営業名刺管理「SKYPCE」ならではの特長をお伝えする「SKYPCEが選ばれる理由」シリーズ、第1弾のテーマは「名刺情報のデータ化作業の安全性」です。SKYPCEは、国内の自社オフィスで、専任スタッフによって名刺情報のデータ化作業を行っています。なぜ、手間がかかる自社完結の作業フローを選択したのか。その背景や理由をご紹介します。
お客様の信頼に応える自社完結の作業フローを実現
SKYPCEは、ユーザーが取り込んだ名刺画像をデータ化する際、AI-OCRでテキストデータ化した上で、オペレーターがチェック・修正を行い、高精度で信頼性が高いデータとしてシステムに反映しています。こうしたデータ化作業は、海外を含む外部委託先に任せることでコストを抑えるサービスが少なくありません。しかしSKYPCEのデータ化作業は、すべて国内の自社オフィスに設置した「クリーンルーム」で完結することで、データの安全性を担保しています。
国内の自社スタッフによるデータ化にこだわるのはなぜ？
SKYPCEは、システムに取り込まれた名刺情報は、すべてがお客様からお預かりした重要な情報資産だと考えています。作業効率や合理性だけで考えれば、データ化作業は外部委託するのが当たり前の選択なのだと思います。また、人件費が安い海外の業者を使えばコストパフォーマンスが高まると考えるのが必然なのかもしれません。
しかし、お客様の資産である以上、万が一にも情報漏洩は許されません。弊社を信頼して情報をお預けいただいたお客様の期待に応えられるよう、あらゆるリスクを最小化するために、SKYPCEではあえて自社内で完結する作業フローを選択しました。
自社内に設置された「クリーンルーム」って、どんな環境？
SKYPCEでデータ化を行う作業場所は「クリーンルーム」と呼んでいます。クリーンルームは自社オフィス内に設置され、弊社社員であっても関係者以外の入室が制限されています。そのため、オペレーターはビル共用部からオフィスに入った後、自身の持ち物をロッカーに預けた上で、ICカードと監視カメラで入退室管理された作業エリアに入り、業務を行います。
また、オペレーターは全員がISMS（情報セキュリティマネジメントシステム：ISO/IEC27001）に基づいたセキュリティ教育を受けています。さらに、1名のオペレーターが名刺全体の情報を見られないよう、企業名や役職・名前、住所、連絡先などの各項目を部分的にマスキングし、複数のオペレーターが分担して1件の名刺データを完成させるようにしています。このように、SKYPCEでは可能な限りセキュアな作業環境を構築し、お客様の大切な情報資産を取り扱っています。
まとめ：お客様の安心を担保する、安全な作業環境を構築
今回は「SKYPCEが選ばれる理由」として、国内・自社内で完結するデータ化についてご紹介しました。ポイントは次の3点です。
- 国内の自社内に設置した「クリーンルーム」でデータ化作業を実施
- ISMS（ISO/IEC27001）基づいたセキュリティ教育を受けたオペレーターが対応
- 1名が名刺全体を見られないよう部分的にマスキングを施し、複数人で分担
作業の効率化や合理性だけを追求するのではなく、お客様に「安心」をお約束するために、SKYPCEが大切にしたこだわりです。名刺管理ツールの導入を検討される際、参考にしていただけましたら幸いです。
