「突然のご連絡失礼いたします」とは？ ビジネスにおける使い方や注意点、例文を解説

「突然のご連絡失礼いたします」とは？

「突然のご連絡失礼いたします」の意味や類語・類似表現、敬語表現などを解説します。ビジネスシーンで「突然のご連絡失礼いたします」という言葉を使うことに不安がある方は、ぜひここで解説する内容を参考にしてください。

「突然のご連絡失礼いたします」の意味

「突然のご連絡失礼いたします」は、主にビジネスメールにおいて使用する言葉で、相手に対して「予期しない連絡をしてしまって申し訳ございません」というおわびや気遣いの意味が込められています。初めて連絡する相手へのあいさつの一文として使用されるケースが多く、普段からやり取りしている相手にはあまり使われません。

「突然のご連絡失礼致します」は誤り

人によっては「突然のご連絡失礼いたします」の「いたします」の部分を漢字にして「突然のご連絡失礼致します」と表現する方もいますが、これは誤用とされる場合がありますので注意が必要です。

公用文では動詞は漢字表記、補助動詞はひらがな表記という決まりがありますが「失礼いたします」の「いたします」は補助動詞であるため、ひらがなで表記するのが正しい表記となります。誤って漢字表記にしてしまうと、相手によってはリテラシーのない人だと受け止められる可能性があります。

「突然のご連絡失礼いたします」の類似表現

「突然のご連絡失礼いたします」の類似表現には「突然」と同じ意味を持つ「急な」を使用した「急なご連絡失礼いたします」や、予期しない連絡を許してほしいとお願いする「突然のご連絡お許しください」「突然のご連絡ご容赦ください」などがあります。いずれの言葉も「突然のご連絡失礼いたします」と同様の場面で使用でき、「突然のご連絡」の後におわびの言葉が込められているのが特徴です。

「突然のご連絡失礼いたします」の敬語表現

「突然のご連絡失礼いたします」の敬語表現には「突然のご連絡失礼申し上げます」や「突然にご連絡を差し上げる非礼をお許しください」「突然ご連絡を差し上げるご無礼をお許しください」などがあります。

ただし「突然のご連絡失礼いたします」でも十分に丁寧な言葉であるため、さらに敬語を含めると相手に大げさな印象を持たれてしまう恐れがあります。また、敬語表現を用いる際には二重敬語にならないよう注意が必要です。

「突然のご連絡失礼いたします」の英語表現

「突然のご連絡失礼いたします」の英語表現にはいくつか種類があり、例えば「I’m sorry for the sudden contact.」や「Please forgive me for contacting you without previous notice.」のように表現できます。海外の顧客や取引先にメールを送る機会がある方は、ぜひ参考にしてください。

「突然のご連絡失礼いたします」の使い方

「突然のご連絡失礼いたします」は、主にビジネスシーンで使用される言葉で、メールや電話、手紙などを使い、初めて連絡する相手に対して用いられます。 連絡を受ける相手の立場で考えれば、知らない人からのいきなりの連絡には警戒をするものです。そのため、最初に「突然のご連絡失礼いたします」とお詫びの気持ちを含めたあいさつや用件、自分が何者であるのかを記述することが、相手の不信感を解くことにつながります。

「突然のご連絡失礼いたします」の例文

「突然のご連絡失礼いたします」を使用した例文は、以下のとおりです。

「突然のご連絡失礼いたします」の使用シーン

「突然のご連絡失礼いたします」の使用シーンには、初めて連絡を取る相手に対するあいさつメールや営業メールなどがあります。それぞれのシーンにおける具体的な使い方を解説します。

あいさつのメール

初めて連絡を取る相手は、知らないアドレスからメールが届くと戸惑ってしまうため、メールの冒頭で「突然のご連絡失礼いたします」などのあいさつと用件を記述して相手の不信感を解くことに努めます。また、いきなり用件を切り出すと、相手から礼儀がなっていないと受け止められる可能性があるので、必ず冒頭に「突然のご連絡失礼いたします」などのあいさつを述べるようにします。

急ぎのメール

急ぎのメールでも「突然のご連絡失礼いたします」が使用できます。急を要する連絡の場合は、前置きを最小限にして必要な情報を伝えることが大切なので、冒頭で「突然のご連絡失礼いたします」と記述した上で、その後に続く文ですぐに本題に入るとよいでしょう。また、「突然のご連絡失礼いたします」と冒頭で使うことで、相手に緊急性が高い用件だと認知してもらいやすくなるという効果もあります。

営業のメール

「突然のご連絡失礼いたします」は、新規顧客への営業メールでも使用できます。これまで取引がなかった企業等に対する営業は、ほとんどの場合が、相手が予期していない突然の連絡となります。そのため、メールの冒頭で「突然のご連絡失礼いたします」と記述することで、相手への気遣いを含めることができます。もし「突然のご連絡失礼いたします」といったあいさつを述べずに、いきなり用件を切り出してしまうと、非常に無礼な印象を抱かれてしまうこともあります。

「突然のご連絡失礼いたします」を使うときの注意点

「突然のご連絡失礼いたします」という言葉を使う際の3つの注意点をご説明します。「突然のご連絡失礼いたします」という言葉をメールで使用するときは、ここで解説する内容にご注意いただければと思います。

相手への気遣いを含んだ簡潔なメールにする

相手が予期していない突然の連絡では、相手への気遣いが重要です。気遣いの意味が込められた「突然のご連絡失礼いたします」の一文を使用するだけでなく、「相手が理解しやすいよう、用件は簡潔に伝える」「連絡先や所属部署がわかるよう、メールの最後に署名をつける」といった配慮が必要です。初めての相手であっても、用件や自分のことを理解してもらうためには、最低限こうした心配りが必要です。

メールを送った理由・経緯を伝える

「突然のご連絡失礼いたします」を使用する場面は、相手が予期していない突然の連絡であるケースが多いので、相手が戸惑わないように、メールを送信した理由やその経緯を伝えることも配慮の一つです。メールを送った理由や経緯は、前述した例文のように「突然のご連絡失礼いたします」の後に続く形で記述することで、相手はすぐに用件を把握でき、スムーズにメールを読み進められます。

相手の肩書きは正確に記載する

初めての相手にメールを送る際は、相手の名前や肩書きを正確に記載するように、特に注意が必要です。すでに関係が構築できている既存の得意先であっても名前や肩書きの間違い がないよう気をつけなければなりません。ましてや初めて連絡を取る相手の肩書きを間違えてしまうと、それだけに相手に「丁寧な仕事ができない人」という印象が強く残ってしまう恐れがあります。

相手の名前や肩書きはもちろん、メール本文の誤字脱字についても送信前に何度も確認してミスのないようにすることが大切です。

「突然のご連絡失礼いたします」と「突然のご連絡申し訳ございません」の違い

「突然のご連絡失礼いたします」と似た表現に「突然のご連絡申し訳ございません」があります。ここでは「突然のご連絡申し訳ございません」という言葉の意味や類語、使い方、例文をご紹介します。

「突然のご連絡申し訳ございません」の意味

「突然のご連絡申し訳ございません」には「突然のご連絡失礼いたします」と同様に、初めて連絡を取る相手に対して、予期しない連絡のおわびや気遣いの意味が込められていますが、「突然のご連絡失礼いたします」よりもへりくだった表現となります。

「突然のご連絡申し訳ございません」の類似表現

「突然のご連絡申し訳ございません」の類似表現には、「申し訳ございません」の部分を変更した「突然のご連絡恐れ入ります」や、「突然」と同じ意味を持つ「急な」に変更した「急なご連絡申し訳ございません」などがあります。

「突然のご連絡申し訳ございません」の使い方

「突然のご連絡申し訳ございません」は「突然のご連絡失礼いたします」と同様に、主にビジネスメールや電話で使われる言葉で、基本的にはメールや電話の冒頭で、あいさつの代わりとして使用されるのが一般的です。

取引先はもちろん、自社の上司にも使うことができます。また、メールや電話は事前に予告するものではないため、「突然のご連絡申し訳ございません」の「突然」と「申し訳ございません」には、「こちらの都合で突然連絡して、時間を奪ってしまい申し訳ございません」といったニュアンスが含まれています。「突然のご連絡失礼いたします」のように、営業や急ぎの場面に使用されることが多い言葉です。

「突然のご連絡申し訳ございません」の例文

「突然のご連絡申し訳ございません」という言葉を使う例文は、以下のとおりです。

「突然のご連絡失礼いたします」よりもへりくだった表現のため、これらの例のように問い合わせや営業メールなど、お伺いを立てるようなシーンで使用するケースが多いです。

ビジネスメールでのそのほかの表現の使い方と注意点

ビジネスメールでは「突然のご連絡失礼いたします」や「突然のご連絡申し訳ございません」以外にも、初めて連絡を取る相手に使用する表現があります。それらの使い方や注意点も、ぜひ参考にしてください。

「急な連絡で申し訳ありません 」のビジネスメールでの使い方や注意点

「急な連絡で申し訳ありません」は、初めて連絡を取る相手だけでなく、前回の連絡からしばらく期間が空いてしまった相手にも使用できます。冒頭に「急な連絡」と記述することで相手に目を留めてもらいやすくなり、加えて「申し訳ありません」と伝えることで「急に連絡してしまい申し訳ない」という気持ちも伝えられます。

ただ「急な」を頻繁に使用すると、相手に計画性のない人だと受け止められてしまう恐れがあるので、使いすぎには注意が必要です。

「突然のメール失礼します」のビジネスメールでの使い方や注意点

「突然のメール失礼します」は「突然のご連絡失礼いたします」と同じく、これまで交流がなかった相手へのメールで使用する言葉です。「突然のメール失礼します」を冒頭に使えば、相手に初めてのメールだと認知してもらいやすくなるため、初めて連絡を取る相手へのメールの書き出しに迷う場合に使うことができます。

ただし、「突然の連絡失礼いたします」に比べると、ややくだけた表現になるため、社会的立場が高い方などに対して使用すると、失礼な文章だと感じられてしまう恐れがあるため、使用は控えた方が無難です。

「メールでのご連絡となり申し訳ございません」のビジネスメールでの使い方や注意点

「メールでのご連絡となり申し訳ございません」は、本来は電話や対面での連絡が必要な内容でも、訳あってメールでの連絡となった場合に使用されます。例えば、担当の引き継ぎ業務において取引先への直接のあいさつが間に合わない場合などに使用するケースが考えられます。

ただし、相手によってはメールだけでの連絡を不誠実だと感じる人もいるため、相手によって使い分けに注意が必要です。

まとめ

この記事では「突然のご連絡失礼いたします」という言葉のビジネスシーンにおける使い方や使用する際の注意点、そのほかの表現について解説しました。

「突然のご連絡失礼いたします」は、初めて連絡を取る相手にメールを送る際に、冒頭で使用することで相手への配慮が含まれたメールになります。また、併せて用件や自身の所属を記述すれば、相手の不信感を解くことにつながります。メールの書き出しに悩んでいる方は、この記事で紹介した使い方や例文を参考にしていただければ幸いです。