名刺管理ソフト・ツールの導入事例10選！ 導入目的や効果を紹介

名刺管理ソフト・ツールの導入事例10選

名刺管理ソフト・ツールが、企業・組織において、どういった課題の解決に役立っているのか。多様な業種・規模の組織における10の導入事例をピックアップしました。導入前の課題に対し、どのような目的を持ってソフト・ツールを導入し、どういった効果を得たのか。その実例をご紹介します。

NECフィールディング株式会社 様

【課題・導入の経緯】

中央省庁など政府組織との取引が多い同社では、システム導入に当たり、セキュリティの担保が重要な判断要素となっていました。従来利用していた他社製の名刺管理ツールの契約更新を機に、データの取り込みから管理まで、すべてのプロセスが国内で完結する点や、堅牢なセキュリティ体制を評価して、「SKYPCE」の導入を決定しました。

【効果】

約40万枚に及ぶ大量の名刺データ移行を、当初の想定を大きく上回るスピードで完了し、結果として計画していた期間の半分以下で移行を終えました。スマートフォンアプリを使って手軽に名刺を取り込める操作性が社内で評価され、スキャナーの台数も半減できる見込みとなり、コスト削減につながっています。

株式会社KDDIテクノロジー 様

【課題・導入の経緯】

テレワークの導入をきっかけに、社長の名刺管理が課題として顕在化。従来は、名刺を秘書に直接渡して、表計算ツールに情報を入力する運用を行っていました。出社機会が減少したため、名刺を撮影して秘書へ送信していましたが、かえって手間が増えることに。名刺管理サービスの導入を決め、この機会に組織的な名刺管理を試みようと、まずは部長職以上の経営層を対象に「SKYPCE」の運用を開始しました。

【効果】

「SKYPCE」に、名刺交換の背景や経緯をメモとして残し、アポイント前に確認することで、円滑なコミュニケーションが可能になりました。初対面の相手であっても、名前を検索することで自社との過去の接点を把握した上で商談に臨めるようになっています。

また、挨拶状の送付業務では、「SKYPCE」から必要な項目をエクスポートして送付リストを作成。名刺に記載された正確な情報を活用できるため、発送業務にも安心して利用しています。

株式会社NTTデータ ビジネスシステムズ 様

【課題・導入の経緯】

部署ごとに名刺管理ツールを導入していたり、紙のままファイリングしていたりと、名刺管理の方法が社内で統一されていない状況が続いていました。

名刺情報の持ち出しに関する報道などを受け、全社で統一したツールの導入を検討。操作性の高さや将来的な機能拡張への期待、高画質な名刺画像を含む全データの返却が保証される点から、「SKYPCE」の導入に至りました。

【効果】

導入後は、自社とお客様との接点の有無や担当者の連絡先をすぐに検索できるようになりました。営業活動で得た情報は名刺情報にメモとして追記し、経営層がお客様を訪問する際にも、事前にやりとりを把握した上で対応できています。

また、扱う商材が多岐にわたる同社では、他チームの名刺情報やメモを参照し、クロスセルの可能性を探る活用も進んでいます。

日本情報システム株式会社 様

【課題・導入の経緯】

展示会などで一度に多くのお客様と名刺交換を行う機会があり、受け取った大量の名刺を管理するため、マーケティング部門を中心とした一部の部署で他社の名刺管理ツールを利用していました。

近年相次ぐ情報漏洩の報道を受け、名刺情報を含むデータ管理体制を見直す必要性が高まり、将来的な全社導入も視野に入れてツールを検討。使いやすさや機能拡張の可能性に加え、名刺データの国内完結や既存システムとの連携によるセキュリティ強化を評価し、「SKYPCE」の導入を決定しました。

【効果】

導入後は、展示会後に発生していた大量の名刺データ化作業を、スキャナーでまとめて取り込めるようになり、作業負担が軽減されました。

さらに、訪問前の準備では「ニュースメディア連携」機能を活用し、名刺交換先企業の最新情報を確認。営業活動では「企業データベース」を参照し、企業規模を把握した上で、今後のアプローチ検討に役立てています。

JFEコンテイナー株式会社 様

【課題・導入の経緯】

営業活動の進捗や結果は、営業日報を取りまとめるツールや表計算ソフトウェアで管理しており、「お客様情報の手入力に手間がかかる」などの課題がありました。

より効率的に営業活動を管理できるツールを検討するなかで「SKYPCE」を知り、案件ごとの営業活動を記録できる「活動記録」機能を営業日報として活用する運用を着想。名刺をスキャンするだけで正確なお客様情報が反映され、会社名や担当者名で簡単に検索できる点などを評価し、「SKYPCE」を導入しました。

【効果】

全国展開している企業との取引が多い同社では、地域によって異なる営業担当が対応するケースも少なくありません。「SKYPCE」を通じて営業活動の進捗を共有することで、案件を効率的に進められるようになりました。

例えば、東京の購買部を担当する営業担当と、地方の工場を訪問する営業担当がそれぞれの対応内容を「活動記録」に入力。地方（納入先）からの要望や急ぎの調整事項を東京側が迅速に把握し、フォローに回るなど、地域をまたいだ連携強化に役立っています。

ウェブスペース株式会社 様

【課題・導入の経緯】

同社では、継続的な売上増加を目指す上で、メール配信などを活用したデジタルマーケティングの強化が課題となっていました。社内プロジェクトを立ち上げ、新しいツールの導入も含めた施策を検討するなかで、営業担当者ごとに管理されていた顧客情報を組織で一元管理する必要性が浮上しました。

名刺管理サービスを検討するなかで、UIのわかりやすさや具体的な活用イメージを持てた点から「SKYPCE」の導入を決定しました。

【効果】

「SKYPCE」で名刺情報を営業部全体で共有し、顧客との接点が集約されたデータベースとして活用できるようになりました。名刺には「既存顧客」「新規顧客」「販売パートナー」といったスタンプや、展示会名などのタグを付与し、必要な情報を絞り込んで確認しています。

また、「ダッシュボード」機能を活用し、名刺登録枚数などを可視化することで、社内プロジェクトの進捗報告や活用状況の共有にも役立てています。

テクノ・マインド株式会社 様

【課題・導入の経緯】

部署や従業員ごとに異なる名刺管理サービスを使用し、お客様情報の引き継ぎに時間がかかっていました。特に自治体営業を担当する部署では、人事異動により先方の担当者が定期的に入れ替わるため、情報共有が不十分なままでは業務に支障を来す懸念がありました。

また、初対面だと思ったお客様から、過去に別部署の従業員と名刺交換していたことを知らされるケースも。こうした背景から、名刺を含む顧客情報を全社的に管理できる仕組みを検討し、「SKYPCE」の導入を決定しました。

【効果】

新規のお客様を訪問する際には、事前に「SKYPCE」で自社とお客様との接点を確認。ごあいさつ時に過去に関わりのあった従業員の名前を伝えることで、商談前のコミュニケーションを円滑に進める一助となっています

また、営業活動においては「企業データベース」を活用し、ターゲット選定や事前リサーチの効率化を実現。調査会社から購入していた企業情報の代替も検討するなど、業務効率化やコスト削減にもつなげていく方針です。

テイケイワークス東京株式会社 様

【課題・導入の経緯】

アナログで管理する情報が多く、デジタル化が課題の一つとなっていました。その第一歩として、業務フローを大きく変えずに取り組める名刺のデータ化に着目。名刺の取り込み作業を効率化するため、表計算ソフトウェアへの手入力ではなく、名刺管理ツールの導入を検討しました。無料の名刺管理ツールでは、データ化精度や情報の扱いに不安を感じ、法人向けの正規サービスとして「SKYPCE」を導入しました。

【効果】

新規開拓担当の営業メンバーと管理職を中心に「SKYPCE」を活用。部長職は部下の営業日誌を毎日確認しており、「SKYPCE」の名刺情報を併せて確認することで、日誌では把握しきれなかった実際の訪問数や商談の同席者なども可視化されます。部下の活動状況を具体的に把握できるようになったことで、より的確なアドバイスや指導につながっています。

Nolook商事株式会社 様

【課題・導入の経緯】

これまで名刺は個人管理でしたが、会社の成長とともに、紛失や転職先への持ち出しといったセキュリティ面の懸念に加え、情報共有が進まず、潜在顧客の情報が埋もれてしまうという課題が顕在化しました。

名刺情報を安全に管理しつつ、営業活動の生産性を高める方法を検討した結果、名刺管理ツールで一元管理・共有するのが最も効果的だと判断。操作のしやすさを重視して複数の製品を比較し、UIのわかりやすさを評価して「SKYPCE」を導入しました。

【効果】

導入後は活用の定着を目的に、「名刺は3営業日以内に登録」「登録後はシュレッダーで破棄」といったルールを策定。月に一度、名刺の取り込み状況を確認し、必要に応じてフォローを行ったことで、営業部員を中心に短期間で名刺登録が習慣化しました。

また、全社員にライセンスを付与しているため、管理部門が登録した名刺からも案件が生まれ、導入から半年ほどで10件以上の新規案件創出につながりました。

群馬県大泉町 様

【課題・導入の経緯】

名刺をカードフォルダで各自が管理しており、部署内外での情報共有が十分に行われていませんでした。報道対応や秘書業務を担う長公室から企業関係者との接点を確認された際には、その都度職員同士で名刺を探す必要があり、業務の非効率さが課題となっていました。

こうした状況を受け、システムを活用した効率的な情報共有の方法を検討。ITイベントで自治体特有の環境を踏まえた説明を受けたことをきっかけに、「SKYPCE」を導入しました。

【効果】

町内企業の支援を目的に毎年開催している「企業情報交換会」では、従来、受付で受け取った名刺を基に手入力で来場者リストを作成しており、1名当たり約1分の作業時間を要していました。

名刺管理サービス導入後は、受付のバックヤードに設置したスキャナーで名刺を読み取るだけで来場者リストを作成できるようになり、作業時間と労力の大幅な削減につながっています。

名刺管理なら「SKYPCE（スカイピース）」がおすすめ

業種や規模の異なる組織における名刺管理ソフト・ツールの導入事例を紹介してきました。各事例からは、名刺管理が単なる名刺整理にとどまらず、営業活動を強化し、日々の業務を効率化するための基盤として活用されていることがわかります。

こうした活用を支えているサービスの一つが、営業名刺管理「SKYPCE（スカイピース）」です。名刺情報のデータ化から管理までを一元的に行える点に加え、名刺情報にメモを残したり、商談や訪問内容を「活動記録」として蓄積したりすることで、名刺を起点に情報共有できます。

名刺管理を業務改善や営業基盤強化につなげたいと考える企業・自治体にとって、「SKYPCE」は有効な選択肢になり得ると思います。

まとめ

名刺管理ソフト・ツールは、紙の名刺をデータ化するためだけの手段ではなく、顧客情報や人脈を組織全体で活用するための基盤です。本記事で紹介した事例からは、名刺情報をはじめとする情報共有により、さまざまな変化が生まれていることがわかりました。

名刺管理ソフト・ツールの導入を検討する際には、自社の課題や業務プロセスを整理した上で、どのような活用が現実的かを見極めることが重要です。その中で、「SKYPCE」が選択肢の一つとなれば幸いです。