組織でメンバーが退職する際の営業名刺管理「SKYPCE」での対応手順を解説。ユーザーを「退職ステータス」に変更する方法、退職者の保有名刺データの取り扱い、後任への所有者変更、完全削除時の注意点を紹介します。
組織では、人の入れ替わりが日常的に発生するかと思います。
メンバーが退職する際、名刺管理システムではどのように対応すればよいのでしょうか？
今回は、SKYPCEにおける、退職者の名刺データの取り扱いについて解説します。
退職者が出た場合の対応手順
1. ユーザーを「退職ステータス」に変更する
ユーザーを削除する必要は、ありません。
退職したユーザーを退職ステータスに変更することで、該当ユーザーはSKYPCEへログインできなくなります。
また、ご契約いただいているユーザーライセンスは、退職ステータスに変更すると、空きが生まれます。
この空いたライセンスを使って、新しいユーザーを登録することができます。
2. 退職ステータスに変更したユーザーの名刺データはどうなる?
退職ステータスに変更しても、そのユーザーが保有していた名刺情報などのデータは自動的には削除されません。引き続きシステム内に残ります。
ただし、注意が必要なのは「名刺単位で非公開設定」をしている名刺です。
非公開名刺の取り扱い
退職者が個別に非公開設定していた名刺については、管理者が事前に設定した「ユーザー退職時の名刺設定」によって動作が変わります。
- 「非公開名刺を公開する」に設定している場合
退職ステータスにしたタイミングで、非公開だった名刺が他のユーザーから閲覧可能になります。 - 公開しない設定の場合
非公開のまま維持されます。
3. 名刺の所有者変更方法
必要に応じて、退職者の名刺の所有者を後任のメンバーに変更し、公開範囲を見直すことをお勧めします。
これにより、重要な顧客情報が適切に引き継がれます。
退職者が保有していた名刺を後任者に引き継ぐ場合は、所有者変更機能を使用します。
- 名刺管理画面で引き継ぎたい名刺を検索
- 対象の名刺を選択
- 「所有者変更」機能を実行
- 新しい所有者（後任者）を指定
- 変更を保存
複数の名刺をまとめて所有者変更することも可能です。
4. ユーザーを完全に削除する場合の注意点
もし、退職ステータスではなく、ユーザーを完全に削除したい場合は、予めデータの確認を行ってください。
削除前に必要な作業：
- 名刺を1枚以上所有していないか？
- 案件、リード、取引先、活動記録のいずれかを1つ以上所有していないか？
- 「連携製品設定 - 連携製品API認証」の連携ユーザーではないか？
該当する場合は、所有者や連携ユーザーの変更・削除を完了してから、ユーザーの削除を実行してください。
SKYPCEでは、メンバーの入れ替わりに柔軟に対応できる仕組みが整っています。
～ポイントのおさらい～
- 退職者は「退職ステータス」に変更することでライセンスが空く
- 退職者の名刺データは自動削除されない
- 非公開名刺の取り扱いは事前設定により動作が変わる
- 重要な顧客情報は所有者変更で後任者に引き継ぐ
- もし、ユーザーを完全削除する場合は、事前にすべてのデータを移行する
適切な運用により、組織の貴重な顧客情報を確実に引き継ぎ、ビジネスの継続性を保つことができます。
