名刺は秘密情報？ 個人情報保護法の対象になる名刺を処分する方法

名刺が秘密情報に当たるケース

秘密情報とは、秘密保持契約（NDA）を結ぶ際に、秘密保持義務の対象となる情報のことです。法律上、明確な定義はなく、どのような情報が秘密情報に当たるのかは、締結した契約書の内容によって異なります。

名刺が秘密情報に当たるケースは、名刺情報を秘密情報として秘密保持契約を結んだ場合が該当します。一般にマーケティングや広報の情報を対象として秘密保持契約を結んだときに当てはまるケースが多く、例えば商品の販売履歴や販促情報、または顧客や取引先の情報などを、秘密保持の対象とした場合です。秘密保持義務の対象として扱われている名刺情報を漏洩させて損害が生じた場合、損害賠償請求が可能になります。

名刺情報が個人情報保護法の対象になるケース

個人情報保護法における個人情報とは、名前や生年月日、住所、顔写真など、「特定の個人を識別できる情報」のことです。名刺情報が個人情報保護の対象になるケースは、名刺をデータベース化している場合が該当します。

名刺のデータベース化とは、例えば名刺情報をエクセルなどに入力して管理し、検索すれば容易に名刺を見つけ出して個人情報を確認できる状態を指します。また、紙の名刺を五十音順に並べたり、インデックスをつけたりして見つけやすくファイリングする場合もデータベース化に当たるため、個人情報保護法の適用対象になります。

ただし、自分の名刺を自主的に渡した場合は、相手に自分自身のことを知ってもらいビジネスに活用する狙いがあるため、個人情報保護法の適用対象外です。また、名刺交換で受け取った名刺や、その名刺を入れていた名刺入れを紛失した場合に発生した情報漏洩については、データベース化されているわけではないので個人情報保護法に違反したことにはなりません。とはいえ、名刺に書かれている情報は個人情報に該当するものですので、紛失にはくれぐれも注意が必要です。

▼名刺の個人情報について詳しくは、こちらの記事をご覧ください
名刺は個人情報？ 個人情報保護法における管理のポイントを解説

名刺が守秘義務違反になるケース

名刺が守秘義務違反になるケースもあります。守秘義務とは「労働者は、業務上で知りえた企業の機密をみだりに開示してはいけない」という労働契約上の義務のことです。

前職で使っていた自分の名刺や、取引先から受け取った顧客の名刺を転職先で活用することは、守秘義務違反に該当する可能性があります。転職ではなく個人事業主として独立した場合も同様です。退職後の名刺の取り扱いについては、「守秘義務に違反していないかどうか」に注意が必要なため、データ化された名刺情報はもとより、紙の名刺も転職先等でうかつに活用しないよう注意してください。

名刺が営業秘密に該当するケース

名刺の情報が営業秘密に該当する場合、漏洩すれば企業が損害を受ける可能性があるため注意が必要です。営業秘密とは、不正競争防止法において「秘密として管理されている生産方法、販売方法その他事業活動に有用な技術上または営業上の情報であって、公然と知られていないもの」を指しますが、これには顧客名簿などの営業情報も含まれる場合があります。

なお、営業秘密の対象となるのは、次の3つの要件をすべて満たす場合に限られます。

＜営業秘密の対象となる要件＞

• 秘密管理性：秘密として管理されていること
• 有用性：営業上、または技術上有用な情報であること
• 非公知性：公然と知られていないこと

受け取った名刺の情報だけでは営業秘密の対象にはなりにくいですが、例えば名刺情報に紐づけて顧客に関する情報を管理するなどして3つの要件が付与されると、営業秘密として企業が守秘すべき資産として扱うことになります。営業秘密の対象になれば、情報漏洩されないよう社内でシステムを構築し、運用することになります。

名刺を処分するタイミングと処分方法

名刺が秘密情報などに当てはまらない場合でも、個人情報が記載されている以上、取り扱いには注意が必要です。ここでは、自分の名刺も含め、紙の名刺を処分するタイミングと処分方法についてご紹介します。なお、実際に処分を検討する場合は、先に会社で明確なルールが決められていないかを確認してから実行してください。

処分のタイミングは1年を目安にする

会社内に紙の名刺を処分する期間について規定がない場合、1年を目安にすることをお勧めします。名刺交換だけで終わるケースを踏まえると、1年たっても取引がないなど名刺が必要ないと判断できれば処分するというルールを作っておけば、整理や管理が煩雑にならずに済みます。なお、名刺管理ツールなどでデータ化しておくと、名刺を処分した後でも情報を確認できるので便利です。

処分するときはシュレッダーを使う

名刺には、会社名、所属部署、役職、名前、住所、電話番号、メールアドレスなどが記載されています。処分する際には、あらゆる情報を判別できない状態にして処分する必要があります。会社に備えつけのシュレッダーを使うか、枚数が少ない場合ははさみで切り刻んでから廃棄するようにしてください。

数が大量な場合は業者に処分を依頼する

処分する名刺の枚数が多いときは、業者に処分を依頼すると効率的です。ただし、廃棄漏れなどにより委託先の業者から個人情報が流出することのないように、確実に処分が完了したことを示す廃棄証明書を発行してもらうことが重要です。

名刺情報は名刺管理サービスを活用するのがお勧め

名刺情報は、それを有益に活用しようとするほど秘密情報に該当したり、個人情報保護法の対象になったりするケースが多くなります。社員個人に管理を委ねるよりも、会社で適切な一元管理を行うことが望ましいといえます。会社が管理する場合、名刺管理ツールを活用するのがお勧めです。そのメリットは次のとおりです。

名刺情報を正しく守ることにつながる

名刺管理ツールを用いることで、個人情報を漏洩から守りながらビジネスに役立てることが可能です。名刺情報はデータベース化することで個人情報保護法の対象となりますが、名刺情報に営業秘密となる要件を与えることによって会社の資産として法的に守ることにもなります。

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、秘密管理性・非公知性・有用性の付与という営業秘密に当たる条件をクリアしつつ、既存の社内ルールに合わせて運用をカスタマイズできるサービスです。名刺情報を適切に管理しながら社内ルールに合わせて柔軟に運用し、名刺情報を十分に使いこなすことができます。

個人で名刺を管理せずに済む

名刺管理ツールを利用すると、個人で名刺管理をしなくてもよくなります。名刺の管理を個人に任せると、ファイリングの方法もまちまちであり、結果的に顧客情報を乱雑に扱うことにもなりかねません。自社の従業員が無自覚なまま個人情報保護法などに抵触しないようにするためにも名刺管理ツールを導入し、会社全体で正しく管理することが重要です。

検索性が高まり、顧客管理がしやすくなる

名刺管理ツールを用いれば、名刺情報が検索しやすくなり、顧客情報の管理も容易になる点もメリットです。名刺交換した相手の社名や名前、所属部署、役職などを手早く検索したり、参照したりすることが可能になり、営業活動におけるタイムロスをなくすことにつながります。

名刺情報を適切に守る営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」

ここまでご紹介してきたとおり、名刺情報は秘密情報や個人情報保護法、守秘義務の対象になるケースがあります。そこで、企業の情報資産として、あえて営業秘密の要件を満たすように管理することで、名刺情報をしっかりと守りながら、営業活動に使いやすように運用していくことが大切です。

なお、紙の名刺については、会社内で保有期間などのルールを設定し、データベース化したのちにシュレッダーにかけるなど適正に処分をしてください。

法人向けの営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」を運営するＳｋｙ株式会社は、プライバシーマークはもちろん、ISO/IEC 27001、ISO/IEC 27017といった情報セキュリティに関する国際規格も取得するなど、組織として情報セキュリティの維持・向上に努めています。「SKYPCE」自体も、名刺情報はすべて暗号化して取り扱い、大切な個人情報を安全に管理しながらビジネスの拡大につなげることが可能です。

また、組織内のPCを一括管理して情報セキュリティ対策を図る「SKYSEA Client View」や、仮想環境の利用で重要データの漏洩リスクを軽減する「SKYDIV Desktop Client」など、「SKYPCE」とほかのサービスを組み合わせて利用することで、名刺管理のセキュリティをより強化することもできます。

情報の機密性を担保する万全のセキュリティ体制に加え、案件化前から営業活動を記録・共有できる機能やオンライン名刺交換機能など、多彩な営業支援機能で業務効率化をサポートする「SKYPCE」の導入をぜひご検討ください。