SKYPCE情報管理術・第3弾!システム管理者も​見られない​!? 最強の​権限​「名刺単位の​非公開」の​裏側

SKYPCEの柔軟な情報管理機能について解説する本連載。組織の基本ルールを定める 第1弾：部署単位の非公開設定、そして権限を持つ担当者が個別の事情に合わせて例外を管理する 第2弾：ユーザー単位の非公開設定 をご紹介してきました。

第3弾となる今回は、これら すべての設定を上書きする、最強の権限「名刺単位の非公開」機能 に迫ります。 この設定は「システム管理者すら閲覧できない」という絶対的な秘匿性を持つ一方で、「退職時」には独自の挙動を示すという、非常に興味深い仕様を持っています。いつ、誰が、何のために使うのか、そして品質保証（QA）の裏側まで徹底解説します。

権限の​優先順位の​頂点に​立つ​「最強」の​理由

システム管理者すら​閲覧できない​絶対的な​権限

SKYPCEの公開範囲設定には、厳格な優先順位が定められています。

「名刺単位」の設定 > 「ユーザー単位」の設定 > 「部署単位」の設定

• 「名刺単位の非公開」はこの序列の頂点です。名刺単位の設定が ON（非公開）になった瞬間、下位のルール（部署やユーザー単位での公開設定）はすべて無視されます。
• その秘匿性は極めて高く、所有者本人以外は、たとえシステム全体の権限を持つ「システム管理者」であっても絶対に閲覧できません。まさに「自分だけの秘密の情報」として名刺を完全に隔離する、絶対的な権限です。 ※ユーザーは名刺を登録するその際に、画面上で非公開のON/OFFを1枚単位で選択することが可能です。

お客様の​強い​要望から​生まれた​「この​1枚」を​隠すニーズ

なぜ、部署やユーザー単位の設定に加え、ここまで強力な機能が必要だったのか。背景には、現場の切実な要望がありました。

• Case 1：役員層が求める「 公開・非公開の混在 」

  • すべての名刺を非公開にしたいわけではない
  • 共有して有益な名刺と、経営戦略上非公開にすべき名刺を 1枚単位 で分けたい
  • ユーザー単位の非公開では「 全部隠す or 全部見せる 」となり、要件を満たせない

• Case 2：プロジェクトごとの厳秘情報

  • プロジェクト特性によっては、 全社はおろか自部署にも公開できない 場合がある
  • 「 特定の名刺だけを従業員が任意で隠したい 」ニーズに応えるため、 絶対的な1枚単位の制御 が必要

最強権限の​唯一の​例外​「退職・削除時の​仕様」

退職時の​動作は​企業の​運用に​合わせて​設定可能

絶対的な非公開設定であっても、名刺は本来「企業の資産」です。SKYPCEでは、該当ユーザーのステータスを「退職」に切り替えた際、そのユーザーが非公開に設定していた名刺の取り扱いを、管理者が以下の2つの選択肢から設定できます。

1. 非公開名刺を公開する
   退職と同時に非公開設定がリセット（公開状態に）されます。これにより、後任者など別のユーザーへ名刺の引継ぎ（所有者変更）が可能になります。なお、重要な資産の消失を防ぐため、名刺の引継ぎが終わるまではそのユーザーをシステムから削除できないという安全な仕組みになっています。

2. 非公開のままにする
   退職後も秘匿性を維持します。この設定の場合、対象ユーザーをシステムから削除したタイミングで、紐づく非公開名刺も同時に完全に削除されます。
   （※SKYPCEでは通常、名刺を所有しているユーザーは誤操作防止のため削除できませんが、所有している名刺が「非公開名刺のみ」の状態であればユーザー削除を実行できる特例仕様となっています。）

【品質保証の​視点】​「絶対」と​「例外」を​両立させる​テストの​裏側

この強力な機能と複雑な例外仕様を担保するため、品質保証の現場では非常に難易度の高いテストが実施されました。

• 複雑な組み合わせと、他機能への影響を洗い出す
  第2弾の記事でも触れましたが、テストチームを最も悩ませたのは「部署設定・ユーザー設定との組み合わせ試験」です。さらに今回は名刺単位の設定が加わり、パターンは膨大になります。 「絶対に見えない」ことを保証するためには、単なる名刺検索だけでなく、多岐にわたる他機能への影響も考慮しなければなりません。 「非公開に設定しているのに、特定の操作や他機能を経由すると想定外に情報が閲覧できてしまう」といった情報漏洩のリスクを完全に潰すため、広範囲な影響を洗い出して検証するプロセスは、品質保証における最重要責務でした。

• ユーザーのライフサイクル（退職・削除）に紐づく挙動の保証
  さらに注力したのが、前述した「ユーザー退職時や削除時のユースケース」を考慮したテストです。
  「絶対的な非公開」という大前提と、運用設定による「退職時の強制公開」や「名刺引継ぎ時の削除ブロック」といった相反する要件が、ステータス変更というトリガーで正確に切り替わるか。2つの設定パターンの両方において、イレギュラーな状況下でもシステムが矛盾なく動作することを徹底的に検証しました。

まとめと​次回予告

「名刺単位の非公開」は、企業の重要なコネクションを局所的に守り抜くための、強力な最終手段です。部署やユーザー単位の設定と組み合わせることで、組織全体のルールを守りつつ、個別の機密保持ニーズにも確実に応えるセキュアな情報管理を実現します。

さて、ここまでの連載で紹介した3つの機能（部署単位、ユーザー単位、名刺単位）は、いずれも 「名刺の存在自体」を隠すための機能でした。
しかし、実際の業務では『名刺の存在や連絡先は全社に共有したいが、 営業担当者が個人的に書き込んだメモや、名刺交換日だけは隠したい』というケースも多々あります。

連載最終回となる第4弾では、より細やかで実践的な制御を可能にする 『名刺の項目単位の非公開』について解説します。どうぞご期待ください。