顧客リストとは？ エクセルや名刺管理ツールでの作成・管理方法を解説

顧客リストは企業が保有する顧客情報をまとめたリスト

顧客リストとは、企業が保有する顧客情報をまとめたリストのことです。これを活用することで、それぞれの顧客の状況に応じた最適なアプローチが可能になります。例えば、BtoBビジネスを目的とした企業の顧客リストは、大きく「企業情報」と「担当者情報」に区分され、それぞれ下記の項目を記載するのが一般的です。

＜顧客リストに記載する企業情報の主な項目＞

• 会社名
• 所在地（郵便番号、住所）
• 業種
• 資本金
• 売上

＜顧客リストに記載する担当者情報の主な項目＞

• 名前
• 連絡先（TEL、メールアドレス）
• 所属部署
• 役職
• 対応履歴
• 過去の商談や受注の履歴

顧客リストの作成が重要な理由

ビジネスを展開していく上で、顧客リストの作成は非常に重要です。ここでは、その理由について解説します。

顧客情報を適切に管理するため

顧客情報には取引先企業の情報だけではなく、担当者の名前や所属部署、連絡先、メールアドレスなどの個人情報も記載されています。個人情報の漏洩を防ぎ、顧客のプライバシーを守るためにも、顧客情報は適切に管理しなければなりません。顧客リストを作成することで、顧客情報を一元管理することができ、安全に保管しやすくなります。

営業やマーケティング活動を効率的に行うため

顧客リストは、営業やマーケティング活動を効率化する上でも重要です。顧客リストにある企業や担当者は、自社の商品やサービスに興味を持っているか、すでに接点を持っている見込み顧客です。自社を認知していない顧客よりも成約の可能性が高いため、顧客リストを営業活動やマーケティング活動に生かすことで、成約数の向上や売上増加につなげやすくなります。

エクセルを使った顧客リストの作成手順

業務にMicrosoft Officeを導入している企業であれば、エクセルで顧客リストを作成することが可能です。ここでは、エクセルを使用した顧客リストの作成手順についてご紹介します。

1. リスト項目の作成と入力

まず顧客リストに記載する項目を設定し、エクセルファイルの1行目に入力します。前述した「企業情報」と「担当者情報」の基本的な情報のほか、成約履歴や対応履歴なども項目に入れることで、見込み顧客かどうかを判別でき、営業やマーケティング活動での効果的な活用が見込めます。項目は後で追加することもできますが、手間になるので最初の段階で入念に検討しておくことが大切です。

2. 顧客情報の入力とデータベース化

リスト項目の作成と入力が完了したら、現在保有している顧客情報を入力していきます。営業やマーケティング活動に顧客リストを活用するためには、できるだけ詳細に入力することが重要です。顧客情報の入力を終えたら、顧客情報が入力されたセルの範囲を選択し、「ホーム」タブにある「テーブルとして書式設定」をクリックしてリスト化します。

3. フィルターで並べ替える

「テーブルとして書式設定」を実行すると1行目にフィルターが適用されるため、データの検索が容易になります。フィルターが適用されたセルの三角形マークをクリックすると、特定の条件に絞って顧客情報を確認することが可能です。

顧客リストを作成する際の注意点

顧客リストを作成する際、思わぬトラブルに発展しないように注意すべきポイントがあります。特に注意が必要な、下記の3点についてご紹介します。

顧客リストの運用ルールを決めておく

顧客リストを作成する際には、運用を始める前に入力や更新についてのルールを決めておくことが重要です。また、部署ごとで運用ルールが異なると、担当者が異動した際に入力ミスなどが起こる可能性があるため、社内全体で統一したルールを設定する必要があります。

特に、顧客リストをエクセルで作成している場合、保管場所や管理に関するルールは必須です。個人のPC内のローカル環境で編集したエクセルファイルを、社内で共有しているファイルに上書きしてしまうと、別の担当者が更新したデータが消えてしまう恐れがあります。それを防ぐためにも、複数人で同時に編集できるクラウド版のエクセルを使用するのがお勧めです。

また、顧客リストは、不正競争防止法が定める「営業秘密」として管理する必要があることも、運用ルールを決めるべき大きな理由です。

不正競争防止法により、秘密情報を不正に持ち出されるなどの被害に遭った企業は、民事上・刑事上の措置を取ることができます。そのためには、持ち出された秘密情報が、「秘密管理性」「有用性」「非公知性」の3つの要件を満たす不正競争防止法上の「営業秘密」として管理されている必要があります。

情報を最新の状態に保つ

顧客リストを有効に活用するには、リスト内の情報の鮮度が重要です。そのため、定期的に情報を更新して、常に最新の状態を維持する必要があります。オフィスの移転や担当者の変更、また、どの顧客が成約済みで、どの顧客がまだ見込み顧客なのかなどの進捗状況を正確に記録することで、営業活動に生かせる情報共有が可能になります。

セキュリティを強化する

情報漏洩は、社会的な信用の失墜や法的な罰則、賠償など多くのダメージを企業に与えます。従って、各社の担当者の名前や連絡先など、個人の情報が含まれる顧客リストの管理においても、情報漏洩を防ぐためにセキュリティ対策の強化が必要です。システムによる監視体制の強化やウイルス対策、顧客リストの編集・閲覧権限の制限など、情報漏洩が起こらない環境づくりが大切です。

「SKYPCE」を活用して効率的な顧客リスト作成を実現

ここまで、エクセルを使った顧客リストの作成について解説してきましたが、エクセルでのリスト作成には時間や労力がかかります。特に顧客数が多い場合、顧客情報を入力するだけでも大変な作業になり、情報更新の頻度や正確性にも影響が出てきます。そこで、効率的な顧客リストの作成や管理に役立つのが「名刺管理ツール」です。

中でも、Ｓｋｙ株式会社が提供する営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、顧客リストの基になる名刺情報を、スキャナーやスマートフォンアプリでスキャンし、OCR（光学的文字認識）やオペレーターの手により素早く正確にデータ化することができます。これにより、顧客リストを効率良く作成し、社内で共有することが可能になるほか、情報をCSVファイルで出力することで、DMや年賀状などの送付用リストを作成することもできます。

また、顧客リスト作成のサポートにとどまらず、セキュリティを考慮した運用もSKYPCEの大きな特長です。SKYPCEでは、スキャンした名刺データのやりとりはすべて暗号化した上で行われます。さらに、組織内のPCを一括管理して情報セキュリティ対策を図る「SKYSEA Client View」や、仮想環境の利用で重要データの漏洩リスクを低減する「SKYDIV Desktop Client」と連携することで、セキュリティをより強化し、徹底した管理体制で大切な名刺情報を守ることができます。

営業活動に役立つ顧客リストの効率的な作成や管理を考えている営業責任者の方は、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。