名刺情報は、企業にとって重要な情報資産であるにもかかわらず、コスト面から無料の名刺管理サービスが利用されているケースも見られます。しかし、これらサービスを法人利用した場合には、人材流出や顧客情報の持ち出しといった多くのリスクを招く可能性があります。本記事では、無料の名刺管理サービスのリスクを整理した上で、名刺情報を組織の資産として管理する「SKYPCE」の考え方と具体的な仕組みについてご紹介します。
法人利用で考慮すべき無料の名刺管理サービスのリスクとは？
名刺情報は、企業の重要資産です。その資産の管理に無料の名刺管理サービスを利用すれば、意図せずビジネス上のリスクを抱えてしまう可能性があります。
①「転職スカウト」で人材流出のおそれ
一部の無料の名刺管理サービスでは、ユーザー情報などを分析し、その結果を活用して収益化を行っています。具体的には、パーソナライズ広告の提供や、転職スカウトを直接送信できるダイレクトリクルーティング機能を外部企業に有料で提供するケースです。
この仕組みにより、従業員が競合他社を含む複数の企業から直接アプローチを受けやすい環境が生まれ、優秀な人材が流出するリスクが高まります。
②転職時に顧客情報を持ち出されるおそれ
無料の名刺管理サービスでは、名刺情報をユーザー個人が管理する設計になっているケースが多くあります。その結果、本来は企業の情報資産である名刺データが、退職時に個人の所有物として持ち出される可能性があります。
こうした情報が転職先で利用された場合には、名刺情報を基に営業活動が行われ、自社における既存の営業機会が奪われるおそれがあります。これは、売上機会の損失につながるリスクです。
※退職時に紙の名刺を会社に返却されたとしても、個人向けの名刺管理サービスに名刺情報を登録していれば、退職後も閲覧できてしまい、転職先など外部に持ち出されて利用されてしまうリスクも。
SKYPCEが無料サービスのリスクを解決できる理由とは？
ここまでご紹介したとおり、無料の名刺管理サービスのリスクには、次の2点が背景にあります。
- ユーザーの情報を活用した収益モデル
- 名刺情報を個人単位で管理する設計
これに対して、法人利用を前提に設計された「SKYPCE」は、ユーザーからのライセンス料で運営されているため、登録された個人情報や名刺情報を広告配信や外部企業への提供といったかたちで利用することはありません。
さらにSKYPCEは、名刺情報を個人のツールではなく、企業の情報資産として安全に管理することを前提に、情報漏洩を防ぐための仕組みも備えています。
名刺情報を組織で一元管理、個人による持ち出しを防ぐ
SKYPCEでは、名刺情報を「個人」ではなく、「組織」の資産として一元管理します。管理者は、利用する従業員のアカウントを管理できるため、退職時にはアクセス権を停止することができます。個人のスマートフォンやPCには情報が残らないため、顧客情報が社外へ持ち出されるリスクを低減します。
SKYSEA Client Viewとの連携で、情報漏洩の『出口』をふさぐ
さらに、「SKYSEA Client View」と連携することで、より高度な情報漏洩対策を実現します。具体的には、名刺情報のダウンロードを検知して管理者に通知できるほか、名刺管理画面の表示中は画面キャプチャーを禁止する制御なども可能です。これにより、データの不正な持ち出しや、安易な画面コピーによる情報漏洩を効果的に防ぐことができます。
まとめ
今回は「SKYPCEが選ばれる理由」として、無料の名刺管理サービスとSKYPCEの違いについてご紹介しました。ポイントは次の2点です。
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SKYPCEはライセンス料で運営されるため、情報を外部に共有することはありません。これにより、広告配信や転職スカウトを起点とした、意図しない人材流出のリスクを抑えます。
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SKYPCEは、名刺情報を「個人管理」ではなく、「組織の資産」として一元管理することで、退職時の情報持ち出しや、顧客情報の流出といったリスクを防ぎます。
名刺情報は組織の重要な資産です。SKYPCEは、その資産を安全に管理し、組織として活用することを重視しています。営業支援、名刺管理ツールの導入を検討される際には、ぜひ参考にしていただければ幸いです。
