名刺管理の​運用を​浸透させる​ための​ガイドライン案

名刺管理サービスを導入したものの、「社内の運用ルールやガイドラインをどう作ればいいのかわからない」
「セキュリティを厳しくしすぎて現場に敬遠されないか心配」といった、運用の設計段階で頭を悩ませている担当者様も多いのではないでしょうか。

名刺は「企業の重要な情報資産（営業資産）」であると同時に「個人情報」でもあるため、セキュリティと活用のバランスが非常に重要です。
そこで本記事では、名刺管理ガイドラインを作成する際に押さえておくべき重要項目と、企業の規模やセキュリティポリシーに合わせて自由に選択・カスタマイズできる「汎用的な運用ガイドラインのパターン集」を公開いたします。

自社の社内規程やマニュアルの策定、または運用の見直しに、ぜひお役立てください！

1. 総則​（目的）

ガイドラインを制定する意義を定義する文章案です。

パターン	規程・ルールの具体的な文面（テンプレート）
【詳細に記載する】	本ガイドラインは、当社が導入する名刺管理サービス「SKYPCE」の適正かつ円滑な利用に関する標準規程を定めるものです。 全社的な営業機会の創出およびクロスセルの促進、退職等に伴う重要情報の流出防止と資産保護、顧客接点の属人化解消と組織的引き継ぎの効率化を包括的に達成することを目的としています。
【シンプルに記載する】	本ガイドラインは、当社が導入する名刺管理サービス「SKYPCE」を、全従業員が適正かつ効率的に利用し、顧客情報の組織的な共有および活用を図ることを目的としています。

2. 名刺情報の​取り扱いに​ついて

名刺を「会社の所有物」として周知をするための文章案となります。

パターン	規程・ルールの具体的な文面（テンプレート）
【業務で受け取った名刺は会社資産であることを明記する】	従業員が業務中に受領・交換した名刺および付随する顧客データ（以下「名刺情報」）は、当社の重要な情報資産（営業資産）であり、その所有権および使用権はすべて会社に帰属します。私的な利用、外部への無断持ち出しは一切禁止となります。

3. 利用環境・アクセス認証および​紛失対応

セキュリティ担保のためのシステム利用環境、および万が一の端末紛失・盗難時のルールとなります。

パターン	規程・ルールの具体的な文面（テンプレート）
【社内端末のみ許可】	SKYPCEへのアクセスは、会社支給・貸与端末（PCおよび会社スマートフォン）に限定します。 ログインは個別に払い出されたID・パスワードにて実施し、他者への貸与・使い回しは厳禁とします。 万が一、利用端末の紛失・盗難が発生した際は、直ちに運用担当者へ報告を行ってください。
【BYOD制限付き許可】	SKYPCEへのアクセスは、会社支給・貸与端末（PCおよび会社スマートフォン）、または会社から許可された個人所有のスマートフォン（BYOD）からのアクセスを許可します。 万が一、利用端末の紛失・盗難が発生した際は、直ちに運用担当者へ報告を行ってください。

4. 名刺の​登録対象と​期限

名刺を受け取ってから、いつまでに、どの範囲をデータ化（登録）すべきかのルールとなります。

パターン	規程・ルールの具体的な文面（テンプレート）
【翌営業日】	業務上受領した名刺のうち、今後継続的な取引や連絡が発生する可能性のある顧客の名刺について、原則として受領日の翌営業日までにSKYPCEへ登録（スキャン）してください。
【1週間以内】	業務上受領した名刺のうち、今後継続的な取引や連絡が発生する可能性のある顧客の名刺について、原則として受領後5営業日（1週間）以内にSKYPCEへ登録（スキャン）してください。
【随時登録】	業務上受領した名刺のうち、今後継続的な取引や連絡が発生する可能性のある顧客の名刺について、営業アプローチのバッティングを防ぐため、可能な限り早期にSKYPCEへ登録（スキャン）してください。

5. 紙名刺​（原本）の​取り扱い

データ化した後の「紙の名刺」をどう処理するかのルールとなります。

パターン	規程・ルールの具体的な文面（テンプレート）
【即時廃棄】	SKYPCEへ名刺登録およびテキスト化の完了が確認された紙名刺は、情報漏洩（机上放置や紛失）を防ぐため、*速やかにシュレッダー等を用いて物理的に破棄（裁断）*してください。個人での原本保管は原則禁止となります。
【一定期間保管後に廃棄】	SKYPCEへ名刺登録完了後の紙名刺は、画像不鮮明によるデータ化エラーやトラブル時のため、登録から〇ヶ月間は部門ごとに定められた施錠可能な保管庫で保管します。 保管期間経過後は、担当部門がまとめてシュレッダー廃棄を行います。
【原本併用保管】	SKYPCEへ名刺登録完了後の紙名刺も、取引履歴や手書きメモの確認等のため、紙名刺原本を各自でファイリングし、施錠されたキャビネット等で保管してください。 ただし、退職時や異動時には、保管している原本をすべて後任者へ引き継ぐかシュレッダー廃棄を行ってください。 また、紙名刺原本の持ち出しは紛失リスクにつながる可能性があるため原則禁止となります。

6. 社内公開・閲覧範囲の​設定

社内の誰に名刺情報を見せるかのルールとなります。

パターン	規程・ルールの具体的な文面（テンプレート）
【原則全社公開】	SKYPCEに登録された名刺情報は、原則として全従業員に公開いたします。 ただし、高度な機密性を要する場合は、管理者の承認のもと非公開または限定公開に設定が可能となります。
【部門内限定】	SKYPCEに登録された名刺情報は、登録者が所属する部門（またはプロジェクト）内といたします。

7. 退職時の​名刺取り扱い

退職時に人脈情報をどのように引き継ぐかのルールとなります。

パターン	規程・ルールの具体的な文面（テンプレート）
【退職者アカウントの停止】	退職時、退職者のアカウントはログインできないように停止を行います。 この際、退職者のアカウントは退職済ユーザーとして残るため、所有する名刺は公開範囲に準じて、他アカウントから閲覧が可能な状態で残ります。
【退職者アカウントの削除】	退職者のアカウントが名刺を所有している状態の場合、アカウント削除が行えないため、退職予定者は、SKYPCE上で後任者への「名刺の所有者変更」の引き継ぎ処理を完了させてください。 退職時、退職者のアカウントはログインできないように削除を行います。

8. 初期導入時の​名刺取込​（初期移行ルール）

システムの運用開始時、社内に埋もれている既存の名刺（過去の人脈資産）を統合するためのルールとなります。
専用スキャナー投入時の物理的な注意事項も併せて周知するとスムーズです。

パターン	規程・ルールの具体的な文面（テンプレート）
【全件登録】	個人の主観による選別（「最近連絡していない」「案件化しなかった」等の自己判断）は行わず、過去の業務で受領し手元に保管されているすべての名刺を対象に、指定の集中移行期間内に全件登録を完了させてください。
【選別登録】	直近〇年以内にやり取りがあった顧客、または今後案件化の見込みがある重要顧客の名刺のみを対象として選別し、実務に合わせて随時スキャンおよび登録を行ってください。

物理的な​準備手順

（共通注意事項）専用スキャナー等の紙詰まりや破損を防ぐため、スキャン投入前に以下を徹底すること。

• 名刺に付着しているホッチキス針、クリップ、輪ゴム、付箋、等は外した上で取込を行ってください。
• 極端な折れや破れは平坦に整え、名刺ホルダーやリフィルからはすべて取り出して向きを揃えて投入してください。

9. 主管部門・問い​合わせ窓口

システム運用中にトラブルや疑問が発生した際の社内の問い合わせ先のルールとなります。

パターン	規程・ルールの具体的な文面（テンプレート）
【電話メールに誘導】	本ガイドラインおよびシステムの主管窓口は、[主管部門]（SKYPCE運用担当：電話番号xxxx / メールアドレスxxxx@example.com）とします。 トラブル時の報告および各種申請手続きは、速やかに上記窓口へ問い合わせてください。
【社内ポータルサイトへ誘導】	トラブル時の報告および各種申請手続きは、社内ポータルサイトの指定ヘルプデスクフォームより行ってください。