SFAで案件管理する方法は？ メリットや具体的な手順、ポイントを解説

案件管理とは

案件管理とは、営業活動における案件の受注に向けて、顧客情報や各フェーズの商談プロセスなどを体系的に管理することです。顧客自身や企業に関する情報、商談で話した内容などの履歴、見積もり情報などを一元管理することで、営業活動の効率化に役立てます。

案件管理を行う上で管理すべき項目としては、「会社名」「担当者名」「商談日」「提案商品」「見込金額」「受注予定日」「商談ステータス」「失注理由」などがあります。

案件管理が必要な理由

営業活動において案件管理が必要な理由として、主に次の3つがあります。

• 受注確度を高めるため
• 営業活動の属人化を防ぐため
• データ分析に活用するため

案件管理でまず大切なのは、営業の受注確度を高められることです。案件の状況や顧客情報が組織全体で共有されることで、個々の営業担当者の裁量に委ねられる「属人化」を防ぎ、組織として営業活動を効率的に行えるようになります。

案件管理によって、営業の各フェーズで誰が、いつ、どの案件を、どのように対応したのかが明確になり、チーム内で共有できるようになります。顧客の課題や要望、商談での温度感などを共有することで、上司やメンバーからのサポートを受けやすくなり、案件獲得につながる可能性も高まります。

また、これら情報はデータとして集約され、売上につながった営業スタイルや、優秀な営業担当者の知識やスキルを分析することができます。トップ営業のノウハウをほかの営業担当者のナレッジとして活用することができれば、営業活動の活性化につなげられる可能性もあります。また、データから顧客のニーズを分析し、マーケティング活動に役立てることもできます。

Excelで案件管理を行う課題

営業活動の進捗管理のために、低コストで始めやすいMicrosoft Excelを使用するケースもありますが、Excelによる案件管理には課題が多いのも事実です。

まず複数人で情報の入力がしづらく、効率が悪い点です。取引先の担当者の変更や商談状況の更新など、各営業担当者が情報のメンテナンスを行う際に苦労する可能性があります。そのため、上司がリアルタイムで状況を把握することが難しくなるかもしれません。情報共有がしづらい点も課題でしょう。ファイル単位で管理されるため、異動時に引き継ぎがうまくいかずファイルの所在がわからなくなったり、誤って削除してしまったりするリスクもあります。また、膨大なデータの中から必要な情報を検索・分析しづらいため、結果としてあまり活用されなくなってしまう可能性もあります。

SFAで案件管理をするメリット

営業活動におけるさまざまな情報の管理・共有を効率化するには、SFA（Sales Force Automation）ツールの活用が有効です。SFAでの案件管理には、次の5つのメリットがあります。

• 営業活動を可視化できる
• 営業ナレッジを社内に展開できる
• 顧客対応の重複・漏れを防げる
• 外部システムと連携して営業活動を効率化できる
• データ分析を効率的に行える

それぞれのメリットについて、詳しくご紹介していきます。

営業活動を可視化できる

SFAで案件に関するデータを管理することですべての案件情報が集約され、どの顧客に対して交渉がどの段階まで進んでいるのか、確度の高い案件がどのくらいあるか、といった情報をリアルタイムで把握することができます。上司が部下の営業活動の状況を詳しく把握することで、適切なサポートが可能になります。また、すでに終了している過去の商談についても履歴を蓄積することで、今後の営業戦略を検討する際の参考として活用できます。

営業ナレッジを社内に展開できる

SFAの活用を通じて、過去の営業手法やプロセスなどをナレッジとして蓄積し、組織の営業活動を「標準化」させるために役立てることも可能です。過去の履歴を参考に、営業プロセスの中で自動化できる業務がないかをチェックしたり、資料や入力業務などにテンプレートを活用できないかを検討し、営業活動の進め方の統一を図ることができます。個人に依存しない営業手法を構築することで、結果的に営業活動のクオリティーを組織全体で高めることにつながります。

顧客対応の重複・漏れを防げる

SFAでは、情報をリアルタイムで更新でき、営業担当者間の情報共有を強化できる点も強みの一つです。システム上で案件に関する最新情報を確認できるため、顧客対応の漏れや見落としを防止することができます。同じ顧客に対して、別々の営業担当者が重複してアプローチしてしまうなどのミスをなくすことにもつながります。ツールによっては、利用者に対してフォローアップを促すようアラートで通知してくれる機能もあるので、活用するとよいでしょう。

外部システムと連携して営業活動を効率化できる

SFAの中には、さまざまなCRMやMAツール、名刺管理ツールなどと連携することで、包括的に顧客情報を管理できるものも存在します。また、会計システムと連携することで、案件の受注から実際の請求業務までを自動化してくれるソリューションもあります。ほかにも、データを連携させることで、SFA上での情報入力の手間を省き、精度の高い情報を効率的に活用できるようになるシステムもあるため、活用を検討することをお勧めします。

データ分析を効率的に行える

SFAに集約・蓄積された案件データを分析することで、商談の成功・失敗パターンを洗い出し、今後の営業活動に生かすことができます。また、効果的な提案方法や製品・サービスの価格などの検討に、過去の案件データは重要な役割を果たします。SFAのツール自体に分析機能が搭載されていることもあります。特にAIを活用した分析が行えれば、効率的に売上の予測、受注確度などを算出することができるため、営業戦略や事業計画を高い精度で構築できる可能性があります。

SFAで案件管理をするデメリット

SFAによる案件管理にはさまざまなメリットが存在する一方で、いくつかの課題があることも確かです。導入・運用からデータ移行まで、デメリットとなる点としては、次の3つがあります。

• SFAの導入・運用にコストがかかる
• 情報を入力する手間がかかる
• データの移行に工数がかかる

それぞれのデメリットについて、詳しくご紹介していきます。

SFAの導入・運用にコストがかかる

SFAを導入するためには、初期費用や月額費用に加えて、導入後のベンダーによる設定費用や社内での教育費など、導入・運用のためのさまざまなコストが発生します。導入する際には、複数のベンダーから見積もりを取って比較検討を行うことが重要です。料金プランが複数ある場合には、利用者数や期間などに応じて適切なものを選ぶ必要があります。また、まずは必要最小限の機能を提供するプランを選んでスモールスタートで導入し、段階的に拡張していくのも一つの方法です。

情報を入力する手間がかかる

SFAでは、案件情報や商談履歴が入力されて初めて活用が進められますが、現場での入力が定着していないと、そのデータが不足してしまう可能性があります。管理者側が多くの情報を集めたいあまり、入力項目を増やしすぎてしまうと、現場の営業担当者の負担が大きくなって入力してもらえず、かえってデータが集まらない結果になることがあります。運用開始時はまず入力を定着させることが重要ですので、顧客名や案件名、金額、進捗状況、次回の営業アクションといった必要最低限の項目に絞って、入力を依頼するとよいでしょう。

データの移行に工数がかかる

SFAの導入時には、これまで組織として保有していた顧客データなども合わせて集約することで、案件管理の効果をさらに高めることができます。Microsoft Excelや名刺管理ツール、個人のメモやメールなどに顧客情報や案件情報が分散している場合には、これらデータの移行にある程度の工数がかかることも考慮すべきでしょう。過去のデータすべてを移行するとなると工数が膨らんでしまうため、現在進行中の案件や重要顧客の情報を優先して移行させるなど、取捨選択して進めることをお勧めします。

SFAの案件管理に関する機能

SFAには、営業活動を支援するさまざまな機能が搭載されています。主に、案件管理に関する次の5つのような機能も含まれていることが多いです。

• 顧客情報の管理
• 案件の進捗の管理
• 案件の分析
• タスク管理機能
• 予実管理機能

ここでは、それぞれの案件管理に関する機能でできることについてご紹介します。

顧客情報の管理

SFAを利用する大きなメリットの一つが、顧客情報の管理ができることです。企業名、担当者名、部署、役職、連絡先、商談履歴、過去の問い合わせ内容などを一元管理することができます。また、過去の訪問履歴やメール内容、提案資料、顧客の抱える課題などを記録しておくことで、次回の提案の質を高めやすくなります。このように、顧客情報を適切に管理することで、初回の商談だけでなく過去のやりとりも踏まえた提案を行うことができれば、顧客からの信頼を得やすくなります。

案件の進捗の管理

SFAによる案件管理によって、案件ごとの進捗を細やかに把握できるのも利点です。営業の進捗状況を「アプローチ中」「ヒアリング済み」「提案中」「見積もり提出済み」「契約締結中」「受注・失注」などのステータスで細やかに管理することで、それぞれのフェーズに応じた対応を上司がアドバイスしたり、過去の履歴からアプローチ方法を模索したりすることが可能です。また、最終接触日や次回のアクションなどを記録して確認するようにすれば、長期間動きがない案件を見つけやすくなります。

案件の分析

SFAに蓄積された案件に関するデータを分析することで、今後の営業活動に生かすことも可能です。受注案件と失注案件を比較し、顧客企業の規模や業種、流入経路、提案商品、受注単価などの傾向を分析することができます。また、案件の失注理由などをSFAで記録しておくことで、価格、機能不足、競合の優位性、タイミングの不一致などの課題ごとに問題点を分類し、改善につなげられるでしょう。

タスク管理機能

案件の進捗が適切に管理されていれば、タスク管理機能によって顧客への次回の連絡、見積書の送付、資料作成、社内での確認、契約書送付などの必要な業務を案件ごとにタスクとして登録し、自身およびチームや上司にも共有できるようになります。これらタスクが広く共有されることで、個人ではなくチームで営業活動を進められることにもつながります。また、タスクに期限を設定して通知できるようにしておけば、顧客へのフォローや資料の送付漏れなどを防ぎやすくなります。

予実管理機能

「予実管理」とは、予算や目標に対して実績がどの程度達成できているかを確認する管理方法です。SFAを利用することで、担当者別、部門別、商品別などの売上進捗を確認しやすくなり、適切な予実管理が行えるようになります。また、受注済みの実績だけでなく、進行中の案件の金額や受注確度なども情報として含めておくと、案件の着地見込みが確認しやすくなります。

SFAを使って案件管理を行う手順

ここまでSFAによる案件管理のメリットや機能などを見てきましたが、実際に導入する場合にはどのようなステップを踏めばよいのでしょうか。SFAによる案件管理を行うためには、基本的に次の６つのステップで行う必要があります。

• 担当スタッフをアサインする
• 導入目的を明確にする
• 必要な機能を明確にする
• SFAを比較検討する
• SFAを導入・運用する
• 導入効果を検証し改善する

それぞれのステップの具体的な進め方について解説します。

1．担当スタッフをアサインする

SFAによる案件管理を始めるためには、まず導入責任者や現場の担当者といった担当スタッフを決める必要があります。場合によってはプロジェクトチームを編成し、複数のスタッフをアサインする必要もあるでしょう。チームリーダーには、営業経験豊かで現場をよく知った管理職のスタッフを入れることで、現場の意見を吸い上げながらスピーディーに課題解決が行える体制を整えることができます。また、営業部門だけでなく、経営層やシステム担当者、マーケティング担当者などの複数部署とスムーズに連携できる体制を整備することも重要です。

2．導入目的を明確にする

SFAの活用を進めていくには「営業活動を効率化したい」といった曖昧な導入目的ではなく、「案件の進捗を可視化したい」「売上予測を正確にしたい」など、より具体的な目的を明確に立てることが、以降の工程をスムーズに進められることにつながります。その上で、目標とするデータ入力率、商談数、対応漏れ件数、受注率、売上予測精度といった指標（KPI）を設定します。目標を設定するために、現状の営業活動の課題点を洗い出すことも重要ですので、各部門へのヒアリングなどを通じて現場の要望や課題を明確化し、多角的な視点で目標を検討していくことをお勧めします。

3．必要な機能を明確にする

SFAの案件管理機能にはさまざまな種類があり、その目的も多種多様です。そのため、導入前に自社の課題を解決するために必要な機能が何なのかを、しっかりと整理しておくことが重要です。例えば、案件ごとのタスクの対応漏れがチームの課題となっているのなら「タスク管理」機能が必ず必要です。売上見込みの明確化が課題なのであれば「予実管理」、担当者の属人化が問題となっているのなら「履歴管理」などが不可欠な機能となります。必要な機能が明確になれば、ツール選定時の比較もよりスムーズになるでしょう。

4．SFAを比較検討する

SFAのツールはさまざまなベンダーから提供されているため、各ベンダーの製品を細やかに比較検討する必要があります。比較をする際には、機能、費用、操作性、サポート、セキュリティ、外部連携の有無、導入実績など、自社が導入する上で判断のポイントとなる軸を決めておくとスムーズです。これら軸に沿って、ベンダーによるデモンストレーションや製品のトライアルなどを通じて比較検討を進めるとよいでしょう。また、ツールを運用するなかでトラブルが発生することもあるため、サポート体制が充実しているかどうかも確認が必要です。

5．SFAを導入・運用する

SFAによる案件管理を実際に運用する上では、案件情報の入力項目や更新のタイミング、進捗を表すステータスの定義、タスク登録のルールなどを決めてからスタートします。また、基本操作を把握してもらえるようにメンバー全員に対して研修を実施し、運用開始前に不安を取り除いておくことも大切です。案件管理をスムーズに進めていくために、運用マニュアルを整備するなど、サポート体制を整えておくこともお勧めします。

6．導入効果を検証し改善する

案件管理の開始後も、実際に案件入力がスムーズに進められているか、入力しなければならない情報が多すぎないかといったことに注意しながら、定期的にメンバーからフィードバックを集め、運用方法などを改善していきます。また、導入前に設定していたKPIの効果についても確認し、達成に向けて運用の改善を図っていく必要があります。チーム内の活用範囲を最小限にしてスタートされているのであれば、段階的に範囲を広げることを考えながら運用を進めていくとよいでしょう。

SFAを使って案件管理を行うポイント

SFAによる案件管理を成功させるためには、ここまでにご説明してきたステップで運用していくなかで、次のようないくつかのポイントに気をつける必要があります。

• スモールスタートで始める
• 運用ルールを明確にしておく
• 教育体制を整備する

ここでは、運用に失敗しないための上記の3つのポイントについて解説します。

スモールスタートで始める

SFAをスムーズに導入するためには、全社での一斉導入ではなく、まずは一部の営業チームや特定の商材に絞った案件管理から始めるのが有効です。スモールスタートで試験的に運用を開始することで、案件情報の入力ルールや、ツールの設定などの改善点が発見しやすくなります。そして運用が定着してきた段階で、利用するチームの範囲を拡大したり、予実管理や分析、外部連携などの別機能まで活用の範囲を広げていくことをお勧めします。

運用ルールを明確にしておく

案件管理を行うためのルールが不明瞭では、担当者が安心して入力作業が行えず、精度の高いデータを蓄積することもできません。入力項目についても、案件名、金額、ステータス、次回の営業アクション、商談内容は必ず入力するといったルールを定め、商談後いつまでに入力するか更新のタイミングも明確にしておくとよいでしょう。案件ごとに設定する、商談の各ステータスの定義を統一することも重要です。これらルールは定期的に見直しをかけ、さらに運用しやすい内容に改善していくことが大切です。

教育体制を整備する

SFAを運用するメンバーに対しては、ツールの使用方法を伝えるだけでなく、なぜ案件管理のためにデータ入力が必要なのか、どのような営業成果につながるのかといった趣旨を理解してもらうことも重要です。また、メンバー自身が困ったときに参照するためのマニュアルやFAQも整備し、都度更新をかけていくことで、安心して業務を進めてもらえるようにします。これらマニュアル・FAQには、画面キャプチャーつきの手順書や入力例、困ったときの問い合わせ先などを記載しておくとよいでしょう。

案件管理を効率的に行うなら「SKYPCE（スカイピース）」

法人向け営業名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」には、SFA機能が標準搭載されています。名刺情報を基に「人」単位で情報を管理できるサービスの特長を生かし、見込み顧客ごとに名刺情報とひもづけてリード情報を管理。ナーチャリング（顧客育成）を通して案件化した場合には、そのまま案件としてスムーズに管理できます。

リード・案件ごとの営業活動の履歴を「活動履歴」として残せるほか、上司や同僚がコメントやリアクションを行えるなど、チーム内の情報共有を支援する仕組みが整えられています。また、正確な名刺情報を生かしてメールマガジンの一括配信やDMの送付先リストの作成にも活用できるなど、ナーチャリングに役立つ機能も豊富です。

SFA機能を活用した営業活動の効率化をお考えの際は、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。

「SKYPCE（スカイピース）」の導入事例

SKYPCEの導入事例として、SKYPCEをご利用いただいているユーザー様に、導入を検討された経緯や導入後に得られた効果などについてお話を伺った記事を公開しています。ここでは、その中から3件の事例をピックアップして、記事の内容を一部抜粋してご紹介します。

【導入事例】ウェブスペース株式会社様

導入前の課題

当初、デジタルマーケティングを推進していくには、その土台として顧客情報を集約したデータベースが必要だと考えていました。しかし、データベースを一から作るとなると、基幹システムとの連携などを行う必要があり、手間と時間がかかります。

また、これまでは、会場でいただいた名刺を営業事務が手作業でリスト化し、各営業担当に展開。その後、営業担当がリストを使って電話をかけたり、メールを送ったりしてアプローチしていました。

導入後の効果

「SKYPCE」を導入したことで、名刺情報を営業部全体で共有し、顧客との接点が集約されたデータベースとして活用できるようになりました。また、どこでお会いしたお客様なのかがひと目でわかるよう、例えば展示会で交換した名刺には展示会の名称をタグとして付与。タグで名刺を絞り込むこともできるので、必要な情報をすぐに探し出すことが可能です。

さらに「SKYPCE」導入後は、展示会でいただいた名刺をまとめてスキャンし、名刺データを活用して「SKYPCE」からご来場お礼メールを配信しています。

【導入事例】 株式会社PKUTECH様

導入前の課題

当社が「SKYPCE」を選んだ最大の理由は、UIのわかりやすさです。従来、当社では従業員それぞれが紙のまま名刺を管理していたため、名刺管理サービスを会社として導入するのは初めてのこと。そこで、従業員がつまずくことなく利用を始められるよう、使いやすさを重視してサービスを選定しました。

導入後の効果

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【導入事例】 Nolook商事株式会社様

導入前の課題

当社では名刺を個人管理していましたが、会社の成長とともに2つの課題が浮き彫りになってきました。一つは紛失や、転職先への持ち出しなどのセキュリティ上の懸念です。そしてもう一つが、情報共有が進まないこと。潜在顧客の情報が埋もれてしまい、ビジネスチャンスを逃している可能性がありました。

導入後の効果

導入後は、「受け取った名刺は3営業日以内に登録する」「登録した名刺はシュレッダーで破棄する」という簡単なルールを策定。特に名刺交換の機会が多い営業部員の間では、導入後1～2週間で名刺の取り込みが習慣化しました。また、個々人が表計算ソフトウェアで管理していた案件の進捗状況も、「SKYPCE」の「活動記録」への入力に移行しています。これにより、案件の進捗状況の可視化・共有が可能になっただけでなく、その情報が名刺情報にひもづくようになったことで、「SKYPCE」一つで、顧客情報から案件の進捗状況までを把握できるようになりました。

まとめ

本記事では、SFAツールを使って案件管理を行う理由や課題、メリット・デメリットについてご紹介しました。また、実際に導入・運用するためのステップや注意すべきポイントなどについても解説しました。

案件情報を組織・チーム全体で集約し、営業活動の効率化を図ることは、働き方やビジネススタイルが大きく変化している今、売上の拡大を図るために非常に重要です。これまでSFAを使われていなかった企業・組織にとって、シンプルな設計で運用をスタートさせやすい「SKYPCE」のSFA機能の利用を、ぜひご検討ください。