見積書のお礼メールは必要？ 例文や注意点を詳しく解説

見積書のお礼メールは返信すべきか？

見積書を相手から受け取ったとき、お礼メールは必ず送らなければならないのでしょうか。ここでは、見積書への返信義務とお礼メールの重要性についてご紹介します。

見積書への返信義務

見積書は、取引を始める前に作成され、発注者が契約を結ぶかどうかの判断材料にするだけでなく、その後の発注や請求までの一連のプロセスを正確に把握する上で重要な役割を果たします。

見積書を受け取ったときに返信することは、義務づけられてはいません。しかし、料金や発注内容の詳細を口約束だけで終わらせた場合、後からトラブルにつながる可能性もあります。受注側が提示した内容を証拠として記録に残し、発注側と受注側で認識を合わせるためにも、書面を交わすことは大切です。なお、作成および受領した見積書は、法人の場合は7年間保管しなければならないと、国税庁によって定められています。

見積書のお礼メールの重要性

見積書が無事に手元に届いたことを伝えたり、受け取った証拠を残したりするためにも、お礼メールを返信するのがお勧めです。また、見積書は同時に複数社から受け取るケースも多いため、それぞれの企業にお礼メールを送ることで、内容の見落としを防ぐことができます。もし、内容を確認するのに時間が掛かる場合は、届いたタイミングで一度受領の旨を返信することが大切です。

見積書のお礼メールの例文

見積書のお礼メールを返信する際の例文は、次のとおりです。

受領時のメール・例文

検討する際のメール・例文

見積書の内容で発注する際のメール・例文

取引を辞退する際のメール・例文

見積書のお礼メールを書く際のポイント

相手に失礼にならないお礼メールを作成するためのポイントは次のとおりです。ここでご紹介する内容を意識しながらメールを作成することで、相手に好印象を与えることができます。

ひと目でわかる件名を意識する

ビジネスシーンにおいて、業務に関わるメールは、毎日社内外を問わず多く届きます。そのため、お礼メールを送ったとしても、ほかのメールに紛れて見落とされてしまったり、件名から内容が判断できず、開封されないまま忘れられてしまったりする可能性があります。見積書が届いたことを確実に伝えるために、「〇〇のお見積書の件」「お見積書のお礼」など、相手がひと目で理解できる件名にすることが大切です。

敬語の使い方に注意する

ビジネスメールは文字でのやりとりになるため、対面や電話での会話以上に敬語の使い方に注意する必要があります。誤った敬語表現は、相手を不快にさせる可能性もあります。尊敬語や謙譲語の使い方のほかに、二重敬語で冗長な表現になっていないかなど、送信前にメールを読み直して確かめることが大切です。

例えば、「〇〇様が～とおっしゃられた」や「〇〇様がまいられた」という表記は、よく見られる誤りです。これらは「〇〇様がおっしゃった」「〇〇様がお見えになった」とするのが正しい表現になります。

「お受け取りいたしました」は誤り？

「お受け取りいたしました」は、「お～する」と「いたす」を組み合わせた丁寧な敬語表現です。誤用ではないものの、相手によっては冗長に思われる可能性があるため、「拝受しました」や「確かに受け取りました」などシンプルな書き方にするのがお勧めです。

お礼メールは24時間以内に送る

見積書のお礼メールを返信するときは、できるだけ早く送ることが大切です。相手が「無事に届いたのだろうか」と不安に思うことのないよう、遅くとも24時間以内にはお礼メールを送ることが望ましいです。

検討に時間が掛かる場合はその旨を伝える

自分が忙しいときや、社内検討などで確認に時間を要する場合は、見積書を無事に受け取ったことと、検討に時間が掛かる旨をお礼メールに記述します。可能であれば、「〇日までにお返事いたします」などと期限をつけることで、相手もスケジュールやタスクを調整しやすくなります。

疑問点は確認する

見積書の内容に疑問点や不明点があった場合は、相手に確認する必要があります。質問や確認事項は、電話よりメールで連絡するほうが望ましいです。後から見返せるだけでなく、聞き間違いによるトラブルも防げます。確認事項が複数ある場合は、①、②といった箇条書きで簡潔にまとめると、相手も確認しやすくなります。

値引き交渉は慎重に行う

見積時に、値引き交渉をメールで行うケースもあります。値引き交渉で承諾を得るためには、相手の意向や立場を尊重しながら、自社の希望を伝えることが大切です。相手の都合を考えず、自社の希望を一方的に押しつけることは、取引の停止にもつながりかねません。双方にとって有益となるWin-Winの関係をつくることが重要です。

見積書が届かない場合は確認する

見積書の作成を依頼しても、メールの送信エラーなど、何かしらの事情で手元に届かないことがあります。もし指定した期日までに届かなかったときは、確認のメールを送ります。相手を責めるような書き方にならないよう意識し、「行き違いになっておりましたら申し訳ございません」「ご多忙の中恐れ入りますが」「念のため確認いたしました」など、相手を気遣うひと言を添えるのがお勧めです。

見積書をメールで送る際の注意点

見積書の依頼を受け、相手に送付する場合には、次のような点に注意する必要があります。

パスワードつきZIPファイルで送付しない

パスワードつきのZIPファイルは、ファイル受信側のPCでウイルスチェックができず、ウイルス感染のリスクが高まります。また、メール盗聴による情報漏洩のリスクも抱えており、パスワードを電話で伝える手段もありますが、送受信者双方にとって手間となってしまいます。内閣府においても、2020年11月24日に平井内閣府特命担当大臣より、パスワードつきのZIPファイルの送付を、内閣府および内閣官房で廃止する旨を発表しています。見積書を送付する際は、パスワードつきのZIPファイルの利用は控えるのがお勧めです。

見積書はPDFファイルに変換する

見積書などの重要な書類のデータは、PDFファイルに変換して送付します。Microsoft ExcelやMicrosoft Word形式のファイルを送付した場合、相手側が書類の内容を編集できてしまうため、内容が変わってしまう恐れがあります。

相手を尊重した内容を心掛ける

見積書は、依頼をする側も依頼を受ける側も、相手の反応に対して敏感になる書類です。見積書を送付する時点では、発注内容やおおよその金額を確認し、検討してもらう段階であるため、契約の話に踏み込まないよう気をつけます。相手を思いやったメールの文面を意識し、承諾してもらえるよう努めることが大切です。

まとめ

この記事では、見積書を受け取ったときにお礼メールを返信する重要性や、お礼メールの例文、送付する際の注意点などをご紹介しました。ビジネスシーンにおいて、見積書のやりとりは受注につなげるための重要なプロセスです。相手が不安を抱いたり、不快な思いをしたりしないよう、相手を尊重する姿勢で接するように意識することが大切です。