電話帳への連携は名刺管理ソフトを利用！ メリットと選び方をわかりやすく解説

名刺管理ソフトとは？

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をデータ化して社内で一元管理・共有できるツールです。従来の紙ベースの名刺管理では必要な時に該当する名刺を探すのに時間がかかる、また、社員間での情報共有が難しいといった課題がありました。

名刺管理ソフトは一般的に、紙の名刺をスマートフォンで撮影もしくはスキャナーで読み取り、OCR（光学的文字認識）技術やオペレーターの手入力によって情報がデータ化されます。その際に「名前」「会社名」「部署」「役職」といった項目ごとに分類されるため、データベースとして一元管理できます。さらに、検索機能が備わっており、自身や同僚が交換した名刺情報を各自のデバイスから確認することも可能です。例えば、「営業太郎」という担当者から名刺を受け取った場合、その名刺情報を登録後、名前で検索すれば、所属部署や電話番号、メールアドレスなどが瞬時に表示されるようになります。

また、多くの製品はモバイルアプリとして提供されており、営業活動後すぐにスマートフォンから名刺情報を登録・共有できることもメリットの一つです。営業担当者が訪問先で名刺を受け取った後、その場でアプリで撮影するだけでデータ化されるため、入力作業に費やす時間を削減できます。また、製品によっては「SFA（営業支援システム）」や、CRM（顧客管理システム）と連携可能な製品もあります。自社の運用形態に合った名刺管理方法を選択することで、営業活動のさらなる効率化を実現できます。

電話帳と連携できる？ 名刺管理ソフトのメリット

名刺管理ソフトと電話帳の連携は、営業効率の向上につながります。ここでは、「名刺情報の検索が容易になる」「社内で名刺情報を一元管理できる」「データをスムーズに連携できる」といった名刺管理ソフトのメリットについて詳しく解説します。

名刺情報を閲覧・検索できる

デジタル化された名刺情報は検索性に優れており、名刺管理ソフトを利用して名刺情報をデータ化することで、名前や会社名から名刺情報を容易に検索できるようになります。

例えば急に営業先に連絡する必要が生じた際、名刺管理ソフトで検索すれば迅速に電話番号やメールアドレスを探し出すことが可能です。従来であれば、紙の名刺を1枚1枚探して数時間かかっていた連絡先の検索が数秒で完了するため、時間と手間を省けます。

組織で情報を一元管理でき、効率が上がる

組織内の営業活動をより効果的に行うためには、営業担当者全員が顧客情報を共有することが必要不可欠です。ただ、紙の名刺は社内で情報を共有しづらく、営業担当者同士であっても互いの名刺情報を活用するのは難しいケースもあります。名刺管理ソフトを利用すれば、担当者全員の名刺を検索できるため、名刺情報の一元管理・共有が可能になります。

また、SFAやCRMといったツールと連携して名刺データを活用することで、アプローチ対象となる顧客を把握しやすくなり、より効率的に営業活動を行えます。例えば、営業部全体で500件の顧客情報を共有することで、営業機会の重複を排除し、適切なフォローアップが可能になります。

電話帳と名刺データをスムーズに連携できる

名刺管理ソフトの中には、スマートフォンの電話帳と名刺データを連携できる機能を備えたものもあります。電話帳と名刺データの連携によって、着信時に顧客情報が自動表示されるようになります。また、名刺データを基に円滑に電話を発信できたり、発信画面で名刺情報を確認できたりと、業務の効率化につながります。

Ｓｋｙ株式会社が提供している営業名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、クラウド電話帳「SKYCEB（スカイセブ）」との連携が可能です。2つのサービスを連携することで、SKYPCEに登録している名刺の連絡先や住所などを着信画面に表示でき、素早く詳細な名刺情報を確認できるようになります。これまで営業担当者は、顧客から着信があっても登録していない番号の場合相手が誰なのかを確認するのに時間がかかっていましたが、こうした機能があることで、顧客からの連絡を素早く把握でき、営業の機会を逃さずに対応できるようになります。

名刺管理ソフトを選ぶ際のポイント

どんな名刺管理ソフトを選ぶかどうかで、導入後の業務効率は大きく変わります。だからこそ、名刺管理ソフトを選ぶ際は目的に合う機能が搭載されているかどうかを確認する必要があります。また、名刺には多くの個人情報が記載されているため、セキュリティ面も重視しなければなりません。

目的から選ぶ

導入を成功させるためには、「営業効率を向上させる」「社内での情報共有を円滑化する」「新規顧客への営業に活用する」「既存顧客への営業に役立てる」といったように、導入目的をしっかりと定義することが大切です。

例えば、「営業効率を向上させる」という目的であれば、電話帳と連携できる名刺管理ソフトを選ぶことで、過去に名刺交換した顧客からの着信時には画面に顧客情報が表示されるため、相手の情報を素早く把握し、営業活動につなげられます。特に、コールセンターや営業チーム数が多い企業では、1日に数十件の着信があるため、着信画面に相手情報が瞬時に表示されることによって対応品質を向上できます。営業の機会を逃さず対応することが可能となり、営業活動の効率化につながります。

このように、名刺管理ソフトを選ぶ際は自社の目的に合った機能が備わっているかを十分に確認することが重要です。

個人か組織かで選ぶ

企業規模や運用形態に応じた最適なソフト選びが、長期的な活用を実現させます。名刺管理ソフトには、個人向けと法人向けの2種類があります。個人向けソフトのほとんどは名刺管理のみを目的としており、SFAやCRMとの連携に対応していないため、法人での利用には不向きです。

一方、法人向けソフトでは名刺管理以外にも、営業活動記録やメールの一斉配信、取引先の組織図の自動作成といった、営業支援に活用できるさまざまな機能が搭載されています。例えば従業員が200名以上の企業では、法人向けソフトの組織管理機能を使うことで、営業組織全体の構造を把握しながら営業活動を展開できるようになります。

セキュリティ面で選ぶ

顧客情報の漏洩は企業の信用失墜に直結するため、セキュリティ対策は最優先事項です。顧客の名前や役職、電話番号といった個人情報が記載されている名刺の管理には、高度なセキュリティ対策を講じる必要があります。そのため、名刺管理ソフトを導入する際には「IPアドレスでアクセス制限がかけられるか」「アクセスログの履歴が残せるか」といった、製品自体のセキュリティレベルの確認を行う必要があります。

また、ソフトを提供している会社が「プライバシーマーク」や「ISO/IEC 27001」「ISO/IEC 27017」といった国際基準のセキュリティ規格の認証を取得しているかどうかも併せて確認しておくことで、より一層安心してツールを使用できます。特に、金融業界や医療業界など、個人情報の保護がより厳しく求められる業界では、より一層これらを重視する必要があるといえます。Ｓｋｙ株式会社は「プライバシーマーク」や「ISO/IEC 27001」「ISO/IEC 27017」などの認証を取得しています。

また、クライアント運用管理ソフトウェア「SKYSEA Client View」を開発・提供しており、「SKYPCE」と連携することで名刺情報の取り扱いを操作ログで管理したり、名刺情報の持ち出しにつながるPCでの各種操作を制御したりできるようになり、さらなるセキュリティ強化を実現できます。

まとめ

本記事では、名刺管理ソフトと電話帳を連携するメリットや名刺管理ソフトを選ぶ際のポイントについてご紹介しました。

名刺管理ソフトと電話帳の連携は、現代の営業活動において欠かせない施策となってきています。連携によって交換した名刺を基に電話帳に一人ひとりの連絡先を登録する手間がなくなり、相手の電話番号やメールアドレスを素早く探し出せます。また、着信があった際は迅速に名刺記載の詳細な情報を確認でき、営業活動の効率化が期待できます。

導入の際にはまず目的を明確化し、その目的に合わせて必要な機能を吟味することが大切です。その上で製品本体と提供している会社のセキュリティ対策についても確認しておくと安心です。Ｓｋｙ株式会社の自社商品「SKYPCE」とクラウド電話帳「SKYCEB」を連携させることで、組織で共有する電話帳や個人登録している電話帳とともに、「SKYPCE」に登録している名刺情報の連絡先を一括で管理・活用できます。アプリロックや二要素認証といったセキュリティ対策機能も備えています。SKYPCEとSKYCEBの連携で名刺から電話帳、電話発信まで一連の作業がシームレスに完結し、営業チーム全体の生産性向上が実現できます。

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営業効率を飛躍的に高める、営業名刺管理サービス「SKYPCE」は、名刺をスキャナーで取り込んだり、スマートフォンで撮影したりするだけで、名刺情報をデータ化して一元管理できます。AI-OCR技術とオペレーターの組み合わせにより、高精度なデータ化を実現。サービスを導入いただいている銚子インターネット株式会社様からも、約2,500件の顧客データを1週間で移行したものの、AI-OCRとオペレーターによる精度の高さから「入力ミスは一度も見たことがない」という評価をいただいています。

このほか、一斉メール配信や営業活動記録、ニュースメディア連携機能など、営業力の強化を支援する機能を搭載。SFAやCRMとの連携も可能です。すでに500社以上の企業に導入され、営業効率の向上と顧客満足度向上に貢献しています。