SFAとは？ 使い方や導入プロセス、活用する際の注意点を解説

SFAとは

SFA（Sales Force Automation）とは、営業活動で扱う顧客情報などをデータとして一元管理し、営業業務の可視化・効率化を支援するITツールを指します。日本語では「営業支援システム」と呼ばれます。

SFAでは顧客情報管理をはじめ、商談の進捗や予実などの管理も行えます。スピーディーに情報を共有でき、事務作業の削減や営業活動の属人化防止に役立つほか、蓄積された情報を分析することでデータに基づいた戦略の立案も可能です。

SFAとCRM・MAの違い

営業・マーケティングに関わる代表的なツールには、SFAのほかに「MA（Marketing Automation）」と「CRM（Customer Relationship Management）」があります。これらは関連性のあるツールですが、重点的に支援を行う業務範囲がそれぞれ異なります。

	主な業務範囲	できること	主な機能
MA	マーケティング活動の自動化	・リード（見込み顧客）の獲得、育成 ・リードの興味関心の分析 ・アプローチの自動化	・Wweb上における顧客の行動分析 ・スコアリング ・メールの一斉送信
SFA	営業活動の支援	・営業活動のデータベース化 ・営業部門のプロセス全体の管理、効率化 ・データに基づく営業力強化	・顧客情報、案件情報、商談の進捗などの管理 ・営業担当者の活動管理 ・予実管理 ・レポート作成支援
CRM	顧客関係管理	・顧客情報の一元管理 ・顧客との関係の長期的な維持、良好な関係構築	・顧客情報管理 ・購入履歴、問い合わせ履歴の管理 ・アプローチ履歴の記録

SFAの使い方｜主な機能を解説

SFAは単に顧客情報を保存するだけではなく、次のような幅広い機能によって営業活動全般の効率化をサポートします。

• 顧客管理
• 案件管理
• 商談管理
• 予実管理
• 活動管理

ツール導入の効果を最大化するためには、各機能の特徴や使い方を把握することが重要です。ここでは、機能ごとの詳細についてご紹介します。

顧客管理

顧客管理では、顧客に関する次のような情報を一元管理します。

• 会社名や顧客名
• 連絡先
• 契約、商談、問い合わせの履歴

これらの情報にいつでもアクセスできることで、顧客ごとの傾向やニーズ、課題を踏まえた細やかなアプローチを実現できるほか、社内での情報の引き継ぎもスムーズに行えます。

近年はAIによる分析・提案を行う機能も登場しており、休眠顧客の掘り起こしや追加提案のタイミングを計る際にも役立てられています。

案件管理

案件管理では、案件ごとの詳細を記録・管理することで進捗状況などを可視化します。これにより「誰がどのような案件を担当し、現在はどの段階にあるのか」をいつでもチェック可能になるため、マネジメント層が容易に部署内の状況を把握できます。

案件管理では主に次のような項目を記載し、商談のプロセス全体を一元的に管理します。受注確度の予測やリソース配分の最適化にも役立つのが特徴です。

• 案件名
• 担当者名
• 受注予定日
• 見積もり金額
• 案件の状態
• 商談の履歴

商談管理

案件管理ではプロセス全体を管理するのに対し、商談管理では個々の商談のより詳細な内容や進捗を管理します。

実際に商談を行った担当者以外にも情報を公開することで、属人化を防止してチームで進捗を管理できるほか、優秀な担当者のノウハウや成功事例を共有し、営業力を強化することにもつながります。

具体的な記載内容としては、次のような項目が挙げられます。

• 商談開始日
• 現在のフェーズ
• 提案内容
• 顧客の反応
• 今後の予定

予実管理

予実管理とは、予測と実績の差を算出・分析することです。SFAには予実管理を行うための機能が備わっており、受注予定日や受注確度、金額などから自動的に売上予測が計算されます。

営業活動で成果を出すためには、小まめに目標達成状況を確認し、課題の分析や改善策の考案を行わなければなりません。SFAツールなら、分析に必要な情報をスムーズに入力でき、リアルタイムで目標達成状況が反映されるため、こうした戦略の立案も効率的に進められます。

活動管理

活動管理は、次のような情報を記録して営業担当者の実績や活動の履歴を管理することで、適切な評価や課題の発見・改善に役立てるための機能です。

• 訪問件数
• アポイント件数
• 成約率
• 受注率
• 顧客とのやりとり

担当者ごとの実績や行動量を客観的に把握できるため、マネジメント層による評価を公平化できるほか、優秀な担当者の行動履歴から成功要因を分析するためにも利用されます。

SFAを導入するプロセス

SFAの導入は、次のようなプロセスで進めるのが一般的です。

• 営業の専任チームを編成する
• SFAを導入する目的を設定する
• SFAを導入するスケジュールを明確にする
• SFAツールを選定する
• 段階的にSFAを導入する
• SFAの運用を定着させる

SFAの導入は営業の進め方や組織体制に大きな影響を及ぼすため、まずは専任チームを組み、自社の課題を洗い出して導入目的を整理することが重要です。課題と目的からツールに求める機能なども見えてくるため、それらの要件を考慮してツールを選定します。

自社に合ったツールを選定し、一部の部署から段階的に導入を進めていくことで、SFAを定着させやすくなります。また、導入の検討や試験運用にも期間がかかるため、余裕を持ったスケジュールを組むことも大切です。

SFAを使う際のポイント

SFAを効果的に活用するために押さえるべきポイントとしては、主に次の8点が挙げられます。

• KPIを設定する
• 入力する項目を絞る
• 外出先から情報を入力できるようにする
• データを分析してマーケティング施策に生かす
• CRMやMAと連携する
• 現場の声を反映する
• SFAを活用できるように教育体制を構築する
• セキュリティ対策を徹底する

ここでは、各ポイントの詳細を解説していきます。

KPIを設定する

SFA導入時には目標やKPI（重要業績評価指標）を設定しておきます。明確な目標があることで具体的な行動計画が立てられるほか、KPIに基づいた効果測定が行えれば、業務の改善点を特定しやすくなるためです。

KPIの設定時は、行動と最終的な成果についての指標を決めます。例えば「SFAを導入して営業活動を効率化し、顧客へのアプローチを増やすこと」が目的の場合、行動の指標としては商談件数や訪問数、成果の指標としては成約率や案件化率などを指標とします。新規顧客を増やしたいのか、成約率を向上させたいのかといった目標に応じて設定を考えることも重要です。

入力する項目を絞る

「入力項目が多くて担当者に負担がかかる」「ただ入力することが目的になって、ツールが形骸化してしまう」といった問題を防ぐためには、入力の手間を減らす工夫も必要です。

入力項目を最小限に絞り、プルダウンやチェックボックスを取り入れて入力を簡略化することなどが具体的な対策として挙げられます。また、選択式の入力項目は収集した情報を数値化しやすく、データの集計や分析がしやすいのも利点です。

外出先から情報を入力できるようにする

多くのSFAはクラウドサービスとして提供されているため、インターネットに接続できればどこからでも入力でき、リアルタイムな情報共有が行えます。スマートフォンやタブレットでもアクセスできるツールを選んでおけば、商談後すぐに訪問先から情報を入力することも可能です。

外出先でも隙間時間に対応できることで、素早い情報共有はもちろん、入力漏れ防止やツールの定着率アップにもつながります。

データを分析してマーケティング施策に生かす

蓄積した顧客情報や商談情報を分析してマーケティング施策に生かすことも、SFAの効果的な使い方の一つです。KPIの達成率や優秀な担当者の行動パターンから成功の法則を探ったり、失注理由などのデータから問題点を抽出したりすることで、よりよい施策の策定を実現します。

分析結果を参考にリードと適切なコミュニケーションを取ることで、成約につながりやすくなり営業活動の効率化が期待できます。リアルタイムな分析により、顧客ニーズの変化を素早く捉えられるのも特徴です。

CRMやMAと連携する

SFAは、前述したCRMやMAといったほかのツールとの連携が可能な製品が多く、組み合わせて利用することでさまざまなメリットが得られます。

例えば部門間での顧客情報の引き継ぎがスムーズになるほか、それぞれの顧客とのコミュニケーションの履歴を統合して管理することが可能になります。これにより、最初の接点から商談を経て受注に至るまでの一連のプロセスを俯瞰的に確認できるため、営業活動の振り返りや施策の改善に役立ちます。

現場の声を反映する

せっかくSFAツールを導入しても、社内で活用が定着しなければ無駄になってしまいます。ツールの定着を図るには、現場の声を参考にして実態に即した運用を行い、実際にツールを使用する担当者が抵抗なく使えるようにすることが重要です。

そのためには、SFAを導入することで業務フローの変更や追加が起きる可能性に備え、導入前から営業チームの協力を仰ぐことが推奨されます。さらに導入後も定期的に要望や課題をヒアリングし、意見を反映し続けていくことが大切です。

SFAを活用できるように教育体制を構築する

SFA導入の効果を高めるためには、ツールを使いこなせる人材の確保も欠かせません。特にデータ分析に基づく施策の検討には専門的なスキルが求められます。

そのため、まずはデータ活用の専門チームを設置して、ツールを利用する社員全体への教育とサポートを行います。資料や研修プログラムの提供に加え、動画でマニュアルを用意するなど、現場担当者にとってわかりやすい形で伝える工夫をするのがポイントです。

セキュリティ対策を徹底する

SFAに登録するデータには顧客情報が含まれるため、情報漏洩を起こさないよう徹底的なセキュリティ対策を行う必要があります。対策の例としては、部門・役職ごとの権限制御、機密情報の管理やモバイル端末の紛失対策の徹底、通信の暗号化、不正アクセス防止機能の利用などが挙げられます。

近年は特にセキュリティリスクが複雑化しているため、油断せずに多方面から対策を施しておくことが大切です。

SFAを使う際の注意点

うまく使いこなせばさまざまなメリットが得られるSFAですが、ツール導入にコストがかかる点には注意が必要です。費用は主に初期費用・月額制のライセンス料・オプション費用で構成される場合が多く、導入時のみならず継続的に一定のコストが発生します。

また、ツール自体にかかる費用が予算内に収まっていたとしても、担当者の教育にコストがかかったり、システム構築や既存ツールとの連携に追加費用がかかったりするケースもあるため、慎重に検討しなければなりません。

SFAツールを選ぶ際のポイント

SFA導入を成功させるためには、前述したコスト面の問題をはじめとして、ツール選定時に考慮すべきポイントがいくつかあります。主なポイントとして、ここでは次の3点について解説していきます。

• 予算に見合っているか
• 既存のツールと連携できるか
• サポート体制が充実しているか

予算に見合っているか

SFAツールは初期費用やランニングコストに加え、機能性やカスタマイズの内容に応じて費用が膨らむのが一般的です。まず自社に必要な機能をきちんとそろえることを前提として、検討中のツールが予算に見合っているかを確認することが大切です。

SFA導入によって得られるリターンとのバランスも重要です。運用コストや今後の拡張性、工数削減によるメリットなども考慮し、長期的な視野を持って導入前に費用対効果をシミュレーションしておくことが推奨されます。

既存のツールと連携できるか

SFAを活用する上ではCRM・MAとの連携も重要になるため、各ツールとの連携についても選定時に確認しておきます。すでに自社で使用しているツールがある場合はもちろん、利用を検討している段階のツールについても、今後を見据えて連携可否をチェックします。

また、名刺管理ツールや受発注システムなど、CRM・MA以外のツールやシステムと連携できる製品もあります。これらの連携により顧客情報の一元管理が可能になれば、社内全体のさらなる生産性向上が期待できます。

サポート体制が充実しているか

ベンダによるサポート体制を確認しておくことも、SFAを長期的に活用するために役立つポイントです。

サポートの内容は、導入時のアドバイスや運用中のトラブル対応、機能変更対応、専門スタッフによる相談窓口などさまざまです。そのため、どのような内容に対応しているか、別途費用がかかるかといった点を確認しておきます。

特に運用が定着するまでの期間はトラブルや不明点が発生しやすいため、事前にサポートの有無を確認することが重要になります。

顧客情報の管理を効率的に行うなら「SKYPCE（スカイピース）」

法人向け営業名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」には、SFA機能が標準搭載されています。名刺情報を基に「人」単位で情報を管理できるサービスの特長を生かし、見込み顧客ごとに名刺情報とひもづけてリード情報を管理。ナーチャリング（顧客育成）を通して案件化した場合には、そのまま案件としてスムーズに管理できます。

リード・案件ごとの営業活動の履歴を「活動履歴」として残せるほか、上司や同僚がコメントやリアクションを行えるなど、チーム内の情報共有を支援する仕組みが整えられています。また、正確な名刺情報を生かしてメールマガジンの一括配信やダイレクトメールの送付先リストの作成にも活用できるなど、ナーチャリングに役立つ機能も豊富です。

SFA機能を活用した営業活動の効率化をお考えの際は、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。

SKYPCE（スカイピース）の導入事例

SKYPCEの導入事例として、SKYPCEをご利用いただいているユーザー様に、導入を検討された経緯や導入後に得られた効果などについてお話を伺った記事を公開しています。ここでは、その中から3件の事例をピックアップして、記事の内容を一部抜粋してご紹介します。

いずれの事例においても、「SKYPCE」の導入によって、名刺情報のデータベース化による正確な顧客情報の把握だけでなく、より精細な営業活動が可能になったとの声が上がっています。

【導入事例】テイケイワークス東京株式会社 様

導入前の課題

個人的に、無料の名刺管理ツールを利用していたことがありましたが、データ化の精度が低い上に、取り込んだ情報がどのように利用されているのかわからないという不安がありました。それらの疑念を払拭できる法人向けの正規サービスを探した結果、たどり着いたのが名刺管理「SKYPCE」です。

導入後の効果

当社にとって、名刺はお客様との接点を示す情報であり、その登録枚数は活動量を測る重要な指標です。日々の営業の過程はおのおのに委ねていますが、名刺の取り込み枚数は、営業活動の結果を表す確実な数値として、上司が毎月確認しています。営業活動以外の場面でも、「SKYPCE」の導入によってうれしい変化がありました。意外なところでは、年賀状や暑中見舞いなどの発送リストの作成作業が効率化できました。

【導入事例】日本電通株式会社 様

導入前の課題

当社はもともと名刺の管理方法についてルールを定めていませんでした。そのため、管理方法が統一されていないことによる課題が複数発生していました。名刺管理が属人化しており、異動や退職時の引き継ぎが困難だったほか、個人向け名刺管理サービスの利用も散見され、セキュリティ面の懸念もありました。

導入後の効果

名刺を一元管理することで、今まで見えていなかったさまざまな情報が可視化された点は、当社にとって大きな効果でした。これらの情報を生かすことで、個々の活動実態に基づいた的確な営業戦略の立案が可能になりました。また、営業訪問後に「活動記録」を入力することをルール化しています。活動記録を登録すると、関係者にも通知できるので、これまで口頭やメールで行っていた報告や相談も、「SKYPCE」に情報を入力するだけで完了。情報共有の手間が大幅に削減されました。

【導入事例】株式会社PKUTECH 様

導入前の課題

当社が「SKYPCE」を選んだ最大の理由は、UIのわかりやすさです。従来、当社では従業員それぞれが紙のまま名刺を管理していたため、名刺管理サービスを会社として導入するのは初めてのこと。そこで、従業員がつまずくことなく利用を始められるよう、使いやすさを重視してサービスを選定しました。

導入後の効果

「SKYPCE」で会社全体の名刺を共有したことによるメリットの一つが、お客様の組織を体系立てて意識できるようになった点です。お客様の組織図をWebサイトなどでチェックし、まだ名刺交換できていない部署や部門を洗い出すことで、次なるアプローチ先の参考にしています。自社とお客様との接点を可視化しておくことが、さらなる営業機会の拡大につながっています。また、各案件やお客様の社内担当者を探す際にも「SKYPCE」を活用中です。

まとめ

SFAの機能や導入プロセス、実際の導入・運用にあたって意識するポイントなどをご紹介してきました。SFAは顧客情報管理から案件・商談の進捗管理、予実管理まで幅広く営業活動をサポートできる便利なツールです。さらにほかのツールと連携すれば、成約に至るまでの一連のプロセスを包括的に管理できます。

あらゆる情報を一括管理し、組織全体として活用していきたいとお考えの場合には、「SKYPCE（スカイピース）」のようにSFA機能を含むさまざまな機能が搭載されたツールの利用もぜひご検討ください。