名刺管理システムSKYPCEの初期データ移行を円滑に進めるための3つのステップを解説。各自での選別、名寄せに影響する名刺交換日の登録注意点、初期名刺取込放題サービスなど安心のサポート体制を紹介します。
社内に眠る名刺を一元管理し、組織全体の人脈として営業活動に生かす。 営業DXの推進や情報共有の強化を目的に、名刺管理ツールの導入を進める企業が増えています。 この記事では、名刺管理ツール「SKYPCE」を例に、初期データ移行をスムーズに進めるためのポイントについて解説します。
導入を主導するシステム担当者やDX推進担当者にとって、最初の大きなマイルストーンとなるのが「初期データ移行」です。
「手元にある大量の紙名刺やExcel台帳で管理している顧客情報を、通常業務を止めずに移行できるだろうか」「古い名刺と最新情報が混ざってしまわないか」といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
名刺の初期移行は、事前にちょっとしたコツを押さえ、SKYPCEのサービスを上手に活用することで、驚くほどスムーズかつ安全に進めることができます。 今回は、安心して運用をスタートするための「初期移行 3つのステップ」と、SKYPCEならではの心強いサービスをご紹介します。
安心して進める！「初期データ移行」3つのステップ
事前のルール決めと整理を行っておくことで、移行作業はぐっと効率的になります。 基本のステップは次の3つです。
- 【STEP 1】各自で名刺を集め、活用する名刺をセレクトする
- 【STEP 2】「名刺交換日」や「タグ」を上手に活用する
- 【STEP 3】スキャナーで効率よく一括取り込み
【STEP 1】各自で名刺を集め、活用する名刺をセレクトする
スムーズなデータ化への近道は、「これからの営業活動に必要な名刺を中心にセレクトすること」です。
登録を見送る名刺の目安：
- 明らかに相手の担当者が退職・異動している名刺
- 3年以上接点がなく、今後もアプローチ予定のない名刺
- 交換時期が不明で、接点も思い出せない古い名刺
これらは無理にスキャンしないことで、移行後の名刺データベースを最初からクリーンな状態に保てます。 また、準備の際は「部署でひとまとめにせず、各自の手元で集めて選別する」のがポイントです。 各自で集めることで、「誰が持っていた名刺か」「いつ交換した名刺か」を迷わずスムーズに登録できます。
【STEP 2】「名刺交換日」や「タグ」を上手に活用する
名刺を取り込む際、あらかじめ「タグ（#顧客、#販売代理店 など）」や重要度を設定しておくと、移行直後から精度の高い営業リストとして活用できます。 そして、最も知っておきたいポイントが「名刺交換日」の設定です。
SKYPCEには、同一人物の名刺を自動でまとめる「自動名寄せ機能」が備わっています。 この機能は名刺交換日を基準に新旧を判定するため、もし数年前の名刺を「スキャンした当日の日付」で登録してしまうと、古い役職などで上書きされてしまう可能性があります。
⚠️ スキャンのポイント ： 交換時期が定かでない古い名刺は、「交換日不明」として登録する
「交換日不明」を選択して登録すれば、すでに登録されている最新の名刺情報が上書きされる心配はありません。 このルールを周知しておくだけで、安心して過去の名刺を取り込むことができます。
【STEP 3】スキャナーで効率よく一括取り込み
準備ができたら、いよいよスキャン作業です。 現場の負担を軽減するためにも、スキャナーを活用した一括取り込みがおすすめです。
まとまった枚数もフィーダーにセットして短時間で流し込めるため、現場の手間をかけずにスピーディーにデータ化が進みます。 また、すでにExcelなどで管理しているリストがある場合は、CSVインポート機能を活用することで一気にSKYPCEへ取り込めます。
システム担当者を強力に後押しする「SKYPCE」の安心設計
SKYPCEでは、名刺管理ツール導入担当者や現場の皆さまがスムーズに移行できるよう、手厚い仕組みとサポートをご用意しています。
1. 契約枠を気にせず移行できる！「初期名刺取込放題」
初期移行を力強くサポートするのが、SKYPCEの「初期名刺取込放題」です（※初回契約時限定サービス）。
納品日から一定期間、契約ライセンスのデータ化枚数を消費することなく、上限枚数なしで名刺をデータ化いただけます。 スキャナーやスマートフォンアプリなどの取り込み方法が対象となっており、「過去の名刺がたくさんあるけれど、ライセンス枠を超えてしまわないか」という心配なく、一気に社内の人脈資産を蓄積できます。
2. 社内周知を支援する「名刺スキャンはじめてキット」
初期名刺取込放題をご契約いただいたお客様には、現場の周知を助けるツールをお届けしています。
- お知らせポップ：スキャナー周辺に設置し、取り込み期限をわかりやすくアナウンス
- 名刺取り込み虎の巻：「交換日不明」の設定やタグ付けのコツなどをわかりやすく解説
「現場がどう動けばいいか分からない」という事態を防ぎ、システム担当者のアナウンス業務をしっかりバックアップします。
まとめ：事前の準備で、眠っていた人脈を頼もしい営業資産へ
名刺の初期移行は、各社員の手元に眠っていた接点を会社の力へと変える、前向きなプロジェクトです。 事前のちょっとした仕分けルールを整え、SKYPCEの「初期名刺取込放題」やサポート体制を活用することで、現場やシステム担当者の負担を最小限に抑えながらスムーズに移行を完了できます。
「自社の場合、どのようなフローで移行するのがおすすめだろうか」「スキャナーでの操作感を試してみたい」といったご要望がございましたら、個別のご相談や検証環境の無償貸出を承っております。 ぜひお気軽にお問い合わせください。
