【SKYPCE Ver.5】SFAの​情報公開範囲管理機能で​セキュアな​営業活動を​!

1. ​はじめに

SKYPCE Ver.5では、待望の SFA（営業支援）機能 がリリースされました。
案件・リード・取引先の管理機能により、営業活動をより効率的に進められるようになりましたが、同時に重要になるのが 情報の公開範囲管理 です。
SKYPCEでは、名刺管理において以前から部署単位での公開範囲設定機能を提供してきました。
名刺管理に倣い、SFA機能でも名刺管理と同等の 柔軟な公開範囲設定機能 を搭載しております。
本記事では、この機能がどのような場面で役立つのか、具体的な活用シーンとともにご紹介します。

2. なぜ情報を​非公開に​する​ニーズが​あるのか

情報の非公開が求められる背景には、さまざまな事情があります。

機密性の高いビジネス案件の保護
新規事業の立ち上げ、他社との資本業務提携やM&A（企業の買収・合併）に向けた事前の営業・交渉、あるいは未公開の重要事実（いわゆるインサイダー情報）を含む案件など、極めて機密性の高い案件は、社内であっても閲覧できる人を限定する必要があります。情報漏洩が企業の経営戦略や株価に直結するため、最も厳格な情報管理が求められます。

競合情報の保護
同じ企業内でも、複数の事業部が異なる市場で競合関係にある場合、顧客情報や商談内容を部署間で共有すると、営業戦略上の問題が生じることがあります。

個人情報保護の徹底
取引先から「特定部署のみで情報を管理してほしい」と要望されるケースや、個人情報保護の観点から閲覧範囲を制限したいケースがあります。

組織構造に応じた情報管理
部署や事業部ごとに異なる顧客層を担当している場合、情報を必要以上に広く共有すると、かえって混乱を招くことがあります。

このような実務上のニーズに応えるため、SKYPCEの名刺管理では柔軟な公開範囲設定が可能になっています。

3. Ver.5で​実現：SFA機能に​おける​公開範囲設定

今回リリースされたSFA機能では、名刺管理と同等の公開範囲設定を、案件・リード・取引先、さらに活動記録の管理にも適用 しました。

「名刺の​公開範囲設定に​従う」機能

Ver.5で新たに追加された 「名刺の公開範囲設定に従う」機能 は、すでに運用されている名刺の公開範囲ルールを、SFAデータにも自動的に適用できる機能です。
この設定は システム全体での設定 として提供されており、組織全体での運用方針に合わせて選択できます。

2つの​運用パターンから​選択

パターン1：オープンな情報共有（デフォルト）
「名刺の公開範囲設定に従う」を有効にしない場合、案件・リード・取引先は 全体に公開 される扱いになります。組織内で広く情報を共有したい場合に適しています。

パターン2：名刺のルールを継承（セキュア）
「名刺の公開範囲設定に従う」を有効にすると、名刺の公開範囲設定と同じルールでSFAデータの公開範囲が自動制御されます。

例えば、以下のような設定がされているとします。

• ユーザーAの部署A が、ユーザーBの部署B に対して名刺を非公開にする設定

この状態で「名刺の公開範囲設定に従う」を有効にすると、ユーザーAが作成した案件、リード、取引先は自動的にユーザーBには表示されなくなります。
既存の名刺管理ルールをそのまま活用できるため、SFA導入時の運用設定がスムーズ に行えます。

データごとの​柔軟な​個別設定も​可能

システム全体の基本設定とは別に、案件・リード・取引先・活動記録ごとに、個別の公開設定も可能です。

• 全体に公開する
• 所有者と社内関係者以外には非公開にする
• 公開する部署やユーザーを指定する

これらの個別設定は、「名刺の公開範囲設定に従う」よりも 優先 されるため、基本ルールを維持しながら、必要なデータだけ例外対応することができます。

活動記録にも​対応

Ver.5では、既存機能である 活動記録 にも同様の公開範囲設定機能が追加されました。
商談の議事録や顧客との打ち合わせ内容など、活動記録にも機密性の高い情報が含まれることがあります。案件やリードと同じルールで公開範囲を管理できることで、より一貫性のある情報管理が可能になります。

4. 具体的な​活用シーン

シーン1：スムーズな​SFA導入

すでに名刺管理で部署ごとの公開ルールを運用している企業では、SFA機能を導入する際も同じルールを適用できます。

活用方法：

• 「名刺の公開範囲設定に従う」を有効化するだけで、既存ルールをSFAにも適用
• 新たに複雑な設定をする必要がなく、スムーズに運用開始

既存の運用を変えることなく、SFAの豊富な機能を活用できます。

シーン2：部​署横断プロジェクトでの​情報共有

通常は部署ごとに情報を分けて管理していても、特定のプロジェクトでは複数部署が協力することがあります。

活用方法：

• 基本は「名刺の公開範囲設定に従う」で部署単位の情報管理
• プロジェクト関連の案件のみ「公開する部署を指定」で、関係部署に共有

これにより、通常の情報管理ルールを崩さずに、必要な情報だけを必要なメンバーと共有できます。

5. 安心の​セキュリティ設計

本機能では、以下のルールにより情報の安全性を確保しています。

• 所有者と社内関係者には常に公開
  自分が担当する案件や、関係者として登録されているメンバーは常に内容を確認できます。
• システム管理者でも非公開データは閲覧不可
  権限が強いシステム管理者であっても、非公開に指定されたデータは原則として閲覧できません。
• 個別設定が優先される明確なルール
  「名刺の公開範囲設定に従う」と個別設定のどちらが優先されるか明確なため、意図しない公開を防げます。

6. 開発の​舞台​裏

Ver.5でのSFA機能追加にあたり、公開範囲設定機能は当初から重要な要件として開発を進めました。
一見シンプルに見える「非公開」機能ですが、実は見た目以上に複雑な開発となりました。
名刺には以前から非公開機能がありましたが、SFA機能では以下のような新しい状況が発生します。

• 案件は公開されているが、案件に登録されている取引先は非公開
• リードは公開されているが、それに紐づく名刺は非公開

このような データ間の公開状態の組み合わせ について、一つ一つ「どう表示すべきか」「どこまで情報を見せるべきか」を検討し、実装する必要がありました。
お客様に安心してご利用いただけるよう、セキュリティと使いやすさの両立を追求した結果、難易度の高い開発となりましたが、SFA機能のリリースと同時に、より実務に即した柔軟な機能 としてお届けすることができました。

7. まとめ

SKYPCE Ver.5で追加されたSFA機能の 公開範囲設定機能 は、営業活動における情報共有とセキュリティのバランスを実現します。

• 既存の名刺管理ルールをSFAにも適用 でき、スムーズな導入が可能
• 部署単位の基本ルール と 個別の柔軟な設定 を組み合わせることで、運用負荷を減らしながら細やかな制御が可能
• 機密性の高い案件も安心 して管理できるセキュリティ設計
• 実務に即した柔軟な活用 で、営業戦略に合わせた情報管理を実現

新しいSFA機能で、ぜひ貴社の営業活動を加速させてください。