SFAの選び方、8つのポイントを解説！ 導入前の準備や活用ポイントも紹介

SFA（営業支援）ツールの選び方

営業担当者の活動記録や案件の進捗状況など、営業活動におけるさまざまな情報の管理・共有を効率化するにはSFA（Sales Force Automation）ツールの導入が有効です。現在多くの種類のSFAツールが提供されており、その搭載機能もさまざまです。導入効果を最大化するためには、主に次のポイントを押さえた上でツールを選定することが重要です。

• 自社の課題を解決できる機能があるか
• 予算に見合っているか
• 担当者にとって使いやすいか
• スマートフォンなどのモバイルデバイスに対応しているか
• ほかのツールと連携できるか
• サポート体制が充実しているか
• 定期的にアップデートされているか
• セキュリティ対策がしっかりしているか

自社の課題を解決できる機能があるか

SFAツールは多機能なものが多く、中には独自の機能を搭載したツールも存在します。そのため、まずは自社の課題を解決できる機能があるかどうかの確認が必要です。その上で、各種ツールの特色を比較・検討し、自社の生産性向上も期待できるツールを選ぶことが重要です。

抱える課題に対してツールの機能が不足している場合、手動での対応が必要になったり、ほかのツールで補完したりするなどの非効率な作業が発生し、導入効果が低減してしまう可能性があるため注意が必要です。

予算に見合っているか

SFAツール導入時は、予算と実現したいことを考慮し、なるべく費用対効果が高くなるものを選ぶのがポイントです。SFAツールは機能性・拡張性のほか、カスタマイズの内容次第で費用が大きく変動します。そのため、初期費用と月額料金のトータルコストが予算に見合っているかどうかはしっかりと確認することをお勧めします。

また、自社に必要な機能が含まれているかはもちろん、導入によって生まれる工数削減などのメリットを考慮したツールを選定することで、費用対効果のより正確な測定が可能になります。

担当者にとって使いやすいか

ツールは導入して終わりではなく、現場で使用する習慣が定着することで初めて導入効果が生まれます。優れたUI / UXで直感的に操作可能なツールを選んだり、システムの動作が遅い、入力項目が多いといった使用者が使いづらいと感じる要素がないかを確認しておくことで、ツール導入の形骸化を防げます。

特に、SFAツールは営業部門が使用するため、営業担当者のITリテラシーや、実際の営業フローなどを事前に把握しておくことで、導入効果の最大化が期待できます。

スマートフォンなどのモバイルデバイスに対応しているか

スマートフォンやタブレット端末などのモバイルデバイスでの入力に対応しているかどうかも、選定におけるポイントの一つです。

営業担当者は外出する機会が多いため、外出先で日報や案件に関する情報を確認したり、商談データの入力・更新ができるとスムーズな情報共有が可能となり、効果的な営業活動がしやすくなります。また、日報や報告書を作成するためだけに一度オフィスに戻るといったケースもなくなるため、営業担当者の負荷とコストの軽減にもつながります。

ほかのツールと連携できるか

MA（マーケティング・オートメーション）やCRM（顧客関係管理）、メール配信ツールといった業務効率化ツールと連携できるかどうかも確認する必要があります。

また、既存ツールだけでなく、将来的に導入する予定があるツールとの連携も確認しておくことが望ましいでしょう。例えば、名刺管理ツールと連携できると、顧客情報の一元管理が可能となります。こうした各種ツールとの連携は、効果的な営業アプローチに役立ちます。

サポート体制が充実しているか

導入前後のサポート体制が整っているツールかどうかも確認が重要です。マニュアルがしっかり整備され、相談窓口が設置されていると、すでに利用中のツールとのデータ連携や自社の営業フローに合わせたカスタマイズなどをスムーズに行えます。

またシステム障害などのトラブル発生時には、メールや電話での対応だけでなく、担当者の派遣も可能か、そうしたサービスは有償か無償かなども併せて確認しておくと、いざというときに活用しやすくなります。

定期的にアップデートされているか

ビジネスを取り巻く環境は常に変化しており、ツールもそれに合わせて日々アップデートされています。そのため、定期的なアップデートによってユーザーの声がツールに反映されていたり、定期的に改善されていたりするツールは、長期にわたり業務効率化に有用なツールだといえます。

導入予定のツールは更新履歴が確認可能か、定期的にアップデートが実施されているか、行われたアップデートの内容がわかりやすく共有されるかなど、アップデートに関する提供内容をあらかじめ確認しておくことが重要です。

セキュリティ対策がしっかりしているか

SFAツールでは、顧客情報などの機密情報を管理することになります。万が一、情報漏洩が発生してしまうと、企業の信用問題に関わります。そのため、セキュリティ対策がしっかりと講じられているツールを選ぶことは重要なポイントです。

例えば、通信データ・保存データの暗号化や、操作履歴の記録機能が搭載されていると、情報漏洩や社員による情報の持ち出しなどに対策できます。

SFA（営業支援）ツールを導入する前の準備

ここまで、SFAツールを選ぶ際のポイントをいくつかご紹介しました。これらは業務効率化の実現だけでなく、安心してツールを利用するためにも事前に確認しておくことが重要です。併せて、ツールを導入する前には、次の点についても準備が必要です。

• 導入する目的を明確にする
• 営業フローを整備する
• 専任の担当者をアサインする

導入する目的を明確にする

SFAツールを導入する前に、まずは自社が抱える課題は何かを洗い出します。次に「どの課題に対して」「何のために」といった導入目的を明確にします。例えば、書類作成やデータ入力など営業活動に関する事務作業に時間を要している場合、具体的に実現したい営業報告・書類作成の必要時間を設定します。これにより導入後の効果測定が行いやすくなり、運用の改善を効率的に行えます。

営業フローを整備する

SFAツール導入の際は営業フローの整備も必要です。営業フローを整備した後、どのプロセスでSFAツールを活用するかを事前に決めてチーム内で共有しておくことで、組織全体の営業活動の効率化を実現できます。

また、導入初期は運用が安定しないため、入力に関する社内マニュアルを整備したり、定期的な効果測定を行う仕組みをつくったりすることで、ツール導入の形骸化や各担当者のフローのバラつきを防止できます。

専任の担当者をアサインする

多くのSFAツールの中から自社に最適なものを選ぶに当たり、前述した課題の明確化やフローの整備などさまざまな作業が発生することが考えられます。ツールの導入から安定した運用までをスムーズに進めるためには、自社の営業フローに詳しい専任の担当者をアサインすることが重要です。

専任の担当者を用意するのが難しい場合は、プロジェクトチームを編成し、複数人で対応するのも一つの手段です。

SFA（営業支援）ツールを効果的に活用するポイント

SFAツールの導入は効率的な営業活動につながりますが、その成果をより大きくするためには、MA・CRMなど、企業のマーケティング活動や業務効率化を支援する各種ツールとの連携も効果的です。

例えば、MAの活用で獲得したリード（見込み顧客）に対してナーチャリングし、そのリードに関する情報をSFA・CRMと連携します。これにより、顧客の温度感や関心度など、各種ステータスに合わせて適切なコミュニケーションを取ることが可能となり、マーケティング施策だけでなく営業活動の生産性向上も期待できます。

営業活動を自動化・効率化するなら「SKYPCE（スカイピース）」

法人向け営業名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」には、SFA機能が標準搭載されています。名刺情報を基に「人」単位で情報を管理できるサービスの特長を生かし、見込み顧客ごとに名刺情報とひもづけてリード情報を管理。ナーチャリング（顧客育成）を通して案件化した場合には、そのまま案件としてスムーズに管理できます。

リード・案件ごとの営業活動の履歴を「活動記録」として残せるほか、上司や同僚がコメントやリアクションを行えるなど、チーム内の情報共有を支援する仕組みが整えられています。また、正確な名刺情報を生かしてメールマガジンの一括配信やダイレクトメールの送付先リストの作成にも活用できるなど、ナーチャリングに役立つ機能も豊富です。

SFA機能を活用した営業活動の効率化をお考えの際は、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。

「SKYPCE（スカイピース）」の導入事例

SKYPCEの導入事例として、SKYPCEをご利用いただいているユーザー様に、導入を検討された経緯や導入後に得られた効果などについてお話を伺った記事を公開しています。ここでは、その中から3件の事例をピックアップして、記事の内容を一部抜粋してご紹介します。

【導入事例】𠮷田海運株式会社 様

導入前の課題

当社が名刺管理サービスの導入を検討することになったきっかけは、頻繁に名刺を交換する機会があり大量の名刺を保有する当社代表の名刺管理作業を効率化したいと考えたからです。

導入後の効果

「SKYPCE」を採用した理由の1つは、AI-OCRによる解析で文字の認識に誤りがあれば、専任のオペレーターによる修正が行われることです。人の手が加われば、完全に登録が完了するまでに1か月はかかると思っていたのですが、約1週間で4,000枚の名刺登録が完了した処理スピードの速さに驚きました。また、「SKYPCE」は、住所や役職、部署に変更があれば詳細情報を更新。変更がなければすでに登録済みの名刺情報と同じだと判断して更新されません。今では自分たちで最新情報を管理する手間から解放されました。

【導入事例】銚子インターネット株式会社 様

導入前の課題

当社が名刺管理ツールを導入したのは約10年前。当時はオンプレミス版の名刺管理ツールを採用しましたが、Windows 10のサポート終了が迫るなか、当該ツールがWindows 11に非対応であったため、入れ替えを行うことにしました。

導入後の効果

「SKYPCE」なら、東京商工リサーチや東洋経済新報社の提供するデータベースを直接確認できます。必要な情報が1画面にまとまっているので、情報収集の精度とスピードが上がりました。また、これらデータベースは、新規でお客様を訪問するときの情報収集にも活用しています。まずは「SKYPCE」で名刺情報を検索し、社内にすでに接点があるかどうかを確認。データベースの情報から、訪問先の強みやニーズを事前に分析できるので、初回訪問時の基本的なヒアリングにかかる時間が短縮され、すぐに具体的な提案を行えるようになりました。

【導入事例】株式会社テリーナテリーナ 様

導入前の課題

当社の営業活動において、名刺情報は非常に重要です。しかし、以前は交換した名刺は机の引き出しの中。気がついたときには仕分け作業が滞り、残念ながら管理できているとはいえない状態でした。そこで、名刺情報を活用した営業活動をもっと効率的に行うため、名刺管理サービスを導入することにしました。

導入後の効果

名刺交換した方には感謝の気持ちを込めて、必ず手書きのお礼状をお送りしています。しかし、経営者が集まる情報交換会では一度に数百人の方と名刺を交換することもあるため、作業の進捗管理が大変でした。現在では「SKYPCE」のメモにお礼状の対応が完了した旨を入力しているので、出し忘れの防止に役立っています。情報交換会のように多くの人が集まるイベントに参加するのは、新規営業先のリストを作るためです。「SKYPCE」は名刺をスキャンして登録するだけですぐに営業先リストが作成できるところも、作業工数の削減につながっています。

まとめ

本記事では、SFAツールの選び方や導入前の準備、効率的に活用するポイントなどをご紹介しました。最適なツールを導入するには、自社の予算や営業担当者のITスキルを考慮したり、自社の課題を分析したりすることが重要です。

また、比較的シンプルなUIのSFAツールを導入することは、スムーズな運用につながりやすいです。直感的な操作が可能で、SFA機能を含む営業活動に役立つさまざまな機能を備えた「SKYPCE」の活用も、ぜひご検討ください。