「提出して終わり」はもったいない！営業日報の活用法

著者：Ｓｋｙ株式会社

営業活動といっても、日々取り組む業務は多岐にわたります。顧客との商談はもちろん、資料作成や社内打ち合わせなどの事前準備、日報の入力や顧客管理といった事務作業までさまざまです。

特に毎日のことである「日報」に関しては、手間に感じている方も多いのではないでしょうか？しかし、営業日報の役割を意識して効果的に扱えば、営業活動に大きなプラスをもたらす可能性があります。

そこで今回は、営業活動に役立つ日報の“使い方”と、お勧めの作成・管理方法ついてご紹介します。

営業日報は単なる「報告」ではない

多くの企業では、営業活動を可視化するための制度やツールを導入しているのではないでしょうか。どんな顧客にどんなアプローチをしたか、そしてどんな結果だったかを、決まったフォーマットで報告するのが一般的です。

忙しい業務の合間に営業日報を作成するのは手間がかかりますが、各営業担当の報告を集約して管理すれば、以下のようなシーンで活用していくことができます。

①自身の振り返り

営業活動の記録である日報は、自身の振り返りや今後の目標設定に役立てられます。

業務効率や営業効果を向上するには、日々の活動を分析してPDCAサイクルを回していくことが不可欠です。これまでの営業活動を日報として積み重ねておけば、データとして分析に生かすことができます。

②部下の進捗管理

部下を適切に評価し、それぞれの力を伸ばしていくために、こまめな進捗確認や丁寧なヒアリングを心掛けている方も多いでしょう。しかし、自身の業務をこなしながら部下全員の状況の聞き取りを頻繁に行うのは困難です。

そこで、各自が提出した営業日報を確認すれば、何にどこまで取り組んでいるかが手軽に把握しやすくなります。

③組織の営業戦略策定

効果的な営業戦略を策定するには、まず現状を詳細に把握し、分析する必要がありますよね。そこで、営業日報を活用して自社の強みと弱みを絞り込むのがお勧めです。

例えば「成約した案件では顧客にどのようなアプローチをしていたか」「失注した案件の原因は何か」「成績の高い社員は何に注力しているか」といった観点から営業日報を分析していくと、より良い戦略づくりに役立てられます。

さまざまな使い道がある営業日報ですが、ただ提出させているだけでは活用ができません。重要なのは、同じシステム上に集約して共有できる仕組みを構築しておくことです。

そこでお勧めなのが、営業支援ツールの利用です。営業日報を単なる報告ではなくデータとして活用するなら、「顧客の種類」「担当営業」「時期」などで絞り込みができる状態にしておくのがベスト。顧客に紐づけて記録や報告を共有できるシステムを導入すると便利です。

営業支援名刺管理サービス「SKYPCE」では、顧客の名刺情報をベースとして営業活動の記録を把握できます。

任意のタグを設定することで、商品名や顧客の業種など自社の営業スタイルに合った絞り込みも可能です。進捗の確認にお役立ていただけるのはもちろん、営業活動の履歴としてノウハウやナレッジを蓄積することにもつながります。

「営業の進捗を可視化して共有したい」「営業活動の状況を効率的に把握したい」「自社の営業ノウハウやナレッジを効果的に活用したい」という方は、ぜひ導入をご検討ください。機能の詳細はこちらからご覧いただけます。