デジタルツールとは？ 種類や導入時の注意など詳しく解説

デジタルツールとは

デジタルツールとは、デジタル技術を活用して企業の業務効率を向上させるツール全般を指します。

デジタルツールにはさまざまな形式があり、インターネット上で利用できるSaaSや直接PCにインストールするソフトウェアやアプリケーション、IoT、スマートデバイスなど、ソフトウェア・ハードウェアを問わず幅広いものがあります。

現在は、書類のサインや名刺交換などアナログで行っていた作業も、デジタルツールを用いてデジタル化することで生産性を上げる企業が増えています。コロナ禍でリモートワーク需要が増えたことにより、Web会議システムなどを使って快適な労働環境を築くためのデジタルツールも人気です。

各企業のデジタルツールの利用状況

WalkMe株式会社は2022年10月、社員500人以上の幅広い業界の企業を対象にデジタルツールの利用状況に関する調査を実施しました。その調査結果をまとめた「デジタルツールの利用状況 調査レポート 2023年版によると、企業規模にかかわらず、85％以上の回答者が「企業としてデジタルツールの活用が必須」と認識していることがわかりました。

なお90%の回答者が、デジタルツールの活用目的を「業務効率化」と回答しています。また、従業員が2,000人以上の企業では「従業員エクスペリエンス（EX）の向上・優秀な人材の確保」を目的に挙げる人の割合が、従業員2,000人未満の企業と比べて大幅に高まっている傾向が見られます。

その一方で、デジタルツールの導入が業務効率化につながっていないと感じている人が60％以上おり、社員のスキルに合ったツール選びや導入目的の見直しが課題となっています。

デジタル化とDXの違い

「デジタル化」は、アナログの状態からデジタルへ切り替えることを指します。例えば、ブラウン管テレビで視聴していたアナログ放送の地デジへの切り替えなどが、デジタル化の一つです。デジタル化は、人の手で行っていた作業の自動化や仕事の効率化を目的としています。今後も、ビジネスシーンはもちろん、生活のあらゆる場面でデジタル化が進むと考えられます。

一方で「DX（デジタルトランスフォーメーション）」は「デジタル技術を用いて社会を変革すること」を指します。

DXという言葉は、2004年にスウェーデンにあるウメオ大学のエリック・ストルターマン教授（Erik Stolterman）の「Information Technology and the Good Life」で提唱されました。現在では「デジタル技術を活用し、ビジネスモデルや企業風土そのものを変革することで新たな価値を生み出すこと」という意味合いで使われています。デジタルツールの導入を検討する際は、単なるデジタル化とDXの違いを認識しておくことが大切です。

企業がデジタルツールを導入する際の選び方

企業においてデジタルツールを導入する際に、どのような観点でツールを選べばよいのかがわからないというケースも少なくありません。ここでは、デジタルツールを導入する際に確認したいポイントをご紹介します。

汎用性が高いツールを選ぶ

デジタルツールを導入する際は、汎用性が高いツールを選ぶのも一つです。例えば、CRMとMAを兼ね備えたツールを導入すれば、1つのツールを営業だけでなくマーケティングにも活用できます。汎用性が高いデジタルツールを選ぶことで、社内のさまざまな場面で活用できるため費用面の負担軽減も期待できます。

専門知識がなくても活用できるものを選ぶ

デジタルツールを導入したものの、運用を軌道に乗せるためには専門知識が必要なため、結局使いこなせないという事態に陥る可能性もあります。社内の誰もが専門知識を必要とせず扱えるよう設計されたツールを導入することで、スムーズに業務を進められることが期待できます。

主なデジタルツールの種類

デジタルツールにはどのような種類があるのでしょうか。ここでは、ビジネスで活用できるソフトウェア（システム）をご紹介します。

会計や経費精算

経費精算システム

仮払経費や交通費などの申請から承認作業を自動化し、経費精算業務を効率化できます。また、金額計算ミスや精算漏れといった人的ミスも防止できます。

会計システム

帳簿や決算書、キャッシュフローデータを自動作成するなど会計業務を効率化できます。

帳票発行

帳票発行システム

見積書、請求書、発注書などの帳票を自動で出力でき、帳票の発行から送付までにかかる時間の大幅な削減につながります。特に取引件数が多い企業や、社内で取り扱う商品やサービスの種類が豊富な企業にお勧めです。

社内稟議

社内稟議システム

社内稟議の起案や回付、承認（決裁）という一連の流れをPCやスマートフォンから実行・状況確認ができるシステムです。最終承認者までの人数が多く決裁までに時間がかかっている企業や、日頃から稟議申請の件数が多い企業にお勧めです。

契約業務

契約締結システム

契約書を交わす業務が多いと、書類の処理だけで多くの時間を要してしまいます。デジタルツールを利用すれば、システムにより契約に関わる業務を自動化できます。契約締結までにかかる事務をスピーディーに進められるため、会社全体の業務効率のアップにつながります。派遣会社などの契約業務の多い企業にお勧めです。

電子契約システム

紙の代わりにPDFなどの電子データで契約書を取り交わすことができるシステムです。押印や書類の郵送の必要がないので大幅に時間短縮でき、近年注目を集めています。

給与計算や勤怠管理

勤怠管理システム

従業員の出退勤、残業、休暇などの勤怠情報を一元管理できます。休暇の申請や勤怠情報の修正が行えるツールもあります。勤怠管理システムは、新型コロナウイルスの流行によるリモートワークや時差出勤などの多様な働き方の需要増加に伴い、タイムカードや手書きの出勤管理表よりも勤怠管理がしやすいことから導入する組織が増えています。

給与計算システム

従業員の勤怠情報と雇用形態から自動で給与の計算ができます。給与計算システムを導入することで、法改正による税率や保険料率の変更があった場合でも、システム自体をアップデートするだけで新しい数値での給与計算に対応でき、計算ミスの防止が期待できます。

決済や販売管理

キャッシュレス決済

クレジットカードや電子マネー、2次元バーコード決済などさまざまな支払い方法に対応できます。現金のやり取りがなくなるため、お客様からの支払い金額を数えたりお釣りを渡したりする手間や時間を削減できます。

POSレジ

リアルタイムで店舗での販売実績を追えるようになります。また、売り上げの管理もシステム上で行えます。POSレジで記録した販売実績を基に商品の人気を判断したり、販売戦略を考えたりなどマーケティングを行う上でも役立ちます。

販売管理システム

受注から代金回収までの販売に関する一連の業務を管理できます。販売管理システムを用いることで、商品の一つひとつの在庫状況や商品情報をシステム上で一元管理できるため、部署をまたいで業務を行う組織においてもスムーズに商品情報を共有できます。

シフト管理や人事業務

シフト管理システム

従業員からのシフト申請の管理や、自動で シフト作成ができます。 シフト管理システムは、あらかじめ設定した条件を基に必要な従業員の人数や配置を計算しシフトを作成します。季節や曜日、時間帯など細かく設定することで、年間を通して適切な人員配置を行えることが期待できます。

求人インターネット広告

インターネット上の求人サイトなどに用意された有料の広告枠を買い、求人広告の掲載が簡単に行えます。インターネット上に掲載する求人広告は、指定した条件に合った求職者へ向けて配信されるため、企業が求める人物像にマッチした人からの応募を集めやすくなります。

人材管理システム

従業員一人ひとりのスキルや実績、目標などのデータを蓄積し、管理できます。 人材管理システムにおける適切な人事評価や従業員の配置を行うことで、従業員満足度の向上にもつながります。

eラーニング・LMS（学習管理システム）

PCやスマートフォン、タブレット端末から時間と場所を問わず個人で学習できます。オフラインでの研修を行う場合、会場の確保や講師の招待に多くのコストがかかります。eラーニングやLMS（学習管理システム）を用いることで、システム利用料だけで従業員への研修実施や学習状況の管理が行えます。

採用管理システム

求職者からの応募から入社までに関わる個人情報や選考状況、採用担当者からの評価などのデータを一元管理できます。求職者へメールで連絡する際も、テンプレートを基に文章を作成できるため効率化が期待できます。

顧客管理や営業支援

顧客管理システム、CRM

顧客情報や顧客に対するアクションの履歴などをデータ化し、自社従業員と顧客の関係性を一元的に把握できます。

営業支援システム、SFA

商談の内容や案件情報といった営業部門における各種情報の一元管理や、業務プロセスの自動化などによって営業活動を効率化させます。

MAツール

MAツールでは、マーケティングに関わる業務を効率化できます。インターネットに掲載した広告の効果測定や、メールマガジンの配信などを自動で行えるため、作業工数の削減が期待できます。

BIツール

企業内に蓄積されたさまざまなデータを集約して分析・可視化でき、経営や業務に役立ちます。BIツールは変化の激しいデータもリアルタイム更新できるため、社内で意思決定が必要な場面でもスムーズにデータを参照できます。

CTIシステム

顧客情報や取引先からの電話内容や対応を記録・管理でき、電話応対のサービス向上や顧客の課題解決に役立ちます。また、着信を自動で振り分ける機能や、電話番号を手打ちする必要のなくなるワンクリック発信機能といったオペレーター業務の助けとなる機能も含まれています。

ECサイト、Web注文サービス

ECサイトの開設やWebサイトでの注文受付を実現します。インターネットを介することで、24時間365日注文を受けられます。

予約管理システム

電話やWebサイトを通じて受けつけた予約の状況を一元管理し、キャンセルや予約内容の変更などにも対応します。ダブルブッキングなどの人的ミスを防げるだけでなく、システム内に蓄積したデータを用いて顧客分析にも役立てることができます。

モバイルオーダー

PCやスマートフォンを使い、店舗に対して注文が行えます。店頭での注文受付の件数を減らすことで、人件費の削減や業務効率化につながります。

デジタルサイネージ

駅やビルなどの屋外、店頭、店内といった場所に設置された電子ディスプレーに対して、情報を発信します。POPやポスターなどに比べて視認性が高く、消費者に向けて強い印象を残せます。

ポイントカード管理システム

小売店や飲食店、ECサイトなどで付与されるポイントを顧客ごとに管理できます。顧客が獲得したポイントによって特典を用意したり、キャンペーンを行ったりすることで顧客の購買意欲や満足度の向上につながります。

サイトコントローラー

複数のサイト情報を一括で管理できます。ホテルや航空券、イベントチケットなど、複数の予約フォームを設置している場合などに活用できます。

名刺管理ツール

紙の名刺をカメラで読み取り、名刺に記載されている会社名や氏名などの情報をテキスト化することで、データとして保存できます。Microsoft Excel、CSV形式で書き起こしリストアップすることもでき、営業活動に役立てられます。

物流や在庫管理、運送

物流管理システム

仕入れた商品や工場で生産した製品の、倉庫への保管から輸送までの物流工程が効率化できます。各工程にかかる時間や、輸送までの工程のなかで生じる課題を発見・分析しやすくなり、スムーズに最適化が図れます。

運行管理システム

運送業務に関するデータを一元管理できます。各道路の状況に応じた最適な運送ルートの提案や配送車の管理といった運送業務の助けになるだけでなく、ドライバーがスピードを守れているかなどの運転状況もシステム上で確認できるため、事故防止のためのツールとしても役立ちます。

在庫管理システム

商品の入出庫を管理し、リアルタイムで在庫数を可視化できます。在庫の変動を追いながらユーザーの商品に対するニーズや今後の注文数などを予測することで、過剰な仕入れや欠品を防ぐことが期待できます。

発注仕入管理システム

商品の調達や購買に関する発注から支払いまでの一連の業務を管理できます。また、複数に販売拠点を持っている場合は、各拠点で異なる仕入れ情報をシステム上で一元管理できます。ほかの拠点の仕入れ状況を確認したい場合も電話やメールで連絡する手間が省け、業務の効率化につながります。

配車支援、計画システム

荷物を各ドライバーに適切に割り当て、リアルタイムで配車管理ができるシステムです。配送中の車両が事故やトラブルに遭った場合も、待機中の車両などの状況を確認しながら代わりの車両を素早く手配できるため、配送の遅延を防げます。

送迎バス管理システム

送迎バスの車両管理や運行状況の確認、運賃の自動計算など送迎バスに関わる業務をサポートします。ホテルや旅行会社、学校や幼稚園、福祉施設などの送迎バスを扱う企業においては業界を問わず活用できます。

社内コミュニケーションの円滑化

オンラインストレージ

オンライン上でファイルの共有や閲覧ができ、自宅や外出先で仕事をする際もスムーズに行えます。社内だけでなく取引先など社外の担当者に共有したい場合にも役立ちます。

リモートアクセスツール

インターネットを介した遠隔操作により、自宅や外出先でも自社のPCを利用できるようになります。社内の重要なデータを保存した端末を持ち歩く必要がなくなり、端末の紛失や盗難から生じる情報漏えいのリスクを軽減できます。

ビジネスチャットツール

社内または社外のメンバーで構成した任意のグループ内で、チャット形式の会話ができます。メールのやり取りでは時間がかかっていた連絡も、チャット形式にすることでスムーズになります。ファイルの送信も容易で、ビデオ・音声通話機能を兼ね備えたものもあります。

Webカレンダー

インターネット上でカレンダーを作成でき、予定や会議スケジュールを追加できます。 社内で利用する際は、ほかの社員とカレンダー情報を共有でき、各個人のスケジュールをひと目で把握できるため予定を組みやすくなるでしょう。

会議、商談、面接予約ツール

インターネット上で各個人の空きスケジュールを表示し、空いている箇所に会議や商談、面接などの予約ができるシステムです。わずかな時間でスケジュールの調整が行えるため、1日の中でより多くの商談や面接の予定を入れたいという場面で役立ちます。

オンライン会議システム

インターネットに接続し、場所を問わず会議や商談、面接が行えるシステムです。 相手先に出向く移動時間や交通費の削減、遠方の見込み客へのアプローチが可能になるなど、業務の幅を広げる上で大きく役立ちます。

デジタルツールを導入する際に注意すべき6つのこと

デジタルツールを社内で導入する際には、いくつか注意するべきポイントがあります。

従業員や企業の課題を具体的に把握する

デジタルツールを導入する前に、まずは現場で働く従業員の声を聞くことが大事です。ツールの導入を検討する側が「きっとこのようなことで困っている」と想像していることは、従業員側にとっては大した課題ではない場合もあります。一方で、別の課題を抱えている可能性もあるでしょう。従業員へのヒアリングやアンケートを行いながら、現場で起きていることや課題を明確に把握することが重要です。

導入前に使いやすさやサポートの充実度を確認しておく

どういったデジタルツールを導入するかを検討するなかで候補が絞れてきたら、導入前に使いやすさやサポート体制についても確認することが大事です。Webサイトや製品資料を見て「機能がシンプルで使いやすそうだ」と感じても、実際に操作してみると操作手順が多かったり、「もっとこのような機能がほしい」と物足りなく感じたりする場合もあります。

製品のトライアル版を提供している企業も数多くあるので、実際に使用する従業員に操作を試してもらったり、一部の部署での試験導入を行うなど、具体的に評価することが大切です。

ただし、サポート体制が充実していたとしても、常にサポートに頼らなければ利用できないほど扱いが難しいツールを選ばないよう注意が必要です。従業員のみで無理なく運用できるツールを選ぶことが大切です。

自社のセキュリティに関するルール（セキュリティポリシー）に適応するツールかを確認しておく

また、デジタルツールで管理するデータがどこに保存されるのかを確認しておく必要があります。データをクラウド上で管理するツールの場合は、データをサービス事業者に預けるかたちとなるため、セキュリティポリシー等で社外に持ち出すことができないと定められているデータを扱う場合には、クラウドサービスが利用できない場合があります。

社内や取引先に関する機密性が高いデータが含まれない運用形態に見直してから利用するなど、自社のセキュリティポリシーに則してツールの運用ルールを決めることが必要です。

従業員のスキルに合ったツールを導入する

英語やプログラミングなど特別なスキルを必要とするツールを導入した場合、ツールを扱える従業員の数は限られます。その結果、ツールを導入しても効果が見込めないという結果になる恐れもあります。

初期設定でつまずいてしまい本格的な運用を軌道に乗せられない場合や、デジタルツールの扱いが不得手な従業員はかえってモチベーションを低下してしまう、といったリスクも考慮した上でツールを選定し、デジタルツールを導入する部署の従業員が、十分に操作できるツールを選ぶことが重要です。

従業員に向けて、ツールの説明会やマニュアルを用意する

会社全体を対象にデジタルツールを導入する際は、導入時に従業員向けの説明会を実施したりマニュアルを用意したりすることも有効です。加えて、ツールに関する相談窓口や提供会社への問い合わせ先なども共有しておくと、トラブルがあった際もスムーズに対応できます。

また、各従業員が実際にツールを活用するなかで疑問に感じたことやその解決策を、マニュアルに組み込むなどしてブラッシュアップすることで、新しい従業員が加わった場合もツールがスムーズに使いこなせる環境が作れます。

自社に合うツールが判断できない場合は専門家に相談する

「課題ははっきりしているが、どのツールを選べばいいかわからない」「デジタルツールの導入によって課題解決につながるのかが判断できず踏み切っていいか判断できない」といった悩みを抱える企業も少なくありません。ツール選定や導入時に関する疑問などが多く、自社だけでは解決できそうにない場合は、デジタルツールに強い販売会社など専門家に意見を聞くのも選択肢の一つです。

まとめ

この記事では、デジタルツールの概要や種類についてご紹介しました。「デジタルツールをより活用したい」「もっと多くのデジタルツールを利用し、業務を効率化させたい」という方の参考になれば幸いです。この記事でご紹介しました導入時の注意点などを踏まえながら、自社に適したツールを選ぶことをお勧めします。

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