退職時に名刺の返却は必要？ 業務で収集した名刺の取り扱いや対処方法

会社の資産である名刺は、退職時に返却が必要

従業員が退職する場合、業務で入手した名刺は原則として会社に返却する必要があります。なぜなら、名刺交換をしたのは従業員でも、業務で入手した名刺は会社の所有物として扱われるからです。名刺の帰属先について明確に法律で決まっているわけではありませんが、名刺の企業と取引を行っているのであれば、名刺情報は取引先の情報となります。どの企業の誰と取引を行っているのか、会社としては外部に漏らしたくない場合も多いはずです。従って、在籍中に収集した名刺は、退職時に会社に返却するのが基本といえます。

退職者に名刺を持ち出されるリスク

退職者が競合他社に転職した場合、持ち出した名刺の情報を活用する可能性が考えられ、これまで取引があった顧客が、急に競合他社に乗り換えてしまうことが考えられます。競合他社にとっては、転職者が持ち出した名刺ファイルは顧客リストのようなものです。例えば決裁者の名刺があった場合、通常の営業活動であればたどり着くのに苦労する決裁者にいきなりアプローチできることになります。このように、名刺情報が持ち出されることで、不利益が発生する可能性も考えられるため、退職時の名刺の取り扱いについて、明確なルールを策定しておくことが望ましいといえます。

従業員が退職したときの名刺の対処方法

従業員が退職し、所有していた名刺が返却された場合、会社は名刺についてどのように対処すればいいのでしょうか。ここでは、会社が取るべき対処方法について解説します。

顧客の名刺は、所有者の引き継ぎを行う

退職する従業員が所有する名刺は、名刺ファイルごと後任者に引き継ぎを行います。後任者が未定、または決まる前に退職する場合は、上司に返却し後任者に渡るようにすべきです。名刺の所有者を引き継ぐことで、顧客情報の管理やアフターフォローをスムーズに行えます。

こうした引き継ぎに役立つのが、名刺管理ツールです。名刺管理ツールの中には、担当者と顧客の履歴などを残せる機能が搭載されているものがあります。このような機能を活用して商談の履歴などの情報を確認できることで、担当者が交代しても、顧客の満足度を下げることなく関係を継続できます。

不要な名刺はシュレッダーにかけるか業者に依頼する

退職者本人の名刺や不要になった名刺を処分する場合は、シュレッダーにかけるなど第三者に読み取られないように対処する必要があります。名刺には名前や社名のほか、メールアドレス、電話番号など重要な情報が記載されており、第三者の目に触れると情報漏洩につながる可能性があります。膨大な量の名刺を一気に廃棄する場合は、外部業者に廃棄を委託する方法がありますが、この場合にもセキュリティには十分に注意を払うことが必要です。プライバシーマークを取得しているなど、信頼のおける外部業者を選ぶことが重要です。

名刺管理ツールで管理するのがお勧め

名刺を適切に管理するには、名刺管理ツールの活用がお勧めです。名刺管理ツールは、名刺情報をデータ化して管理するため、紙の名刺を保管しておく必要がなく、従業員の退職や異動の際にも名刺の取り扱いに困ることはありません。エクセルやGoogle スプレッドシートなどに入力して名刺の情報を管理することも可能ですが、手入力することで時間がかかる上に入力ミスも起きやすく、管理しづらい点がデメリットです。その点、名刺管理ツールは大量の名刺をスキャナーやスマートフォンのカメラでスキャンして素早くデータ化し、タグづけするなどして顧客情報を社内で共有または一元管理することが可能です。

名刺情報をデータで管理する場合の注意点として、退職した従業員が名刺管理ツールや名刺管理を行うエクセルなどにアクセスできないよう、きちんと制限をかけておく必要があります。

名刺管理ツールとは？ 機能や導入メリット、選び方をわかりやすく解説

名刺管理ツールは、名刺をデータ化して社内で一元管理・情報共有できるツールです。主な機能や導入メリット、選び方について解説します。

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」で、従業員の名刺管理をより効率的に

ここまでご紹介してきたとおり、退職者が所有していた名刺は会社の資産です。そのため、名刺の持ち出しは情報漏洩につながる可能性があり、退職者は名刺を会社に返却する必要があります。名刺管理ツールなら、名刺をデータ化して管理するため、紙の名刺を保管する必要がなく、退職時の名刺の扱いに困ることはありません。営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、スマートフォンを使用して名刺を出先からでも簡単にデータ化でき、名刺情報の一元管理が可能です。さらに、データ化された名刺情報にひもづけて、顧客とのやりとりの履歴など、さまざまな情報を記録し、組織で共有することができ、退職者からの引き継ぎをスムーズに行えます。

また、クライアント運用管理ソフトウェア「SKYSEA Client View」と連携することで、従業員による「SKYPCE」の管理画面へのアクセスログを記録。ダウンロードした名刺データの取り扱いを把握できます。そのほか、管理画面のキャプチャの禁止や、名刺情報の大量ダウンロードにアラートを出すなどセキュリティを強化できます。

会社の資産ともいえる名刺情報を適切に管理するために、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。