自治体や教育機関の定期異動・組織改編に伴う引き継ぎ作業において、名刺管理サービス「SKYPCE」の「タグ付け機能」や「コンタクト履歴・メモ機能」を活用し、人脈の共有や円滑な業務引き継ぎを行う方法を紹介。
皆様こんにちは。
自治体様や教育機関様では、定期異動や組織改編に向けて、毎年引き継ぎの準備などを意識される時期があると思います。
今回は、組織内の効果的な人脈共有を実現する名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」の機能の中から、公共・文教分野のお客様に「これは便利！」とご好評いただいている使い方・機能をピックアップしてご紹介します。
自治体・教育機関におけるSKYPCEの便利機能
-
【タグ付け機能】委員会やプロジェクトごとに連絡先をグループ化
自治体や教育委員会では、部署を横断したプロジェクトや、外部有識者を交えた委員会などが頻繁に立ち上がります。
SKYPCEの「タグ付け機能」を使えば、「〇〇推進ワーキンググループ（令和5年度）」や「防災協定締結企業」といった独自のタグを作成し、名刺に付与することができます。
あとから「あのプロジェクトに関わっていた人は誰だっけ？」という時にも、タグで検索するだけで瞬時に連絡先を抽出可能です。 -
【コンタクト履歴・メモ機能】名刺情報＋「面談の経緯」を残して引き継ぎを円滑に
定期異動の際、名刺そのものは引き継げても「どのような経緯でお付き合いがあるのか」や「現在どんな調整を進めているのか」といった背景情報までは伝わらないことがよくあります。
SKYPCEでは、名刺データに紐づけて「〇月〇日：次期システム導入について面談」や「注意事項：〇〇の件は事前にA課長へ共有すること」といった活動履歴やメモを残すことができます。
これにより、後任者が着任後すぐに状況を把握でき、スムーズな業務の引き継ぎが実現します。
『SKYPCE』は、単に名刺をデータ化するだけでなく、皆様の業務効率化と組織内のスムーズな情報連携をサポートする機能が備わっています。
ぜひご活用ください。
