“利益につながるDX”
実現に向けたツール選定の第一歩

著者：Ｓｋｙ株式会社

あらゆる業種で「DX」が推進されている昨今。DXをうたう幅広いサービスが市場にあふれています。業務効率化や生産性向上のためにもぜひ取り入れたい……と思いつつ、自社に合ったサービスをどう選べばいいかわからないという方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、企業が新しいサービスを導入する際に必ずチェックしたいポイントを4つご紹介します。

「デジタル化すればDX」ではない

近年、多くの業界でDX＝Digital Transformationが経営課題の一つとして挙げられています。

それに伴って企業のDXを支援する幅広いサービスや商品が登場していますが、実はその中身やレベルはさまざま。書類をペーパーレスに作成・管理するサービスやデータ共有ツールなど、ありとあらゆる製品がDXを冠して販売されています。

しかし、こうしたサービスを片っ端から導入すればDXが実現するというわけではありません。そもそもDXとは、経済産業省のガイドラインで以下のように定義されています。

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」

つまり、DXは単に業務をデジタル化すれば達成できるものではなく、利益の増加や他社との差別化に役立つ取り組みでなくてはならないのです。

そのためには、たくさんあるツールの中から自社に合ったものを選ぶ必要があります。導入後の自社をイメージして、ツールの活用が売り上げアップにつなげられるかを検討しなければなりません。

それでは、「自社に合ったツール」を導入するためにはどんなことに気をつければいいのでしょうか？新しいツールを選定するなら絶対押さえておきたい、基本的なポイントを4つご紹介します。

①操作性に問題がないか

前述のとおり、新しいツールを導入する目的の一つは企業の利益につなげることです。そのためには、実際に触れる社員がストレスなく活用していける操作性が求められます。

DXを念頭に導入するツールの多くは、情報共有や業務管理など複数人で操作することを前提とした機能を備えています。特に部署や拠点をまたいで導入するケースでは、多くの社員がスムーズに使いこなせなければのちのち支障が出るかもしれません。

実際の画面や操作性をしっかり確認し、自社の社員が使いやすいと感じるものを選ぶことが重要です。

②コストパフォーマンスは高いか

どれほど効果的なツールであっても、コストがかさむと利益の向上につなげにくくなってしまいます。ひとくちにコストといっても、買い切り型やユーザー課金制、サブスクリプション型など実際の運用スタイルによって差が出ることも。

大きく宣伝されていた最も安価なエディションを導入したが、実際に運用してみたら機能が不十分……ということも考えられます。効果的に運用していくために必須の機能や譲れない仕様などをあらかじめ検討しておくのがお勧めです。

③セキュリティは万全か

今やツールの導入において欠かせない観点の一つとなったのがセキュリティ対策です。サイバー攻撃は年々増加、そして巧妙化しており、業種や企業規模を問わず対策が必須となっています。

特に近年はさまざまなサービスがSaaSとしてインターネット経由で利用できるようになっており、導入が手軽な反面、サイバー攻撃によるデータ流出や個人情報漏洩のリスクとも常に隣り合わせです。

多要素認証・二段階認証が使えるか、不正アクセス対策や通信の暗号化といったセキュリティ情報を公開しているかも事前に確認しておく必要があります。

④乗り換えはスムーズにできるか

ツールを選定する上で見落としがちなのが「乗り換えやすいか」という観点です。運用していくうちに会社の規模感が変わったり、新しい事業が始まったりと、ツールを再検討する場面が出てくるかもしれません。

その際、「預けたデータを返還してもらえない」「長期的な契約になっており解約しづらい」といった障壁があると、より良いツールに乗り換える機会を失いかねません。解約時の条件をしっかりと確認した上で導入することをお勧めします。

新しいツールやサービスを選定する際、ついついコストや機能面に目がいってしまいがちですが、その後の運用を見据えてセキュリティや乗り換え時の対策を考えておくことも重要です。

ポイントを押さえて、自社の利益につながるツールを選び出しましょう！

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