでの管理には限界が生じます。ここでは、SFAでの営業管理が向いている企業の4つの特徴について解説します。

• 営業管理が複雑化している
• 案件管理が属人化している
• 営業プロセスが複雑で商談期間が長い
• 支店や営業所が複数ある

営業管理が複雑化している

案件数、営業担当者数、取り扱う商材数が増え、営業管理が複雑化している企業はSFAの導入に向いています。Excelでの管理では、営業会議のたびに複数ファイルを集計する手間が発生し、担当者に直接確認しないと最新の進捗がわからない状態に陥りがちです。SFAを導入すれば、顧客情報、案件の進捗、活動履歴、売り上げ見込みを同じシステム上でリアルタイムに確認しやすくなります。

案件管理が属人化している

商談の状況や顧客とのやりとりを担当者本人しか把握していない「属人化」が課題となっている場合、SFAの導入が適しています。属人化すると、担当者が休業や異動・退職した際に、顧客対応や引き継ぎが滞るリスクが生じます。SFAを活用すれば、案件の進捗や活動履歴、次回の対応予定、過去の失注理由などをチームで共有できるため、担当者以外でも状況を把握してフォローしやすくなります。

営業プロセスが複雑で商談期間が長い

初回接点から受注までに複数回の提案や見積もり、稟議が発生し、商談期間が長い企業にもSFAは適しています。長期間の商談をExcelや担当者の記憶だけで管理すると、過去の経緯の把握や適切なフォローが難しくなります。SFAを使えば、商談がどのステージで止まっているか、次に何をすべきかを可視化できます。停滞案件や受注確度の高い案件を優先的に確認でき、マネージャーが適切な支援をしやすくなります。

支店や営業所が複数ある

支店や営業所が複数ある企業では、拠点ごとに管理手法が異なり、全社の営業状況を正確に把握しにくくなります。SFAを全社で導入すれば、拠点ごとの案件状況や担当者別の活動履歴、顧客情報を統一された基準で確認しやすくなります。本社や経営層が各拠点の売り上げ見込みや日々の活動量をリアルタイムで把握できるため、データに基づいた経営判断や早期の支援を実施しやすくなります。

ExcelからSFAに移行を検討するタイミング

営業管理をExcelからSFAへ移行するタイミングとして、具体的には、次のような兆候がある際に検討することをお勧めします。

• 営業の人数が増えて管理が煩雑化している
• 管理するデータが増えて、ファイルが重い
• フォロー漏れが発生している
• 売上予測が曖昧になっている
• 経営陣・マネージャーが活動状況を把握・管理できていない
• 属人化している

ExcelからSFAに移行する流れ

ExcelからSFAへスムーズに移行するためには、段階的な手順を踏むことが重要です。ここでは、導入を成功させるための次の5つのステップについてご紹介します。

• 既存データをクレンジングする
• 小さなチームで試験運用する
• 本番環境へデータを移行する
• 運用ルールを整備する
• 運用状況を踏まえて改善する

1．既存データをクレンジングする

SFAへデータを移行する前に、まずは「データクレンジング」を実施します。これは、移行前にデータの重複、誤字、表記ゆれ、古い情報、不要な項目を整理する作業です。具体的には、会社名の表記違い、退職済み担当者の情報、重複した顧客データ、未入力項目などを修正・削除します。この作業により、SFA移行後の検索精度やデータ活用の質が高まります。

2．小さなチームで試験運用する

SFAは最初から全社一斉に導入するのではなく、営業部の一部や特定のチームで試験運用を実施します。実際の業務で使ってみることで、入力項目の過不足や画面の使いにくさを早期に発見できるからです。試験運用期間中は、データの入力しやすさ、情報の検索しやすさ、レポートの見やすさに加え、実際の営業会議でスムーズに活用できるかを確認し、設定を調整します。

3．本番環境へデータを移行する

試験運用で設定が固まったら、全社展開に向けて本格的なデータ移行を実施します。まず、Excelの列名とSFAの項目名を対応づけます。会社名、担当者名、メールアドレス、案件名、商談ステージ、売上金額などをSFAのどの項目へ取り込むかを定義します。本番データを一斉に移す前に少量のデータでテストを行い、移行件数、文字化けの有無、必須項目のエラー、日付の形式、データの重複がないかを確認することが重要です。

4．運用ルールを整備する

システムを定着させるためには、運用ルールの整備が欠かせません。「誰が、いつ、何をSFAに入力するか」という基準を明確にし、社内で共有します。入力のタイミングや必須項目といった入力ルールだけでなく、役職ごとの閲覧権限や編集権限、システム管理者、トラブル時の社内問い合わせ先なども含めてルールを設定します。これにより、運用開始後の現場の混乱を防ぎます。

5．運用状況を踏まえて改善する

SFAは導入して終わりではなく、運用状況を確認しながら継続的に改善することが欠かせません。システムの定着度を測る指標として、ログイン率、活動履歴の入力率、案件の更新率、次回対応予定日の入力率、レポートの閲覧状況などを定期的に確認します。これらの運用プロセスの指標を見ることで、現場の入力作業やマネジメント層のデータ活用のどこで滞りが発生しているかを把握し、的確な改善策を講じることが可能です。

効率的に営業管理できるSFAなら「SKYPCE（スカイピース）」

法人向け営業名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」には、SFA機能が標準搭載されています。名刺情報を基に「人」単位で情報を管理できるサービスの特長を生かし、見込み顧客ごとに名刺情報とひもづけてリード情報を管理。ナーチャリング（顧客育成）を通して案件化した場合には、そのまま案件としてスムーズに管理できます。

リード・案件ごとの営業活動の履歴を「活動履歴」として残せるほか、上司や同僚がコメントやリアクションを行えるなど、チーム内の情報共有を支援する仕組みが整えられています。また、正確な名刺情報を生かしてメールマガジンの一括配信やダイレクトメールの送付先リストの作成にも活用できるなど、ナーチャリングに役立つ機能も豊富です。

SFA機能を活用した営業活動の効率化をお考えの際は、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。

「SKYPCE（スカイピース）」の導入事例

SKYPCEの導入事例として、SKYPCEをご利用いただいているユーザー様に、導入を検討された経緯や導入後に得られた効果などについてお話を伺った記事を公開しています。ここでは、その中から3件の事例をピックアップして、記事の内容を一部抜粋してご紹介します。

株式会社オープンアップシステム様

導入前の課題

当社では数年前まで、業務で得た名刺は各担当者が個人で管理していました。商談の内容や進捗状況も、表計算ソフトウェアを用いて属人的に管理している状態でした。しかし、当社グループ内で会社統合があった際、それらの情報が残っておらず引き継ぎに支障を来したことをきっかけに、「情報は組織の大切な財産である」という思いを強くしました。

導入後の効果

今では「SKYPCE」に「活動記録」を登録するだけで案件情報が共有できるようになり、営業部の日次ミーティングの時間短縮につながりました。「活動記録」に登録された案件情報は、会社やグループに業績を報告する際のエビデンスとしても活用しています。また、担当者自身だけでなく、周囲のメンバーも状況を把握できるようになったため、アドバイスがしやすくなり、お客様への提案スピードも格段にアップしました。

Nolook商事株式会社様

H4：導入前の課題 当社では名刺を個人管理していましたが、会社の成長とともに2つの課題が浮き彫りになってきました。一つは紛失や、転職先への持ち出しなどのセキュリティ上の懸念です。そしてもう一つが、情報共有が進まないこと。潜在顧客の情報が埋もれてしまい、ビジネスチャンスを逃している可能性がありました。

H4：導入後の効果 導入後は、「受け取った名刺は3営業日以内に登録する」「登録した名刺はシュレッダーで破棄する」という簡単なルールを策定。特に名刺交換の機会が多い営業部員の間では、導入後1～2週間で名刺の取り込みが習慣化しました。また、個々人が表計算ソフトウェアで管理していた案件の進捗状況も、「SKYPCE」の「活動記録」への入力に移行しています。これにより、案件の進捗状況の可視化・共有が可能になっただけでなく、その情報が名刺情報にひもづくようになったことで、「SKYPCE」一つで、顧客情報から案件の進捗状況までを把握できるようになりました。

ウェブスペース株式会社様

導入前の課題

DXが進む現代において継続的な売り上げ増加を目指すには、メール配信などを活用したデジタルマーケティングの強化は不可欠だと考えています。これまでは営業担当が個人で顧客情報を管理していたため、お客様が各営業担当にひもづいているイメージでした。これを「会社のお客様」という意識に変えていくため、会社全体でお客様の情報を管理できる名刺管理サービスの導入を検討しました。

導入後の効果

SKYPCEを導入したことで、名刺情報を営業部全体で共有し、顧客との接点が集約されたデータベースとして活用できるようになりました。タグで名刺を絞り込むこともできるので、必要な情報をすぐに探し出すことが可能です。また、「SKYPCE」導入後は、展示会でいただいた名刺をまとめてスキャンし、名刺データを活用して「SKYPCE」からご来場御礼メールを配信しています。

まとめ

Excelは手軽でコストを抑えて営業管理を始められますが、データ量の増加や複数人での同時編集、他システムとの連携が困難になるなど、事業の拡大に伴って限界が生じます。一方、SFAは営業プロセスの可視化や分析、属人化の解消に役立ちますが、導入・運用コストやツールの定着化といった課題も存在します。このようなメリット・デメリットを理解した上で、自社の営業体制や規模に合わせ、最適な管理方法を選択することが重要です。

もし「Excelでの管理に限界を感じているが、複雑なSFAの導入や定着には不安がある」という場合にお勧めなのが、営業支援名刺管理サービス「SKYPCE」です。

SKYPCEは、名刺交換で得た確かな顧客情報を起点とし、わかりやすいインターフェスで直感的に顧客管理・営業活動の記録が可能です。シンプルな操作性で現場に負担をかけず、活動情報の登録や共有、案件進捗の可視化を実現します。営業管理の第一歩として、ぜひご検討ください。