名刺をスキャンする方法とは？データ化のメリットや注意点を解説

名刺をスキャンする方法

名刺をスキャンするには、いくつかの方法があります。まずは、スキャナーやスマートフォンアプリを使って自分でスキャンする方法や、スキャン代行業者に依頼する方法についてご紹介します。

スキャナーまたは複合機で読み込む

社内にスキャナー、またはスキャン機能を備えた複合機があれば、それを活用して名刺をデータ化することができます。最近では大量の名刺を素早くスキャンできる、名刺専用のスキャナーも登場しています。

スマートフォンアプリで読み込む

スマートフォンアプリで名刺をスキャンする方法もあります。カメラアプリの中には、名刺のような紙類を自動的に検出して周囲の不要な余白を削除したり、台形補正したりする機能を備えたものがあります。また、名刺管理アプリにも、名刺撮影用のカメラ機能が搭載されていることが一般的です。スマートフォンアプリはスキャナーと違い、外出先でもスキャンできるメリットがあります。

スキャン代行業者に依頼する

過去に交換した大量の名刺をスキャンする際に利用したいのが、スキャン代行業者です。コストはかかりますが、時間や手間をかけずに大量の名刺をデータ化することが可能です。

名刺をスキャンしてデータ化するメリット

名刺をデータ化するメリットとは、どのようなものがあるのでしょうか。名刺をデータ化することによる3つのメリットをご紹介します。

必要な名刺情報をすぐに検索できる

アナログにはないデジタルのメリットは、必要な名刺情報をすぐに検索できることです。名刺を紙のままファイリングした状態では目当ての名刺を探すにもひと手間かかりますが、データ化しておけば名前や会社名、役職、メールアドレスなどを手掛かりに検索して、必要な情報をすぐに見つけられます。

名刺情報を社内で共有できる

名刺情報を社内で共有できることも、名刺をデータ化するメリットの一つです。紙の名刺はほかの人が同じ人と交換していない限り、社内には1枚しかないため、情報を共有する際は名刺を持っている人に依頼して情報をもらわなければなりません。そもそも、情報を知りたい人の名刺が、社内に存在していることに気づくことすらできないということも少なくありません。一方、名刺をデータ化しておけば、名刺管理アプリなどを通じて常時共有することが可能です。

名刺情報を活用して営業活動に生かせる

名刺情報を営業活動に生かせることも、名刺をデータ化するメリットとして挙げられます。共用のデータベースなどで顧客情報を管理することで、組織での情報共有がスムーズになります。より効果的かつ迅速なアプローチができるようになり、会社の営業活動を効率化させることが可能です。

名刺をスキャン後にデータ化する方法

名刺をデータ化する場合、ただスキャンするだけでは不十分です。名刺をスキャンすると画像やPDFファイルなどの形式で保存されますが、それだけでは名刺の検索ができず、前述のメリットを受けられません。名刺をスキャンした後は、次にご紹介する方法で名刺情報をテキストデータ化することにより、データベース内での管理や営業活動への活用ができるようになります。

名刺画像から自分で名刺情報を手入力する

スキャンした名刺をデータ化するには、名刺の画像を見ながら記載された情報を、手作業で「Microsoft Excel」などに入力する方法があります。費用をかけず誰にでもできる方法ですが、名刺の枚数が多いとその分だけ時間がかかってしまうのがデメリットです。

OCRで名刺画像からテキストを読み込む

OCR（光学的文字認識）により名刺画像からテキストを読み込み、名刺をデータ化する方法もあります。OCRとは、AIや機械学習などを活用して、画像から文字を自動認識する方法です。市販されているOCRソフトを購入するなどして、OCRを利用することができます。スキャンした名刺画像をアップロードするだけで文字情報を自動で入力できて便利ですが、すべての文字を正確に認識できるとは限りません。

名刺管理サービスを利用してデータ化する

名刺管理サービスを利用してデータ化作業を行うのも、名刺をデータ化する方法の一つです。名刺管理サービスによって、OCRを活用したり、オペレーターが手で入力したりと、データ化の方法は異なりますが、名刺管理サービスを利用すれば、スキャナーやスマートフォンで名刺画像を読み込むだけで、名刺情報がデータ化され、自動で名刺管理サービスに登録されます。

また、データ化した名刺から自動で顧客の組織図を生成し、社内で共有して営業活動に活用するなど、業務効率や生産性を向上させることができる点も、名刺管理サービスを利用するメリットです。

スキャンした名刺情報を活用する際の注意点

名刺データは、名刺管理サービスで管理するのがお勧めです。ただし、名刺管理サービスやアプリを活用する上で、次のような点に注意が必要となります。

無料の名刺管理アプリは利用しない

名刺管理アプリには無料で使えるものもありますが、本格的に名刺のデータ化を進める際にはあまりお勧めできません。無料アプリはデータ化できる枚数や機能に制限があることが多いです。さらにセキュリティ対策が不十分なものもあり、情報漏洩につながりかねないため、十分な注意が必要です。

自社のスキャナーや複合機が使えるか確認する

会社のスキャナーや複合機で名刺をスキャンする場合は、名刺管理サービスに自動的にアップロードして文字認識まで行える連携機能が使えるかどうか事前に確認が必要です。対応スキャナーや複合機は各サービスのWebサイトまたは問い合わせなどから確認できます。

オペレーターなどで読み込み精度を担保できるサービスを選ぶ

OCRによる自動認識だけでは、どうしてもすべてを正確にデータ化できないことがあります。しかし、データ化した名刺情報が正確でなければ、顧客情報として社内で共有し、営業活動に使うことはできません。そこでお勧めなのが、オペレーターが入力の補助を行っているサービスです。人の目でチェックすることで、データ化の精度を大きく高めることができます。

名刺のスキャン後に役立つ名刺管理サービスの主な機能

有料の名刺管理サービスは、スキャン後の名刺をビジネスに活用するためのさまざまな機能を持っています。ここでは、その代表的な機能について見ていきます。

名刺情報を一元管理し、社内に共有できる

データ化した名刺情報をツール内で一元管理し、簡単に社内で共有することが可能です。紙での名刺管理のように情報の保管場所が分散しないため、管理や営業活動への利用が容易になります。

名刺情報を社内外から検索・閲覧できる

名刺管理サービスに登録したデータは、社内からだけでなく社外からもアクセスが可能です。外出先でもスマートフォンやタブレット端末で名刺情報を検索したり閲覧したりできるので、営業活動の効率が上がります。

SFAなどほかのツールと連携できる

名刺管理サービスによっては、SFA（営業支援システム）など社内で導入している別のツールと連携が可能です。名刺データをほかのツールでも生かすことで、より効果的な営業活動を行うことができます。

イベント告知や年賀状メールなどの営業ツールに活用できる

顧客との関係づくりに欠かせないのが営業メールです。名刺管理サービスには、データ化した名刺情報を活用して、イベント告知や年賀状メールを一斉配信できる機能が搭載されています。

効果的な営業活動をサポートする営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」

「SKYPCE（スカイピース）」は、スキャンした名刺情報を社内で一元管理し、効率的な営業活動に活用できる名刺管理サービスです。

データ化した名刺情報を「Salesforce」に連携する機能のほか、営業活動を記録して共有できる機能や、オンライン会議を通じて顧客との名刺交換を実施できるオンライン名刺交換機能、名刺登録されている顧客企業に関する最新のニュースを自動で表示するニュース機能、名刺データを基に顧客企業の組織図ツリーを自動作成する機能など、ビジネスにおける営業活動をサポートする機能を数多く備えています。

名刺をスキャンしてデータ化し、効果的な営業活動に生かしていきたいとお考えの際には、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。